जब आपको बड़ी मात्रा में जानकारी को संक्षेप में प्रस्तुत करने की आवश्यकता होती है, तो एक ज्ञापन या पत्र इसे करने का एक कुशल तरीका है। बहुत से लोग लिखना मुश्किल मानते हैं और मानते हैं कि उनके पास ऐसा करने के लिए शब्दावली नहीं है। लेकिन जैसा कि लेखन शिक्षक विलियम जिंसर कहते हैं, लेखन सिर्फ कागज पर सोच रहा है। आपको बस अपने विचारों को व्यवस्थित करने की ज़रूरत है, आपके द्वारा चुने गए प्रारूप की शैली का पालन करें, और सरल और स्पष्ट भाषा का उपयोग करें।
एक मेमो में रिपोर्ट लिखना
हेडर लिखो। मेमो के लिए, ऊपरी बाएँ कोने में स्थित है, जो मेमो पढ़ने के लिए माना जाता है (उदाहरण के लिए, सभी कर्मचारी), जिसने इसे लिखा है (से: आपका नाम), इसे कौन प्राप्त करेगा (CC: प्राप्तकर्ता का नाम) दिनांक (वर्तमान तिथि) और इसके बारे में क्या है (विषय: विषय से पता।)
यदि यह एक पत्र है, तो एक तिथि और प्रणाम के साथ शुरू करें, जैसे कि "सभी कर्मचारियों के लिए:"।
अपने दर्शकों पर विचार करें।यदि आप सामान्य श्रोताओं को लिख रहे हैं, तो उस भाषा का उपयोग करें जिसे हर कोई समझेगा। नए कर्मचारियों को अभी तक कंपनी के शब्दजाल का पता नहीं चल सकता है, और एक विभाग के कर्मचारी दूसरे की शब्दावली को नहीं समझ सकते हैं।
एक रूपरेखा बनाएं। अपने विचारों को व्यवस्थित करने से स्पष्ट लेखन की अनुमति मिलती है। विचार करें कि आपके दर्शक क्या जानना चाहते हैं, और आप उन्हें क्या बताना चाहते हैं। रिपोर्ट के प्रमुख निष्कर्षों पर जोर दें और मेमो पढ़ने वाले लोगों के लिए इसका क्या मतलब है।
शुरुआत मजबूत बयानों से करें। रिपोर्ट और उसके निष्कर्ष को स्वीकार करें। उदाहरण के लिए, "हमारे हालिया उत्पादकता अध्ययन के परिणामस्वरूप, हम अपनी इंटरनेट उपयोग नीतियों में कई बदलाव करेंगे।"
के बारे में बताएं। निष्कर्ष का समर्थन करने वाले किसी भी डेटा या निष्कर्ष को हाइलाइट करें। "सलाहकारों ने पाया कि कर्मचारियों ने औसत चेकिंग ईमेल और फंतासी खेल टीमों के प्रबंधन के लिए दिन में दो घंटे बिताए।" इसके अलावा, पाठकों को बताएं कि परिवर्तन कब होंगे।
लोगों को बताएं कि वे अधिक संपूर्ण जानकारी के लिए कहां जा सकते हैं (यदि उपयुक्त हो)। उदाहरण के लिए, "हम शुक्रवार को अपने साप्ताहिक कर्मचारियों की बैठक में इस पर आगे चर्चा करेंगे" या "पूरी रिपोर्ट पीडीएफ फॉर्म में सभी कर्मचारियों के लिए उपलब्ध है।" ज्ञापन पर हस्ताक्षर न करें; मेमो में आपका नाम सबसे ऊपर है। यदि आप एक पत्र लिख रहे हैं, तो परिस्थितियों और आपकी पसंद के आधार पर अपना पहला नाम, अपना पूरा नाम या अपना पूरा नाम और शीर्षक का उपयोग करें।
फिर से काटना और अव्यवस्था को काटें। मसौदा तैयार करें और अनावश्यक शब्दों को समाप्त करें। उदाहरण के लिए, "यह कॉर्पोरेट का विचार है कि कंपनी के संसाधनों के गैर-काम के उपयोग को सीमित करके गैर-संचालन मुद्दों को कम करने के लिए स्क्रैंटन कार्यालय को सक्रिय रूप से काम करना चाहिए," फिर से लिखा जा सकता है "कॉर्पोरेट ने हमें कंपनी की संपत्ति के व्यक्तिगत उपयोग को सीमित करने के लिए कहा है।" हमारी उत्पादकता बढ़ाएगा। ”
प्रूफरीड और स्पेल-चेक। एक विश्वसनीय सहयोगी अपने व्याकरण और स्वर की जाँच करें; एक खराब लिखित वाक्य की व्याख्या उन तरीकों से की जा सकती है जिनका आपने कभी इरादा नहीं किया था। इसके अलावा, वर्तनी की जांच करें, लेकिन स्वचालित शब्द-प्रतिस्थापन सुविधाओं से सावधान रहें। आप नहीं चाहते कि आपकी रिपोर्ट "इंडोनेशियन" कहे जब आपका मतलब "इंडियाना" हो।
