लाभदायक संगठन औपचारिक और अनौपचारिक व्यापार संचार पैटर्न पर निर्भर करते हैं। औपचारिक संचार चैनल उत्पादक परिणामों की ओर संरचना प्रदान करते हैं। अनौपचारिक बातचीत संगठन में अर्थ बनाने के लिए प्रामाणिक संबंधों का निर्माण करने और वैकल्पिक तरीकों की अनुमति देती है। दोनों एक दूसरे के पूरक हैं और प्रभावी ढंग से लागू होने पर कंपनी को मजबूत कर सकते हैं। प्रत्येक की योजना बनाई जा सकती है, लेकिन अनौपचारिक संचार आमतौर पर सहज होता है।
औपचारिक संचार का उद्देश्य
औपचारिक व्यापार संचार एक स्पष्ट एजेंडा का समर्थन करने वाली जानकारी का एक रणनीतिक आदान-प्रदान है। इस जानकारी को पारंपरिक रूप से संचार के इन-हाउस तरीके के रूप में माना जाता है, लेकिन इसमें संगठन के बाहर लोगों और संस्थाओं के साथ संरचित बातचीत शामिल हो सकती है।
औपचारिक संचार भी अनौपचारिक बातचीत को गति प्रदान कर सकता है।उदाहरण के लिए, एक मुख्य अधिकारी एक दौरे या टाउन हॉल बैठक का समय निर्धारित कर सकता है जहां चर्चा के विषयों पर टिप्पणियों का एक नि: शुल्क प्रवाह प्रोत्साहित किया जाता है। हालांकि, ये व्यक्तिगत बातचीत, कहानियों और विचारों को जन्म दे सकते हैं जो मूल एजेंडे पर नहीं थे।
औपचारिक संचार के प्रकार
संगठन लिखित या मौखिक संचार के माध्यम से अपनी आंतरिक टीम से संवाद कर सकते हैं। प्रबंधक औपचारिक लिखित टूल जैसे ईमेल, ब्लॉग प्रविष्टियों, अभिविन्यास प्रशिक्षण सामग्री या समाचार पत्र का उपयोग कर सकते हैं। भाषण प्रस्तुतियाँ, बैठकें और निर्धारित सम्मेलन औपचारिक संचार रणनीति के रूप में मौखिक बातचीत के उदाहरण हैं। औपचारिक संचार में कार्यालय संकेत, कर्मचारी समीक्षा और गैर-लाभकारी संगठनों के साथ सहयोग के रणनीतिक स्थान भी शामिल हो सकते हैं। समाचार संक्षिप्त और कार्यकारी उपस्थिति भी औपचारिक संचार के माध्यम से व्यापार संबंधों को बढ़ाने के लिए रचनात्मक तरीके हैं।
अनौपचारिक संचार का उद्देश्य
अनौपचारिक संचार नेटवर्क के माध्यम से साझा की जाने वाली सूचनाओं के सहज अंतर्क्रियाएं 'अंगूर' को उगलती हैं। अनौपचारिक व्यापार संचार को औपचारिक नेटवर्क का पूरक होना चाहिए। इस पद्धति के माध्यम से प्रामाणिक और लाभदायक रिश्तों को मजबूत किया जाता है। कभी-कभी, अनौपचारिक वातावरण में जानकारी का आकस्मिक और लापरवाह वितरण हो सकता है। इस कारण से, सभी कर्मियों को अनौपचारिक रूप से संचार करते समय संवेदनशील जानकारी साझा करने के बारे में विशेष रूप से सावधान रहना चाहिए। यद्यपि लिखित संचार भी अनौपचारिक हो सकता है, कानूनी और नैतिक मुद्दों से बचने के लिए उपयुक्त होना चाहिए।
अनौपचारिक संचार के प्रकार
अनौपचारिक मौखिक संचार लंच ब्रेक, हॉलवे इंटरैक्शन और फोन कॉल के दौरान हो सकता है। क्रिएटिव बिजनेस कम्युनिकेटर्स जानबूझकर अपने सहकर्मियों के साथ तालमेल बनाने के लिए हस्तलिखित नोट्स, टेक्स्ट संदेश और सालगिरह पहचान और जन्मदिन कार्ड शामिल कर सकते हैं।
कॉर्पोरेट संचार की गतिशीलता
जानकारी प्रबंधन से कर्मचारी तक पहुंचाई जा सकती है, या इसके विपरीत। औपचारिक नेटवर्क में मुख्य रूप से स्थापित की जाने वाली कंपनियां नियमों और प्रोटोकॉल से विचलित नहीं होती हैं। दूसरी ओर, अनौपचारिक कॉर्पोरेट संस्कृतियां सहजता और आकस्मिक नेटवर्क को प्रोत्साहित करती हैं। कंपनी संस्कृति के बावजूद, संगठन औपचारिक और अनौपचारिक नेटवर्क के रणनीतिक संतुलन के माध्यम से बढ़ते हैं। संगठन एक खुले संचार नेटवर्क की स्थापना से लाभान्वित होते हैं जिसमें कर्मचारियों और प्रबंधकों की प्रतिक्रिया समान होती है।
