डिजिटल दुनिया ने संचार को व्यक्तियों और निगमों दोनों के लिए सबसे महत्वपूर्ण कौशल निर्धारित किया है। जब संचार किसी कंपनी के अंदर टूट जाता है, तो यह अक्सर भविष्यवाणी करता है कि अन्य कार्यस्थल की गतिशीलता उस नीचे सर्पिल का अनुसरण करेगी। संचार में महारत हासिल करने के लिए, किसी को औपचारिक और अनौपचारिक संचार के बीच मूलभूत अंतरों को समझना चाहिए, और जब प्रत्येक सबसे अच्छा लागू होता है। जब संचार तरल और खुला होता है, तो यह अक्सर बढ़ती दक्षता, बेहतर संबंधों और अधिक मनोबल की ओर जाता है।
कॉर्पोरेट संचार क्या है?
औपचारिक और अनौपचारिक संचार विधियों की पेचीदगियों में जाने से पहले, कॉर्पोरेट संचार में जो कुछ भी शामिल है उसका एक बुनियादी सार होना अच्छा है।
कॉर्पोरेट संचार आंतरिक और बाहरी दोनों हो सकते हैं। कभी-कभी, यह ब्रांड छवि पर कर्मचारियों को शिक्षित करने के बारे में हो सकता है और दोनों अपने सभी प्रयासों के माध्यम से ब्रांड को कैसे बनाए और रख सकते हैं। हितधारक संबंधों का निर्माण करने के लिए संचार का उपयोग किया जाता है। यह संदेश के माध्यम से है कि जब चीजें बग़ल में जाती हैं तो क्षति नियंत्रित या खराब हो जाती है। संचार विपणन, जनसंपर्क और बाहरी ब्रांड जागरूकता को परिभाषित करता है। यह संदेश और संचार में है कि निगमों के लिए रूपरेखा बनाते हैं कि वे कहां हैं और क्या परियोजनाएं पाइप के नीचे आ रही हैं।
संक्षेप में, आधुनिक व्यापार के लगभग हर पहलू के पीछे कॉर्पोरेट संचार का हाथ है। संचार में उत्कृष्टता प्राप्त करने के लिए एक महत्वपूर्ण तरीका दोनों कर्मचारी और प्रबंधन अपने करियर को अधिक ऊंचाइयों तक ले जा सकते हैं।
औपचारिक और अनौपचारिक संचार विधियाँ क्या हैं?
किसी भी चीज को बनाने के लिए कोई भी रास्ता चुनता है, यह संचार का एक तरीका है और विविधता विशाल है। कुछ में शामिल हैं:
- वाटर कूलर के आसपास बात हो रही है।
- कंपनी-व्यापी या व्यक्ति-से-व्यक्ति ईमेल भेजना।
- कॉर्पोरेट फ़ोरम में पोस्टिंग।
- एक कॉर्पोरेट समाचार पत्र में साझा करना।
- लंचरूम बुलेटिन बोर्ड पर एक पम्फलेट पिन करना।
- पीयर-टू-पीयर चैट मैसेजिंग।
- किसी कंपनी के सुस्त समूह या बेसकैंप बोर्ड में समूह या टीम की बातचीत।
- एक कॉर्पोरेट गोलमेज सम्मेलन को संबोधित करते हुए।
- कंपनी के पिकनिक पर भाषण देना।
- टेक्स्टिंग, सोशल मीडिया और यहां तक कि वीडियो का कोई भी रूप।
- स्टेकहोल्डर रिपोर्ट जारी करना।
संचार के लिए इनमें से कोई भी तरीका अप्रभावी नहीं है। वे सभी शब्द बाहर निकालते हैं। सवाल यह है कि क्या वे उस संदेश के लिए एक उपयुक्त तरीका हैं? इससे भी महत्वपूर्ण बात, क्या वे अनुचित हैं?
कुछ क्षेत्रों में, घंटों के बाद पाठ करना कानून या किसी कर्मचारी की अनुबंधित शर्तों के उल्लंघन के खिलाफ हो सकता है। फेसबुक पर दोस्ती करना किसी पर्यवेक्षक या प्रबंधक के लिए अनुचित हो सकता है क्योंकि यह काम के घंटों के दौरान अपरिचित अनौपचारिकता को जन्म दे सकता है। क्षेत्र-से-क्षेत्र और कंपनी-से-कंपनी तक, आज संचार का एक प्रकार विभिन्न दुविधाओं और विचारों को प्रस्तुत करता है जिसे प्रबंधकों और कर्मचारियों दोनों को स्वीकार करना और समझना चाहिए।
अनौपचारिक संचार विधियों के उदाहरण
अनौपचारिक संचार संप्रेषण की कोई भी विधि है जो कंपनी के आदेश की कॉर्पोरेट श्रृंखला का पालन नहीं करती है या कंपनी के भीतर स्थापित सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन नहीं करती है। इसमें गपशप, अफवाहें, आकस्मिक बकवास, ब्रेक-टाइम भोज और उससे परे शामिल हो सकते हैं। यह ईमेल के माध्यम से होता है, ग्रंथों के माध्यम से, समूह संदेश अनुप्रयोग, हस्तलिखित नोट्स, पोस्ट-रिपोर्ट के बारे में, फ़ोन कॉल पर और यहां तक कि टीम ब्लॉग पर भी चिपका दिया जाता है। अक्सर, इसे पीयर-टू-पीयर माना जाता है, जिसका अर्थ है कि यह प्राधिकरण के विभिन्न स्तरों पर व्यक्तियों के साथ होता है।
सामान्य तौर पर, यह अभेद्य, अनियोजित, आकस्मिक और असत्यापित हो सकता है। यह आमतौर पर अंतिम कहने के रूप में नहीं लिया जाता है और अक्सर रिकॉर्ड से दूर रहने की उम्मीद की जाती है।
शायद एक कर्मचारी लापरवाही से कहता है, "मैंने बिक्री रिपोर्ट देखी और मुझे लगता है कि यह हमारी नौकरी की सुरक्षा के लिए बुरी चीजें हैं।" यह अनौपचारिक संचार है जो किसी भी तरह से कंपनी की निचली रेखा का प्रतिनिधित्व नहीं करता है। किसी भी संख्या में कई कारणों से बिक्री में गिरावट आ सकती है, एक प्रमुख ग्राहक द्वारा उत्पाद विकास के माध्यम से दिवालियापन की घोषणा करने से एक नए लॉन्च के लिए जो पुराने उत्पाद को अप्रचलित कर सकता है। किसी के लिए भी इस तरह की फ़्लिप्टेंट टिप्पणी को लेना क्योंकि सुसमाचार, टीम के मनोबल के लिए खतरनाक हो सकता है। यह महत्वपूर्ण है कि कर्मचारी आकस्मिक टिप्पणियों को "अनौपचारिक संचार" के रूप में समझें, एक व्यक्ति से टीम को नुकसान हो सकता है।
एक अन्य कर्मचारी का कहना है कि वांडा के वाटरिंग होल में सभी घंटों के लिए सभी को आमंत्रित करने वाला एक कंपनी-व्यापी पाठ भेजता है, जहाँ खुशहाल घंटे पेय सबसे सस्ते हैं। यह एक कॉर्पोरेट खाते पर हुआ हो सकता है और इसमें कर्मचारियों को शामिल किया जा सकता है, लेकिन यह एक अनौपचारिक और अछूता कार्यालय सभा है। और ये महान टीम-बिल्डरों हैं और इन्हें प्रोत्साहित किया जाना चाहिए, लेकिन कंपनी को इस बारे में नीतियां बनानी चाहिए कि इस तरह के आयोजन कैसे होते हैं - जैसे ईमेल ईमेल खातों के माध्यम से नहीं।
अनौपचारिक संचार भी हवा की शूटिंग के किसी भी प्रकार का हो सकता है। यह कर्मचारी अपने सप्ताहांत के बारे में बात कर रहे हैं या यह खबर फैला रहे हैं कि जॉइस का बच्चा था। फुटबॉल पूल, मौसम के बारे में बातें करना, पार्किंग के बारे में पकड़ना या नए तिमाही के उत्पाद रिलीज़ के बारे में सोचना - ये सभी अनौपचारिक हैं।
जब कार्यस्थल संचार अनौपचारिक है, तो अक्सर न तो गोपनीयता बनाए रखने की आवश्यकता होती है और न ही गोपनीयता की अपेक्षा की जाती है।
औपचारिक संचार विधियों के उदाहरण
जब कार्यस्थल में औपचारिक रूप से संचार करते हैं, तो आमतौर पर एक दिशात्मक विचार होता है। यह ऊपर-नीचे, नीचे-ऊपर, पार्श्व या क्षैतिज है। इसमें विभाग और स्थापित प्रथाएं शामिल हैं। औपचारिक संचार आम तौर पर समय से पहले की कल्पना की जाती है - यह एक ऐसा संदेश है जिसे एक विशेष रूप से कर्मचारियों, विशिष्ट विभागों या यहां तक कि कंपनी या उसके हितधारकों के लिए सोचा और नियोजित किया गया है।
यह भी, ईमेल में या फोन पर बातचीत के माध्यम से स्थानांतरित कर सकता है। लेकिन औपचारिक संचार के लिए सबसे महत्वपूर्ण मानदंड यह है कि इसे "उचित चैनलों के माध्यम से" संचार माना जाता है।
एक उदाहरण तब हो सकता है जब कंपनी ब्रास एक अनुलग्नक के साथ एक ईमेल जारी करती है जो औपचारिक रूप से लिखा जाता है, यह समझाते हुए कि ओवरटाइम का बिल क्यों नहीं दिया जा सकता है और एक विशिष्ट अवधि के लिए मुआवजा नहीं दिया जाएगा। इस तरह के पत्र में प्रबंधन, लेखांकन और संभवतया कानूनी विभाग भी शामिल होगा, ताकि यह कंपनी को किसी से भी बचाए, जिसने पत्र को गलत समझा है और अनुचित समयोपरि बिल का प्रयास करता है। यह संभवतः एक ईमेल पर "रीड रसीद" शामिल करेगा जो सबूत के रूप में प्रत्येक प्राप्तकर्ता ने खोला है और कहा है कि कम्युनिके ने पढ़ा है।
हितधारकों के लिए एक स्टॉक रिपोर्ट एक औपचारिक संचार है। एक लिखित रिपोर्ट में शामिल होने पर एक प्रबंधक के साथ एक कर्मचारी की समीक्षा को एक औपचारिक संचार माना जा सकता है। कॉरपोरेट क्लाउड के माध्यम से किसी परियोजना को समझाने और सुलभ के लिए प्रबंधन द्वारा बनाया गया एक वीडियो औपचारिक है, जबकि एक वीडियो चैट अनौपचारिक है। कॉरपोरेट ब्लॉग पोस्ट किसी नए उत्पाद या सेवाओं के बारे में समाचार प्राप्त करने का एक औपचारिक तरीका है, न केवल किसी कंपनी की टीम के लिए बल्कि उनके मौजूदा और संभावित ग्राहकों दोनों के लिए भी। जब किसी परियोजना के बारे में बुरी खबर निकलती है और जनसंपर्क विभाग आग लगाता है, तो वह बाहरी औपचारिक संचार है।
संचार के ये सभी तरीके आम तौर पर एक बड़ी बात साझा करते हैं - उनमें से कोई भी सहज नहीं है। सभी में अच्छा व्याकरण, संक्षिप्त भाषा, उद्योग शब्दजाल, कॉर्पोरेट शब्द और संभवत: कंपनी ब्रांडिंग शामिल हैं।
आपको औपचारिक और अनौपचारिक संचार विधियों की आवश्यकता क्यों है
संचार हमारे जीवन में क्या होता है के बहुत प्रभावित करता है। यह भय को शांत करता है; यह प्रेरित करता है और शिक्षित करता है। यह रिश्ते बनाता है और उन्हें तोड़ सकता है।
जो कंपनियां अच्छा संचार करने में विफल रहती हैं, वे अक्सर समस्याओं का सामना करती हैं। यह कर्मचारियों को भ्रमित कर सकता है कि क्या कार्रवाई करनी है या कैसे व्यवहार करना है। विभागों के बीच झड़पें हो सकती हैं। गलतियाँ होती हैं। टेंपरर्स भड़क सकती है। परिणाम अक्षमताओं से लेकर कानूनी समस्याओं तक सब कुछ हो सकते हैं।
अच्छे संचार के साथ - अनौपचारिक और औपचारिक दोनों - कॉर्पोरेट संस्कृति मजबूत, स्वस्थ और अधिक उत्पादक बन जाती है। जब कर्मचारियों को लगता है कि उनके पास एक दूसरे के साथ और प्रबंधन के साथ संवाद करने के लिए उपकरण हैं, तो उन्हें अक्सर अपनी भूमिकाओं और उनके लक्ष्यों की बेहतर समझ होती है।
जब प्रबंधन के पास कर्मचारियों के साथ संवाद करने के लिए कई रास्ते उपलब्ध हैं, तो यह बेहतर संबंध बनाता है, अधिक वफादारी को प्रेरित करता है और समग्र उत्पादकता में वृद्धि कर सकता है।
यदि संचार केवल अनौपचारिक या औपचारिक रूप से होता है, तो यह टकराव पैदा करता है।
मिश्रित या कुप्रबंधित संचार के उदाहरण
शायद प्रबंधन उनकी टीम के साथ कभी मेल नहीं खाता। हो सकता है कि बिक्री के प्रमुख पीटर को इस बात का कोई अंदाज़ा न हो कि जॉन के बहादुर चेहरे की बदौलत जॉन नियमित रूप से बीमार महसूस कर रहे हैं। परिणामस्वरूप, पीटर को यह एहसास नहीं होता है कि टीम तनावग्रस्त है क्योंकि जॉन बहुत संघर्ष कर रहा है। जब जॉन ने पीटर को सूचित किया कि उसे कैंसर का पता चला है, तो यह एक झटका है, क्योंकि पीटर ने वाटर कूलर के आसपास कभी चैटिंग नहीं की, और अनौपचारिक ईमेल ज्वालामुखी को बहा दिया। क्योंकि पीटर अनौपचारिक स्तर पर इतने दूर हो गए हैं, उनके बिक्री विभाग ने उन्हें अविश्वास दिया है, और उन्हें यह आशंका है कि जॉन की जॉब सुरक्षा और उनके आसन्न कार्यभार के लिए जॉन के कैंसर निदान का क्या अर्थ है।
अच्छे प्रबंधक समझते हैं कि अनौपचारिक संचार रिश्तों को मजबूत बनाता है, न केवल उनके अंत में, बल्कि पूरी कंपनी के लिए एक मनोबल-निर्माण ब्लॉक के रूप में, रिसेप्शनिस्ट से प्राप्य खातों के माध्यम से।
एक फ्लिपसाइड के रूप में, हालांकि, अगर संचार केवल अनौपचारिक है, तो यह कर्मचारियों को भ्रमित और निराश छोड़ देता है। यदि हर कंपनी की नीति केवल सहज, प्रतिक्रियावादी ईमेल विस्फोटों के माध्यम से जारी की जाती है, और कभी भी औपचारिक रूप से एक अच्छी तरह से विचारशील मिसाइल के रूप में जारी नहीं की जाती है, तो यह महसूस कर सकता है कि गोलपोस्ट लगातार बढ़ रहे हैं। क्या यह वास्तव में नीति है, या प्रबंधन का सिर्फ एक और मूड है?
शायद, मई में, उत्पाद विकास के प्रमुख ने कंपनी को लापरवाही से लिखे गए ईमेल के साथ विस्फोट किया, जो कहता है, "टीम एक नए इंटरफ़ेस पर कड़ी मेहनत कर रही है जो हमारे लेखांकन सॉफ्टवेयर को ग्राहकों के लिए उपयोग करना आसान बना देगा। नाम या रिलीज की तारीख पर यकीन नहीं है, लेकिन यह निश्चित रूप से काम करता है। ”
फिर, जुलाई में, एक ईमेल आता है जिसमें कहा गया है, "हम इंटरफेस पर वापस आ रहे हैं। लक्ष्य की कार्यक्षमता बढ़ जाती है जिसके परिणामस्वरूप ग्राहक सेवा कम होती है।"
फिर भी, इंटरफ़ेस रीडिज़ाइन के साथ कुछ भी करने के लिए कोई औपचारिक संवाद नहीं हुआ है। यदि ग्राहक पूछें तो कर्मचारियों को इंटरफ़ेस मुद्दों के बारे में क्या कहना चाहिए या क्या करना चाहिए? इस उदाहरण में, यह अनिवार्य है कि कंपनी इसे एक साथ लाए और औपचारिक संचार जारी करते हुए कहे कि विकास टीम किस दिशा में काम कर रही है, क्योंकि यह कंपनी के हर स्तर के लिए महत्वपूर्ण जानकारी है, बजट से लेकर विपणन तक, और विभाग तब एक योजना विकसित कर सकते हैं। आगामी इंटरफेस पर कार्रवाई की।
कर्मचारी औपचारिक और अनौपचारिक संचार विधियों को कैसे सिखाएं
जब संचार की बात आती है, तो पहले से कहीं अधिक दांव पर है। कॉर्पोरेट वातावरण में नीतियां महत्वपूर्ण होती हैं, और जब ये होते हैं, तो यह औपचारिक होता है। लिखित दिशानिर्देश आवश्यक हैं, आवश्यकतानुसार स्पष्टीकरण दिए गए हैं। शायद एक बैठक में कर्मचारियों को संबोधित करने या चर्चा के लिए एक स्लैक चैनल की अनुमति देने के माध्यम से स्पष्टीकरण हो सकता है, लेकिन यह महत्वपूर्ण नहीं है कि कोई अस्पष्टता न हो।
कर्मचारियों को संलग्न करने और प्रश्न पूछने के लिए आमंत्रित करें यदि वे किसी भी चीज़ के अनिश्चित हैं। अगर वे जवाबों पर पेपर-ट्रेल की तरह हैं तो उन्हें ईमेल या अन्य लिखित संचार भेजना ठीक है। इस तरह के पेपर-ट्रेल कंपनी की सुरक्षा भी करते हैं।
नीतियों को इंगित करना चाहिए कि फर्म गपशप जैसी चीजों पर कहां खड़ा है - कि यह हानिकारक और अनुत्पादक हो सकता है, कि सभी कर्मचारी कार्यस्थल और इसके बाहर दोनों मामलों में सम्मान और गोपनीयता दोनों के लिए योग्य हैं। नीतियों को यह भी स्पष्ट करना चाहिए कि जब लोग सोशल मीडिया का निजी व्यक्तियों के रूप में उपयोग करने के लिए स्वतंत्र हैं, तो उन्हें अपने सामाजिक चैनलों पर कंपनी के मामलों को साझा नहीं करना चाहिए या कंपनी के मामलों के बारे में नहीं बोलना चाहिए।
दिशानिर्देश यह भी स्पष्ट कर सकते हैं कि क्या काम के भीतर अनौपचारिक रूप से ईमेल का उपयोग करना ठीक है या क्या इस तरह के सांप्रदायिक संदेश संदेशों और इस तरह से सीमित होना चाहिए। उन्हें यह निर्धारित करना चाहिए कि क्या घंटे के बाद टेक्स्टिंग या ईमेल करने के नियम हैं और यदि कर्मचारियों से इन ऑफ-साइट की निगरानी करने की अपेक्षा की जाती है।
यह वह जगह भी है जहां छेड़खानी और उत्पीड़न के बारे में नीतियों को दोहराया जाना चाहिए क्योंकि वे हमेशा अनौपचारिक संचार करते हैं जो अक्सर कंपनी के नियमों को दिखाते हैं।
अंततः, कंपनी के भीतर संचार के बारे में एक लिखित पुस्तिका कॉर्पोरेट संचार संस्कृति को स्थापित करने का सबसे अच्छा तरीका है। याद रखें, अनौपचारिक संचार किसी भी कार्यस्थल का एक मूल्यवान, मनोबल-निर्माण वाला हिस्सा है और इसे कई बार फलने-फूलने देना चाहिए। निश्चित रूप से, यह हाथ से निकल सकता है अगर यह नॉन-स्टॉप है, तो कंपनी के पास दिशा-निर्देश होना चाहिए कि यह कब उचित है और अनौपचारिक रूप से चर्चा करने के लिए क्या उपयुक्त है। यौन विजय, नहीं, लेकिन एक केबिन में एक शानदार सप्ताहांत, वह ठीक है।
अंत में, एक सकारात्मक, खुले तौर पर संचार कार्य वातावरण बनाकर, आप पाएंगे कि आपकी कंपनी कम तनावपूर्ण, अधिक उत्पादक वातावरण का आनंद लेती है, कर्मचारियों के साथ जो कार्यस्थल में अधिक वफादार और मूल्यवान महसूस करते हैं।
