चाहे वे डाक सेवा या ईमेल द्वारा भेजे गए हों, व्यापार पत्र हमेशा एक विशिष्ट प्रारूप और शैली का पालन करते हैं। प्रारूप का अनुसरण करने से बात जल्दी बन जाती है और अपने पाठक को अतिरिक्त संबंधित दस्तावेजों के बारे में बताती है जिन्हें आपने शामिल किया है जैसे कि एक फिर से शुरू, एक हस्ताक्षरित अनुबंध या भुगतान किए गए चालान की प्रतियां। अपने पत्र के शरीर में संलग्नक का पता लगाना और उन्हें अपने पत्र के निचले भाग पर नोट करना प्राप्तकर्ता को समझने में मदद करने का एक पेशेवर तरीका है कि आप क्यों लिख रहे हैं और आपने क्या अतिरिक्त सामग्री भेजी है।
पाठक बताएं कि आप क्यों लिख रहे हैं
एक अच्छी तरह से लिखा गया व्यावसायिक पत्र एक ही वाक्य के साथ शुरू होता है जिसमें बताया गया है कि आप क्यों लिख रहे हैं। प्राप्तकर्ता को बताएं कि आप क्या और कितने दस्तावेज संलग्न कर रहे हैं और आप उन्हें क्यों शामिल कर रहे हैं। आपको वाक्यांशों के साथ शुरू करना चाहिए जैसे कि "मैं सहायक प्रबंधक की स्थिति के लिए अपना फिर से शुरू कर रहा हूं," या "संलग्न पत्र मेरे हाल के भुगतान की पुष्टि करने वाले पत्र की एक प्रति है।"
बहुत औपचारिक होने से बचें
आपके व्यावसायिक पत्र लेखन में बहुत अधिक औपचारिक वाक्यांश शामिल नहीं होना चाहिए "कृपया संलग्न करें …" जबकि यह व्याकरणिक रूप से गलत नहीं है, उस प्रकार की औपचारिक लिखित भाषा का उपयोग ज्यादातर अकादमिक पत्रिकाओं, आधिकारिक दस्तावेजों और उन स्थानों में किया जाता है जहां गंभीरता के स्तर में वृद्धि की आवश्यकता होती है। एक सामान्य नियम के रूप में, अपने रोजमर्रा के व्यापार पत्राचार और ईमेल में अत्यधिक औपचारिक भाषा से बचें।
अपने हस्ताक्षर के नीचे संलग्नक या संलग्नक सूचीबद्ध करें
हस्ताक्षर पंक्ति के बाद पत्र के निचले भाग में सूची संलग्न करने के लिए उचित स्थान है। यदि आप हस्ताक्षर के बाद ईमेल भेज रहे हैं, तो डबल स्पेस दें और फिर अटैचमेंट को एक संक्षिप्त संकेतन के साथ उद्धृत करें जैसे कि "अटैचमेंट: जेन के। डो के लिए फिर से शुरू करें।" हस्ताक्षर के नीचे दो लाइनें संलग्न हैं। आप शब्द "संलग्नक" (उदाहरण: "संलग्नक: मासिक बाजार सारांश") लिख सकते हैं या सामान्य संक्षिप्त नाम "एन्को" का उपयोग कर सकते हैं ("कुल: जॉन के डो के लिए फिर से शुरू करें")
व्यापार ईमेल के लिए अतिरिक्त सुझाव
अनुलग्नकों का नाम कैसे दें: व्यावसायिक ईमेल भेजते समय फ़ॉर्मेटिंग महत्वपूर्ण है। संलग्नक का फ़ाइल नाम आपके ईमेल से संबंधित होना चाहिए। अपना नाम, विषय का संक्षिप्त विवरण और ईमेल की तारीख शामिल करें। यदि आपके अनुलग्नक में एक से अधिक पृष्ठ हैं, तो उसे भी इंगित करें।
फ़ोटो संलग्न करें: यदि आप तस्वीरें भेज रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप अपनी तस्वीरों को केवल वही दिखाना है जो प्रासंगिक है और छोटे-या-मध्यम आकार में है जो आपके प्राप्तकर्ता के कंप्यूटर या डिवाइस पर जल्दी से डाउनलोड हो जाएगा।
सब कुछ शामिल करना सुनिश्चित करें: इससे पहले कि आप लिफाफा सील करें या भेजें बटन दबाएं, सुनिश्चित करें कि आपके बाड़े लिफाफे में हैं या आपने अपने दस्तावेजों को अपने ईमेल पर संलग्न किया है। कई भर्तीकर्ता और अन्य व्यवसाय उन पत्रों को छोड़ सकते हैं जिनमें अनुरोधित अटैचमेंट शामिल नहीं हैं। यह भी धारणा देता है कि प्रेषक लापरवाह है।
