ईमेल के लोकप्रियता में आने से पहले, फैक्स प्रसारण ने लिखित संचार को जल्दी भेजने का एकमात्र तरीका प्रस्तुत किया। वे सैकड़ों या हजारों मील की दूरी पर कुछ ही मिनटों में कागजात और प्रिंटआउट प्रदान कर सकते थे। चूंकि ईमेल व्यापक उपयोग में आया है, इसलिए कुछ कंपनियों ने फैक्स मशीनों को पूरी तरह से छोड़ दिया है। फिर भी, फैक्स ईमेल संचार पर कुछ फायदे रखती है।
कागज की समस्याएं
चूंकि फैक्स प्रसारण कागज और ईमेल का उपयोग नहीं करता है, कागज के साथ समस्याएं एक नुकसान में फैक्स संचार डालती हैं। प्रिंटर की तरह, फैक्स मशीन कागज जाम का अनुभव कर सकती हैं। प्रिंटर के विपरीत, ये पेपर जैम फैक्स ट्रांसमिशन को पूरा करने के लिए आवश्यक दो मशीनों में से एक में हो सकते हैं। मूल दस्तावेज़ भेजने वाली फ़ैक्स मशीन में जाम कर सकता है, संभवतः दस्तावेज़ अनुपयोगी हो सकता है यदि जाम पर्याप्त गंभीर है। प्राप्त होने पर, कागज पर मुद्रित किया जा रहा है फैक्स मशीन में जा सकता है, पूरी प्रक्रिया को बाधित कर सकता है। प्राप्त करने वाली मशीन कागज से बाहर भी चल सकती है, और उस छोर पर मौजूद उपयोगकर्ता को यह महसूस नहीं हो सकता है कि कागज कुछ समय के लिए चला गया है। इस देरी के कारण समय-संवेदी संचार घंटों या दिनों के लिए अनुत्तरित हो सकते हैं।
एक कदम प्रक्रिया
फैक्स प्रसारण की सबसे बड़ी ताकत तब होती है जब कोई व्यक्ति एक हस्ताक्षरित दस्तावेज या एक दस्तावेज के साथ काम कर रहा होता है जो केवल हार्ड कॉपी में मौजूद होता है। यदि वह व्यक्ति ईमेल में दस्तावेज़ भेजना चाहता है, तो उसे एक स्कैनर या मल्टीफ़ंक्शन प्रिंटर के साथ दस्तावेज़ की छवि बनाने की आवश्यकता है। तब उपयोगकर्ता को स्कैन किए गए दस्तावेज़ को बचाने के लिए कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव पर स्पॉट चुनने से पहले स्कैन की गई छवि को संपादित करना पड़ता है। जब व्यक्ति ईमेल भेजता है, तो स्कैन फ़ाइल ईमेल से जुड़ी होनी चाहिए। इसके विपरीत, फ़ैक्स मशीन का उपयोग करने वाला व्यक्ति केवल दस्तावेज़ को मशीन में रखता है और इसे प्राप्त करने वाली पार्टी को भेजने के लिए कुछ कुंजियों को हिट करता है।
संपादन
ईमेल द्वारा भेजे गए दस्तावेजों को एक उपयोगकर्ता द्वारा संपादित किया जा सकता है, जबकि फैक्स द्वारा भेजे गए दस्तावेज नहीं कर सकते हैं। उन स्थितियों में जहां दोनों पक्ष एक परियोजना पर सहयोग कर रहे हैं, दस्तावेज़ को संपादित करने की क्षमता उस सहयोग को सुविधाजनक बनाने में मदद करती है, जिससे दोनों उपयोगकर्ताओं को जल्दी से बदलाव करने में आसानी होती है। यदि दोनों पक्ष प्रतिकूल संबंध में हैं, तो एक फैक्स संचरण अधिक आकर्षक हो सकता है। हार्ड-कॉपी फ़ैक्स दस्तावेज़ की प्रकृति अन्य पार्टी को और अधिक कठिन बनाने या हेरफेर करने के लिए दस्तावेज़ को बदल देती है।
मेल
कई कंप्यूटर और प्रिंटर आज फैक्स और ईमेल दोनों भेज सकते हैं। इसका मतलब है कि डिजिटल फ़ाइलों को कंप्यूटर से फैक्स मशीन पर भेजा जा सकता है, जहां इसे हार्ड कॉपी दस्तावेज़ के रूप में वितरित किया जाता है। ये कंप्यूटर और प्रिंटर फ़ैक्स मशीनों से फ़ैक्स ट्रांसमिशन भी प्राप्त कर सकते हैं, फ़ैक्स और ईमेल दोनों के फायदे प्रदान करते हैं।
