व्यवसाय और संगठन विभिन्न हिस्सों और विभाजनों के बीच खुले और शेष भरोसेमंद रहने वाली संचार लाइनों पर निर्भर करते हैं। प्रभावी ढंग से संवाद करने की क्षमता के बिना, कंपनी के कार्य वास्तविक जल्दी से गिरने लगते हैं। हालांकि, हर कोई एक ही समय में अपने तरीके से संवाद कर रहा है और अराजकता की ओर जाता है। यह वह जगह है जहाँ कार्यस्थल प्रोटोकॉल खेलने में आते हैं।
प्रोटोकॉल परिभाषित
बस कहा जाता है, प्रोटोकॉल आंतरिक नियम हैं जो एक संगठन के सदस्यों को पालन करने और उपयोग करने के लिए आवश्यक हैं। यह सुनिश्चित करके कि लक्षित गतिविधियों को प्रोटोकॉल के तहत नियंत्रित किया जाता है, संगठन हर स्तर पर स्थिरता और अनुरूपता सुनिश्चित करता है। हालांकि, नकारात्मक पक्ष यह है कि बहुत सारे प्रोटोकॉल अतिरेक, नौकरशाही और, बदतर, अनावश्यक देरी का कारण बनते हैं। यह एक संगठन के खिलाफ काम करता है जो फुर्तीला और लचीला होने की कोशिश करता है। अनुरूपता और जवाबदेही के बीच संतुलन बनाएं।
इलेक्ट्रॉनिक संचार
एक ही संगठन के लोग कैसे संवाद करते हैं, इलेक्ट्रॉनिक और कंप्यूटराइज्ड तरीकों ने इस समस्या को जटिल बना दिया है। इलेक्ट्रॉनिक संचार की गति अक्सर समस्याओं का परिणाम होती है और गलतियाँ होने पर आगे फैल जाती हैं। स्मार्ट फोन, ईमेल, इंस्टेंट मैसेजिंग और कंप्यूटर फाइलें केवल संचार की हड़बड़ी में जुड़ जाती हैं।
लिखित संचार
लिखित संदेश, व्यापार संचार विधियों का सबसे पारंपरिक, संगठनों द्वारा आसानी से मानकीकृत किया जाता है ताकि उन्हें सही ढंग से सही ढंग से रूट किया जा सके और ठीक से प्राथमिकता दी जा सके। यह विभिन्न स्तरों के महत्व के लिए विभिन्न तरीकों को चुनकर किया जाता है। दैनिक संचार के लिए ईमेल, नोट्स और मूल संदेशों का उपयोग किया जा सकता है। कंपनी के लेटरहेड पर ज्ञापन और पत्र ने औपचारिक मुद्दों को अधिक औपचारिक तरीके से पेश किया। नीतिगत चर्चा और महत्वपूर्ण निर्णय लेने के प्रयासों के लिए रिज़र्व पेपर और रिपोर्ट जारी करना।
इलेक्ट्रॉनिक मैसेजिंग
ईमेल, त्वरित संदेश और इंटरनेट के साथ समस्या यह है कि संगठन अक्सर संदेश और इसके दर्शकों का नियंत्रण बहुत जल्दी खो देते हैं। संगठनों को इलेक्ट्रॉनिक संचार के जोखिमों और खतरों पर नियमित रूप से प्रशिक्षण कर्मचारियों द्वारा अच्छी तरह से परोसा जाता है, पुराने संचार को नियमित रूप से शुद्ध करने और केवल महत्वपूर्ण जानकारी रखने के तरीके को समझने के लिए दैनिक, नियमित संचार और प्रशिक्षण कर्मचारियों के लिए इन उपकरणों को जमा करना। बहुत बार, लोग मूर्खतापूर्ण या व्यक्तिगत संदेश के लिए इन उपकरणों का उपयोग करते हैं। परिणाम शर्मनाक से लेकर गंभीर हो सकते हैं, इन फाइलों को बाद में मुकदमों या कानूनी मामलों में पुनर्जीवित होना चाहिए।
लेखन नियम
प्रोटोकॉल के भाग के रूप में, संगठन यह सुनिश्चित करने से भी लाभान्वित होते हैं कि कोई भी संचार स्पष्ट-उपयोग के नियमों का पालन करता है। इसका मतलब यह है कि यह सुनिश्चित करने के लिए स्टाफ समझ में आता है कि लिखित रूप में ठीक से कैसे संवाद किया जाए। LOL, WTB, WU, LTR और इतने पर जैसे त्वरित, तकनीकी योग, पेशेवर लेखन में नहीं हैं। कर्मचारियों को यह समझना चाहिए कि उन्हें उचित भाषा में संवाद करने की आवश्यकता है जो वर्तनी और व्याकरण पर एक प्रीमियम रखता है।
मौखिक संचार
मौखिक संचार के लिए प्रोटोकॉल लिखित दस्तावेजों के समान फैशन में लागू किया जा सकता है। मौखिक बैठकों के लिए स्तर होना चाहिए, जिसमें आकस्मिक चर्चा, औपचारिक बैठकें, पदानुक्रम बैठकें, और नीति निर्धारण / निर्णय लेने की बातचीत शामिल हैं। इन संपर्क घटनाओं में से प्रत्येक में प्रतिक्रियाओं और निर्णयों को संसाधित करने के लिए कैसे और कैसे संवाद करना है, की एक अपेक्षित अपेक्षा होनी चाहिए। एक व्यवसाय में ऐसा करने में विफलता के परिणामस्वरूप अक्सर तदर्थ बातचीत होती है, जो छोटे समूहों में आरामदायक होती है, संगठनों के बढ़ने के कारण समस्याएं शुरू होती हैं।
