यदि आप एक सचिव या प्रशासनिक सहायक के रूप में काम करने की योजना बनाते हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आपके पास सही कौशल है। हाल के वर्षों में सचिव और प्रशासनिक सहायक की भूमिका तेजी से बदल गई है, और उन व्यक्तियों को जो कौशल चाहिए, वे भी विकसित हुए हैं। यह समझना कि कौन से कौशल और क्षमताएं सबसे महत्वपूर्ण हैं, आपकी नौकरी खोज को आसान और अधिक सफल बना सकती हैं।
कंप्यूटर कौशल
अधिकांश सचिवीय कार्य अब कंप्यूटर पर किए जाते हैं, इसलिए सचिवों के पास ठोस कंप्यूटर कौशल होना चाहिए। उन कौशलों में माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस जैसे प्रमुख कार्यालय सॉफ्टवेयर पैकेजों का उपयोग करने की क्षमता शामिल है। सभी कार्यालय नवीनतम संस्करण का उपयोग नहीं करते, क्योंकि सचिवों को माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के कई अलग-अलग संस्करणों से परिचित होना चाहिए।
अच्छा संचार कौशल
सचिवों के पास लिखित और मौखिक दोनों तरह के ठोस संचार कौशल होने चाहिए। सचिवों को अक्सर अपने मालिकों की ओर से संवाद करने के लिए कहा जाता है, और उन्हें अपने और अपने नियोक्ताओं को सर्वोत्तम संभव प्रकाश में प्रस्तुत करने में सक्षम होने की आवश्यकता होती है। सचिवों को अक्सर अपने मालिकों से न्यूनतम निर्देश के साथ पत्र लिखने के लिए कहा जाता है। इसका मतलब है कि उनके पास अंग्रेजी भाषा का एक उत्कृष्ट आदेश होना चाहिए, और व्यापार शिष्टाचार और उचित व्यापार संचार प्रारूपों का एक दृढ़ पकड़ होना चाहिए। उत्कृष्ट संचार की आवश्यकता अपेक्षाकृत सभी अनौपचारिक संचार जैसे ईमेल और इंस्टेंट मैसेजिंग से लेकर व्यावसायिक प्रस्तावों और औपचारिक पत्रों तक फैली हुई है।
टाइपिंग और प्रशासनिक कौशल
सचिवों को बहुत मजबूत टाइपिंग कौशल की आवश्यकता होती है, क्योंकि उनके दिन का एक अच्छा हिस्सा टाइपिंग पत्र, मेमो, ईमेल और अन्य लिखित संचार खर्च होता है। कई नियोक्ताओं को टाइपिंग टेस्ट लेने के लिए सचिवीय आवेदकों की आवश्यकता होती है, इसलिए तैयार रहें और साक्षात्कार से पहले अपने टाइपिंग कौशल का अभ्यास करें। कई सचिव भी बुनियादी लेखा और पेरोल जैसे प्रशासनिक कार्य करते हैं। सचिवीय व्यवसायों में मजबूत गणित कौशल महत्वपूर्ण हैं, इसलिए उन कौशल को सम्मानित करना बहुत महत्वपूर्ण है।
लोगों को कौशल
किसी भी सचिव या प्रशासनिक सहायक के लिए मजबूत पारस्परिक कौशल आवश्यक हैं। ये व्यक्ति नियमित रूप से कई अलग-अलग विभागों के साथ काम करते हैं, और उन्हें अपने काम को प्रभावी ढंग से करने के लिए संगठन में सभी के साथ सक्षम होने की आवश्यकता होती है। सचिव भी संगठन के बाहर उन लोगों के साथ काम करते हैं, जो अक्सर अपने मालिकों के लिए स्टैंड-इन के रूप में काम करते हैं। एक दोस्ताना रवैया और दूसरों के साथ मिलने की क्षमता इस नौकरी के लिए आवश्यक है।
