एक एकल व्यवसाय के संचालन को सुचारू रूप से चलाने और कर्मचारियों को खुश रखने के लिए कई पद हो सकते हैं। इन पदों में से दो सचिव और कार्यालय प्रबंधक हैं और वे जिम्मेदारियों, दायरे, शिक्षा और वेतन में बहुत भिन्न हैं। जबकि एक कार्यालय प्रबंधक आंतरिक संचालन के साथ मिलकर काम करता है, सचिव सचिव और कंपनी दोनों की सेवा करते हैं, खासकर यदि सचिव सामान्य रिसेप्शनिस्ट कर्तव्यों को पूरा करता है।
सचिव नौकरी का विवरण
सचिव दो आवश्यक भूमिकाएँ निभाते हैं, कार्यालय प्रबंधकों या अधिकारियों को सहायता प्रदान करते हैं और बुनियादी रिसेप्शनिस्ट कार्य करते हैं। वे फोन, शेड्यूल मीटिंग और अपॉइंटमेंट का जवाब देते हैं और प्रबंधकों और अधिकारियों की ओर से रिपोर्ट या दस्तावेज लिखते हैं, आने वाले और आउटगोइंग डाक मेल को संभालते हैं, और आवश्यकता पड़ने पर सॉफ्टवेयर दस्तावेजों को अपडेट करते हैं। प्रश्न में स्थिति के आधार पर वास्तविक कर्तव्यों में परिवर्तन हो सकता है, क्योंकि कानूनी सचिव कानूनी ग्राहकों से पूछताछ को संभाल सकते हैं और चिकित्सा सेटिंग में रोगी फ़ोल्डर को अपडेट कर सकते हैं।
कार्यालय प्रबंधक नौकरी का विवरण
कार्यालय वातावरण में कर्मचारियों की देखरेख और मार्गदर्शन के लिए एक कार्यालय प्रबंधक जिम्मेदार होता है। कार्यालय प्रबंधक व्यवसाय और दिए गए विभाग के लक्ष्यों को जानते हैं, इसलिए उन्हें यह सुनिश्चित करना चाहिए कि कर्मचारियों द्वारा किए गए सभी कार्य व्यावसायिक दिशानिर्देशों, लक्ष्यों और मानकों को पूरा करते हैं। कुछ प्रबंधक एक विशिष्ट विभाग में काम करने वाले कर्मचारियों को कार्य, असाइनमेंट और प्रोजेक्ट सौंपते हैं। कार्यालय प्रबंधकों को भी लेखा विभाग द्वारा निर्धारित बजट का पालन करना चाहिए और निर्धारित समय सीमा को पूरा करना चाहिए।
शैक्षिक आवश्यकताओं
एक सचिव के पास अक्सर हाई स्कूल डिप्लोमा होता है। नौकरी पर अतिरिक्त प्रशिक्षण प्रदान किया जाता है, इसलिए सचिव व्यवसाय के आंतरिक संचालन को सीखता है और प्रशिक्षण अवधि के दौरान कंप्यूटर प्रणाली का उपयोग करने के लिए मिलता है। कानूनी और चिकित्सा सचिवों को नेशनल एसोसिएशन ऑफ़ लीगल सेक्रेटरीज़ या इंटरनेशनल एसोसिएशन ऑफ़ एडमिनिस्ट्रेटिव प्रोफेशनल्स से अतिरिक्त प्रमाणन की आवश्यकता हो सकती है। कार्यालय प्रबंधकों के पास अक्सर कार्यालय प्रबंधन या प्रशासनिक सेवाओं या समर्थन में द्वितीयक प्रशिक्षण होता है। माध्यमिक शिक्षा के बाद स्नातक की डिग्री या एक सहयोगी की डिग्री शामिल हो सकती है।
वेतन अंतर
चूंकि यू.एस. ब्यूरो ऑफ लेबर स्टैटिस्टिक्स की प्रकाशित वेतन सूचना के अनुसार, कार्यालय प्रबंधकों के पास एक व्यापक शैक्षिक पृष्ठभूमि होती है और वे किसी अन्य कर्मचारी का प्रबंधन करते हैं, उन्हें सचिवों की तुलना में अधिक वेतन मिलता है। 2008 तक, कार्यालय प्रबंधकों और कर्मचारी पर्यवेक्षकों ने लगभग $ 45,790 प्रति वर्ष कमाया, जबकि सचिवों ने 2010 के रूप में $ 25,240 का औसत अर्जित किया। शीर्ष-भुगतान वाले सचिव $ 36,910 वार्षिक कमाते हैं, अभी भी कार्यालय प्रबंधकों के लिए औसत से नीचे गिर रहे हैं।
