बहुत से लोग सोचते हैं कि एक रिसेप्शनिस्ट और एक सेक्रेटरी के पास एक ही काम होता है, एक ही तरह की ज़िम्मेदारियाँ और दो जॉब्स के टाइटल एक-दूसरे के लिए बदले जा सकते हैं। लोग इस धारणा को मानते हैं क्योंकि सचिव और रिसेप्शनिस्ट दोनों अक्सर फोन का जवाब देते हैं और लिपिकीय कार्य करते हैं। दोनों नौकरियां पूरी तरह से अलग हैं क्योंकि एक सचिव और एक रिसेप्शनिस्ट की अलग-अलग भूमिकाएं और आवश्यकताएं हैं।
सचिव
एक सचिव के कर्तव्य सचिव के प्रकार और संगठन के आकार के अनुसार भिन्न होते हैं। तकनीकी प्रगति के साथ व्यापार के रुझान बदल गए हैं। अतीत में, प्रत्येक प्रबंधक का अपना सचिव होता था। ईमेल और स्वचालित वॉइस मेल के कारण, एक सचिव कई प्रबंधकों के लिए काम कर सकता है। एक छोटी कंपनी में, सभी प्रबंधकों के लिए एक सचिव हो सकता है। वह मेल, शेड्यूल अपॉइंटमेंट्स, ऑर्डर सप्लाई और फोन के जवाब के सभी संभालती है। यदि सचिव केवल एक या दो प्रबंधकों के लिए काम करता है, तो उसे अक्सर एक प्रशासक के समान अतिरिक्त कर्तव्य दिए जाते हैं। उदाहरण के लिए, एक मानव संसाधन सचिव संदर्भों की जांच कर सकता है। एक सचिव के पास आमतौर पर कम से कम एक उच्च विद्यालय डिप्लोमा होना चाहिए, और कई कार्यालय उन लोगों को नियुक्त करना पसंद करते हैं जिनके पास उदार कला की डिग्री, सचिवीय प्रशिक्षण या प्रशासनिक सहायता स्कूल से डिग्री या प्रमाणन है। एक सचिव के पास एक तेज टाइपिंग गति, कंप्यूटर और संचार का ज्ञान और लोगों के कौशल, राज्य विश्वविद्यालय की रिपोर्ट भी होनी चाहिए।
रिसेप्शनिस्ट
एक रिसेप्शनिस्ट वह है जिसे आप पहली बार देखते हैं जब आप किसी व्यवसाय के दरवाजे पर चलते हैं। रिसेप्शनिस्ट आगंतुकों का स्वागत करता है, फोन का जवाब देता है, पत्र और दस्तावेज लिखता है और कार्यदिवस के दौरान रिसेप्शन क्षेत्र को साफ रखता है। एक रिसेप्शनिस्ट एक व्यवसाय के अंदर और बाहर आगंतुकों को भी हस्ताक्षर कर सकता है, मेल कर सकता है, एक कर्मचारी उपस्थिति लॉग और प्रूफरीड पत्र, रिपोर्ट और ईमेल रख सकता है। एक हाई स्कूल डिप्लोमा आमतौर पर पसंद किया जाता है। लेकिन, अगर आप बुद्धिमान हैं और एक दोस्ताना व्यवहार और उपस्थिति है, तो नियोक्ता अक्सर औपचारिक शिक्षा पर उन गुणों को महत्व देते हैं। कुछ कंपनियां स्टेट यूनिवर्सिटी के अनुसार रिसेप्शनिस्टों को नौकरी पर प्रशिक्षण देती हैं।
नौकरी की जिम्मेदारी में अंतर
रिसेप्शनिस्ट की जिम्मेदारियों का एक हिस्सा कंपनी के आगंतुकों को शुभकामनाएं देना है; एक सचिव आमतौर पर ग्रीटिंग आगंतुकों के लिए जिम्मेदार नहीं होता है। एक सचिव आगंतुकों का अभिवादन कर सकता है, लेकिन केवल तभी जब वे किसी विशेष प्रबंधक से मुलाकात कर रहे हों, जिसके लिए सचिव काम करता है। सचिव विशेष रूप से एक या एक से अधिक प्रबंधकों के लिए काम करता है। रिसेप्शनिस्ट पूरी कंपनी का प्रतिनिधित्व करता है और किसी के तहत विशेष रूप से काम नहीं करता है। एक सचिव के पास अतिरिक्त ज़िम्मेदारियाँ हो सकती हैं, जैसे समय-निर्धारण नियुक्तियाँ, आपूर्ति का आदेश देना, यात्रा की व्यवस्था करना और क्षुद्र नकदी को संभालना। वह अपने प्रकार, जैसे कानूनी, वित्तीय या विपणन के आधार पर अतिरिक्त जिम्मेदारियां भी रख सकता है। एक रिसेप्शनिस्ट की ज़िम्मेदारियाँ सामान्य होती हैं - स्टेट यूनिवर्सिटी के अनुसार ग्रीटिंग, आंसरिंग फ़ोन, मेल सॉर्ट और कंपनी द्वारा निर्धारित अन्य छोटी ज़िम्मेदारियाँ।
अन्य अंतर
रिसेप्शनिस्ट की डेस्क अक्सर कंपनी के सबसे दृश्यमान क्षेत्र में स्थित होती है। वह पहला व्यक्ति है जिसे आप कंपनी में चलते हुए देखते हैं। सचिव का कार्यालय या क्षेत्र अक्सर उन प्रबंधकों के पास स्थित होता है जिनके लिए वह काम करती हैं। इसके अलावा, एक सचिव को आमतौर पर कम से कम हाई स्कूल डिप्लोमा और यहां तक कि एक कॉलेज प्रमाणीकरण या डिग्री की आवश्यकता होती है। एक रिसेप्शनिस्ट के लिए, एक हाई स्कूल डिप्लोमा पसंद किया जाता है, लेकिन हमेशा आवश्यकता नहीं होती है। श्रम सांख्यिकी ब्यूरो के अनुसार, 2009 तक रिसेप्शनिस्ट और सूचना क्लर्कों के लिए औसत वार्षिक वेतन $ 26,010 था, निचले स्तर के सचिवों के लिए औसत वार्षिक वेतन $ 31,060 था और कार्यकारी सचिवों और प्रशासनिक सहायकों के लिए औसत वार्षिक वेतन $ 44,010 था।
