प्रबंधकों को कर्मचारी ईमेल और इंटरनेट उपयोग की निगरानी करनी चाहिए?

कर्मचारियों के इंटरनेट उपयोग की निगरानी करने वाली कंपनियों की संख्या तेजी से बढ़ रही है और अच्छे कारण के लिए है। लगभग 60 प्रतिशत कर्मचारी काम के दौरान सोशल मीडिया का उपयोग करते हैं। ऑनलाइन शॉपिंग करने के लिए आधे से ज्यादा लोग अपने काम के समय का उपयोग कर रहे हैं। ये आदतें उनकी उत्पादकता और समग्र प्रदर्शन को प्रभावित कर सकती हैं। फिर भी, कुछ अध्ययनों से पता चलता है कि काम के घंटों के दौरान वेब सर्फ करना कर्मचारियों को प्रेरित और व्यस्त रखता है। इस मामले में, यह विचार करना महत्वपूर्ण है कि प्रबंधन को किस सीमा तक निगरानी करनी चाहिए कि कौन से कर्मचारी वेबसाइट पर जाते हैं।

टिप्स

• प्रबंधकों को विचार करना चाहिए कि इंटरनेट का उपयोग कर्मचारी उत्पादकता को कैसे प्रभावित करता है और इसका समाधान ढूंढता है।

इंटरनेट का उपयोग और कर्मचारी उत्पादकता

आज के कर्मचारियों के लिए, इंटरनेट रोजमर्रा की जिंदगी का एक अभिन्न हिस्सा है। मानसिक विराम लेने के लिए 34 प्रतिशत से अधिक लोग काम के घंटों के दौरान सोशल मीडिया का उपयोग करते हैं। केवल 20 प्रतिशत सामाजिक नेटवर्क का उपयोग जानकारी प्राप्त करने के लिए करते हैं जो वास्तव में उन्हें काम में मदद करता है।

अधिकांश अध्ययनों से संकेत मिलता है कि इंटरनेट का उपयोग कार्यस्थल में उत्पादकता को नुकसान पहुंचाता है। कर्मचारियों के लिए मनोरंजन स्थलों पर जाना, ऑनलाइन उत्पाद खरीदना या काम के दौरान व्हाट्सएप पर चैट करना कोई असामान्य बात नहीं है। 2016 में, 11 प्रतिशत नियोक्ताओं ने छुट्टियों के मौसम में ऑनलाइन खरीदारी के लिए श्रमिकों को निकाल दिया। एक और 54 प्रतिशत ने कुछ वेबसाइटों में कर्मचारी की पहुंच को अवरुद्ध कर दिया है।

काम पर व्यर्थ समय दुनिया भर में कंपनियों के बीच सबसे आम शिकायतों में से एक है। इंटरनेट सर्फिंग की आदतों के कारण 16 प्रतिशत कर्मचारी रोजाना लगभग दो घंटे बर्बाद करते हैं। कई बार, उन्हें अपनी परियोजनाओं को पूरा करने और काम पाने के लिए देर से घंटों काम करना पड़ता है या नींद का त्याग करना पड़ता है। इससे उनकी उत्पादकता के साथ-साथ कंपनी के राजस्व पर भी असर पड़ता है। आखिर समय ही पैसा है।

हालांकि, हर कोई इन दावों से सहमत नहीं दिखता है। हाल के अध्ययनों में पाया गया है कि काम के दौरान वेब सर्फिंग एक बोरियत-मैथुन तंत्र के रूप में कार्य करता है और कर्मचारी उत्पादकता पर एक नगण्य प्रभाव पड़ता है।

यह आदत, जिसे साइबरलॉफिंग के रूप में जाना जाता है, कार्यभार कम होने पर होती है। अन्य अध्ययन इसके विपरीत दिखाते हैं: जब प्रबंधक इंटरनेट उपयोग को प्रतिबंधित नहीं करते हैं, तो आधे से अधिक कर्मचारी प्रति सप्ताह कम से कम चार घंटे ऐसी वेबसाइट ब्राउज़ करते हैं, जिनका उनके काम से कोई लेना-देना नहीं है।

एक प्रबंधक या व्यवसाय के स्वामी के रूप में, यह आपको तय करना है कि आपको काम के घंटों के दौरान नेटवर्क पर कर्मचारियों की निगरानी करनी चाहिए या नहीं। इस बारे में सोचें कि यह आपके संगठन को कैसे फायदा पहुंचाएगा और कर्मचारी मनोबल को प्रभावित करेगा।

कर्मचारी ईमेल की निगरानी के बारे में क्या?

भले ही कर्मचारियों के इंटरनेट उपयोग की निगरानी करने वाली कंपनियों की संख्या बढ़ रही है, लेकिन उनमें से सभी अपने ईमेल को भी ट्रैक नहीं कर रहे हैं। कानूनी दृष्टिकोण से, नियोक्ताओं को संगठन के भीतर भेजे गए ईमेल की निगरानी करने की अनुमति है। हालांकि, ऐसा करने के लिए कई कंपनियों पर मुकदमा दायर किया गया है।

कर्मचारी ईमेल की निगरानी के नैतिक पहलुओं पर विचार करें। यदि आप इसे करने का निर्णय लेते हैं और आपकी टीम को पता चल जाता है, तो आप उनका विश्वास खो सकते हैं। ईमेल और वेब उपयोग के लिए एक प्रभावी नीति का वर्णन करने के लिए एक दस्तावेज़ का मसौदा तैयार करने पर विचार करें ताकि आपके कर्मचारियों को पता हो कि क्या उम्मीद है।

इस अभ्यास को आपकी टीम को स्पष्ट रूप से स्पष्ट किया जाना चाहिए। यदि वे जानते हैं कि उनके ईमेल की निगरानी की जा रही है, तो वे उन संदेशों का आदान-प्रदान करते समय विवेक का उपयोग करेंगे जो उनके काम से संबंधित नहीं हैं।

इंटरनेट उपयोग की निगरानी कैसे करें

आंतरिक मॉनिटरिंग सिस्टम से लेकर डेस्कटॉप और मोबाइल ऐप तक, कर्मचारी ईमेल और इंटरनेट उपयोग की निगरानी करने के विभिन्न तरीके हैं। यदि आप अधिक किफायती विकल्प ढूंढ रहे हैं, तो ऑनलाइन टूल का उपयोग करने पर विचार करें:

• BrowseReporter

• टाइम डॉक्टर

• गतिविधि की निगरानी

• पर्ल सॉफ्टवेयर

• Hubstaff

उदाहरण के लिए, हबस्टाफ ने काम किए गए घंटों और मिनटों की संख्या को ट्रैक किया।टाइम डॉक्टर कार्यस्थल में उत्पादकता में 22 प्रतिशत की वृद्धि का दावा करते हैं। यह कार्यक्रम उपयोगकर्ताओं को अपने कर्मचारियों के कंप्यूटर के स्क्रीनशॉट लेने की अनुमति देता है, जिससे दूरस्थ टीमों का प्रबंधन करना आसान हो जाता है।

कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप क्या विकल्प चुनते हैं, अपने कर्मचारियों को इसके बारे में बताएं। उन्हें बताएं कि कर्मचारी ईमेल और इंटरनेट के उपयोग की निगरानी का उद्देश्य एक आज्ञाकारी, उत्पादक कार्यस्थल बनाना है और उनकी गोपनीयता पर आक्रमण नहीं करना है।