अपने रेस्तरां के लिए एक व्यापक फ़ाइल प्रबंधन प्रणाली विकसित करने से आपको कर्मचारियों और व्यवसाय का प्रबंधन करने में मदद मिलती है। दोहरी फाइलिंग सिस्टम प्रभावी हैं, खासकर अगर फाइलें ऑनलाइन संग्रहीत की जाती हैं। फ़ाइलों को एक आसान-से-ढूंढने वाले स्थान में संग्रहीत किया जा सकता है, जैसे कार्यालय फ़ाइल कैबिनेट, और संवेदनशील कर्मियों और वित्तीय फ़ाइलों को सुरक्षित किया जा सकता है। दायर की गई जानकारी की मात्रा के आधार पर एक भौतिक हार्ड कॉपी फाइलिंग सिस्टम का चयन किया जाना चाहिए, जबकि ऑनलाइन फाइलिंग सिस्टम में अधिक विकल्प होते हैं।
एक फाइलिंग सिस्टम का चयन करें
ऑनलाइन संग्रहीत फ़ाइलों को गोपनीय और खुली श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है। पासवर्ड संवेदनशील जानकारी जैसे वित्तीय या कर्मचारी फ़ाइलों की सुरक्षा करता है। कर्मचारियों द्वारा नियमित रूप से एक्सेस करने की आवश्यकता वाली फाइलें विशिष्ट शीर्षकों जैसे विक्रेताओं, आपूर्तिकर्ताओं और रखरखाव के तहत साझा फ़ोल्डर में संग्रहीत की जा सकती हैं। एक कैबिनेट में संग्रहित फाइलें विषय के आधार पर, या बड़ी मात्रा की फाइलों के लिए, प्रति श्रेणी के साथ सब-डिवीजन के साथ वर्णानुक्रम में हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, एक विक्रेता फ़ाइल में व्यक्तिगत वर्णमाला वाली फाइलें हो सकती हैं जो विक्रेता के नाम या उनकी कंपनियों की पहचान कर रही हैं।
वित्तीय
एक फाइलिंग प्रणाली विकसित करना जो वित्तीय रिपोर्टों तक आसान पहुंच की अनुमति देता है, रोजमर्रा के कार्यों के साथ-साथ मासिक, त्रैमासिक और वार्षिक लेखा रिपोर्ट और साल के अंत और कर की तैयारी के लिए आवश्यक है। वित्तीय जानकारी को एक सुरक्षित स्थान पर संग्रहीत किया जाना चाहिए जैसे कि लॉक-बॉक्स या पासवर्ड से सुरक्षित कंप्यूटर फ़ाइल में। दस्तावेजों में देय और प्राप्य, पेरोल, ऋण और क्रेडिट लाइनें, आंतरिक और बाहरी ऑडिट और कर रिकॉर्ड और दैनिक रसीदें शामिल हैं। समयसीमा में फ़ाइलों को वर्गीकृत करें, ताकि आप नियमित रूप से संदर्भित करते हैं, जैसे दैनिक बिक्री रिकॉर्ड, आसान पहुंच के भीतर हैं, और जिन्हें आप समय-समय पर समीक्षा करते हैं, जैसे कि त्रैमासिक रिपोर्ट, कैबिनेट के पीछे हैं।
रोज़गार
कर्मचारी रिपोर्ट, शिकायतों या फटकार के रिक्त और पूर्ण रोजगार अनुप्रयोगों, अभिविन्यास और प्रशिक्षण सामग्री, कार्य अनुसूची और लिखित खातों को व्यवस्थित करें। यदि कर्मचारी समाप्ति, भेदभाव या उत्पीड़न के संबंध में शिकायत दर्ज करता है तो बाद वाला मददगार होता है। यदि कर्मचारी फ़ाइलों में स्वास्थ्य रिकॉर्ड और सामाजिक सुरक्षा संख्याएँ हैं, तो संख्यात्मक क्रम में फ़ाइलों को श्रेणीबद्ध करें और संख्या कुंजी को किसी भिन्न स्थान पर संग्रहीत करें।
विक्रेताओं
वेंडर को भोजन, पेय, बीयर, शराब और रेस्तरां आपूर्ति श्रेणियों में विभाजित करें। वर्तमान विक्रेताओं और भावी विक्रेताओं के लिए अलग-अलग फाइलें शामिल करें। फाइलों में कॉन्ट्रैक्ट्स, ऑर्डर फॉर्म, रसीदें, मूल्य निर्धारण संरचना, वितरण कार्यक्रम, संपर्क नाम और फोन नंबर की प्रतियां शामिल होनी चाहिए। आप आसान संदर्भ के लिए एक डिलीवरी डोर के करीब या प्रबंधक के कार्यालय में वेंडर फाइलों को स्टोर कर सकते हैं।
बीमा
बीमा फ़ाइलों में नीतियों की प्रतियां और प्रत्येक पॉलिसी का प्रतिनिधित्व करने वाले बीमा एजेंट का नाम और संपर्क जानकारी शामिल होनी चाहिए। यह इंगित करने के लिए नवीनीकरण चार्ट शामिल करें कि कब नीतियों की समीक्षा की जानी चाहिए। किसी आपात स्थिति के लिए ऑफ-साइट बीमा फ़ाइलों की एक प्रति संग्रहीत करें।
भवन और रखरखाव
चाहे रेस्तरां सुविधा का स्वामित्व हो या किराए पर, रखरखाव और मरम्मत के रिकॉर्ड के लिए एक फ़ाइल बनाए रखें। सफाई, कचरा हटाने, पुनर्चक्रण, सामान्य रखरखाव, नलसाजी और विद्युत मरम्मत सेवा प्रदाताओं की सूची शामिल करें। वीडियो गेम, ज्यूक बॉक्स या वेंडिंग मशीनों के रखरखाव के लिए जानकारी संग्रहीत करें। वेंडर फाइल, मेंटेनेंस और इमरजेंसी कॉन्टैक्ट नंबर की तरह ही ऐसी जगह पर होना चाहिए, जहां कोई भी कर्मचारी जल्दी पहुंच सके, जैसे कि होस्टेस स्टैंड, कैशियर डेस्क, बार के पीछे या किचन में।
स्वास्थ्य और सुरक्षा
स्वास्थ्य और सुरक्षा प्रलेखन के लिए समर्पित एक फ़ाइल बनाए रखें। इसमें रेस्तरां के स्वास्थ्य विभाग की रिपोर्टों और उद्धरणों की एक प्रति शामिल है, कर्मचारी स्वास्थ्य उपायों जैसे हाथ धोने, दस्ताने और हेयरनेट का उपयोग और विस्तृत उपकरण स्वच्छता के निर्देशों के बारे में लिखित नियम। इसके अलावा खाद्य हैंडलिंग, तैयारी और भंडारण से संबंधित प्रक्रियाओं के प्रलेखन शामिल हैं। प्रासंगिक नियमों और विनियमों की प्रतियां बनाएं और उन्हें उन उपयुक्त स्थानों पर पोस्ट करें जहां कर्मचारी उन्हें देखना सुनिश्चित करते हैं।
चोट और हादसा
कर्मचारी और ग्राहक संबंधी चोटों की रिपोर्ट शामिल करने के लिए एक फ़ाइल बनाएँ। दस्तावेज़ प्रत्येक घटना का गवाह है और चोट के कारण, चोट और परिणाम के बाद की गई कार्रवाई सहित यथासंभव अधिक से अधिक सहायक विवरण प्रदान करता है। यदि किसी कारण से अधिकारियों को रेस्तरां में बुलाया जाता है तो पुलिस रिपोर्टों की प्रतियां शामिल करें।
