कार्यालय आपूर्ति बजट उन खर्चों का टूटना है जो खर्च करने की योजना के रूप में काम कर सकते हैं। लिखित रूप में, बजट निर्दिष्ट करता है कि कंपनी कार्यालय संचालन में उपयोग की जाने वाली आपूर्ति के लिए नामित धन कैसे खर्च करेगी। योजना यथार्थवादी होनी चाहिए ताकि इसे आसानी से समझा जा सके और इसका पालन किया जा सके। कार्यालय आपूर्ति बजट व्यवसाय के समग्र खर्चों को पूरा करने के लिए एक आवश्यक उपकरण है। एक बजट तैयार करने से आप कुशलतापूर्वक लागतों का प्रबंधन कर सकते हैं और एक उचित परिचालन व्यय सीमा बनाए रख सकते हैं जो व्यवसाय के राजस्व से अधिक नहीं होगी। मूल कार्यालय आपूर्ति बजट में आम तौर पर केवल वही खर्च शामिल होते हैं जो किसी व्यवसाय को प्रभावी ढंग से संचालित करने के लिए आवश्यक होते हैं। आवश्यकतानुसार समय के साथ बजट बढ़ाया जा सकता है, जबकि व्यवसाय बढ़ता है।
कार्यालय की आपूर्ति की वस्तुओं की समीक्षा करें जो व्यवसाय चलाने के लिए आवश्यक हैं। पेन, विभिन्न प्रकार के पेपर, मार्कर, पेंसिल, प्रिंटर इंक, स्टेपलर और स्टेपल, पेपर क्लिप, फ़ाइल फ़ोल्डर, मेलिंग आपूर्ति, लिफाफे और टेप जैसी वस्तुओं को सूचीबद्ध करने के लिए एक स्प्रेडशीट बनाएं। उन वस्तुओं को शामिल करना सुनिश्चित करें जो आपके विशेष व्यवसाय के लिए विशिष्ट हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप डेटा बैकअप प्रदान करते हैं या मीडिया भंडारण से निपटते हैं, तो आपको सीडी या डीवीडी और अन्य विशेष आपूर्ति और उपकरणों की आवश्यकता होगी।
वस्तुओं की लागत की समीक्षा करें और प्रत्येक आइटम के लिए एक मासिक मात्रा प्राप्त करें। स्प्रेडशीट पर गणना का दस्तावेज़। कुल बजट के लिए प्रत्येक आइटम के लिए अलग-अलग संख्याओं को एक साथ जोड़ें। फिर वार्षिक कार्यालय आपूर्ति बजट राशि के लिए मासिक कुल 12 से गुणा करें। विस्तार के लिए अतिरिक्त 10 प्रतिशत जोड़ें।
सबसे अधिक लागत प्रभावी कीमतों को खोजने के लिए विभिन्न कार्यालय आपूर्ति विक्रेताओं पर शोध करें। व्यवसाय संचालित करने के लिए नियमित रूप से उपयोग की जाने वाली वस्तुओं के लिए विभिन्न विक्रेताओं से डेटा की तुलना करने के लिए एक अलग स्प्रेडशीट बनाएं। स्वतंत्र विक्रेता अक्सर विचार करने के लिए आपको उद्धरण चिह्नों की आपूर्ति करेंगे। अनुमानित मासिक औसत लागत के लिए विक्रेता के अनुमानों की गणना करें। स्प्रेडशीट पर इस डेटा को 10 प्रतिशत शामिल करें।
अपने वर्तमान और मूल अनुमान के कुल विक्रेता अनुमानों की तुलना करें। मूल्य परिवर्तनों पर विचार करने के लिए चरण 1 से मूल अनुमान स्प्रेडशीट की एक प्रति बनाएँ। अपने मौजूदा बजट के खाके के रूप में नई स्प्रेडशीट का उपयोग करें। विभिन्न विक्रेताओं पर कम के लिए मिली वस्तुओं के मूल्य निर्धारण को समायोजित करें। भविष्य के ट्रैकिंग के लिए स्प्रेडशीट पर विक्रेता, मूल्य और तारीख नोट करें। सूची में प्रत्येक आइटम पर विचार करें और उन्हें समाप्त करें जो बिल्कुल आवश्यक नहीं हैं।
मासिक आधार पर बजट का मूल्यांकन और समीक्षा करें। कार्यालय आपूर्ति वित्त का प्रबंधन करने के लिए Microsoft द्वारा पेश किए गए बजट उपकरण का उपयोग करने का प्रयास करें। कार्यालय आपूर्ति बजट की लगातार निगरानी के लिए एक प्रणाली विकसित करना। मूल्य निर्धारण और आपूर्ति के उपयोग को नियमित रूप से समायोजित और समीक्षा करें। नए निष्कर्षों के अनुसार बजट को समायोजित करें और जब भी संभव हो ट्रिम करें। यदि ओवरस्पीडिंग होती है, तो बिक्री और अन्य विक्रेता प्रसाद का लाभ उठाकर अन्य तरीकों से कटौती का पता लगाएं।
