औसत कंपनी व्यवसाय के दौरान कई अलग-अलग श्रेणियों के खर्चों पर नज़र रखती है। व्यवसाय की लागत की दो मुख्य श्रेणियां परिचालन और गैर-खर्चीली हैं। वित्तीय वक्तव्यों और रिपोर्टों के आधार पर, आपको कंपनी की प्रशासनिक और लिपिकीय लागतों का हिसाब देना पड़ सकता है।
लिपिक कार्य
लिपिकीय कार्य किसी भी कार्य के बारे में है जो प्रशासनिक कर्मचारी के ध्यान की आवश्यकता है। सामान्य कार्यों में कॉपी, प्रिंटिंग, डिक्टेशन, उत्तर देने वाले फोन, फाइलिंग, और प्राप्य खातों को प्राप्य और देय खातों को शामिल किया जाता है। क्लर्क कुछ कंपनियों में पेरोल प्रोसेसिंग भी संभालते हैं। लिपिक का काम आमतौर पर एक कार्यालय के वातावरण में किया जाता है; कुछ मामलों में, कंपनियां इनमें से कुछ कर्तव्यों को संभालने के लिए आभासी सहायकों को नियुक्त करती हैं।
लिपिक लागत
लिपिकीय लागत एक व्यय है जो विशेष रूप से लिपिकीय कार्य से जुड़ा है। यह आम तौर पर आय विवरण पर एक परिचालन व्यय के रूप में वर्गीकृत करता है, क्योंकि ऐसे कार्य व्यवसाय के निरंतर संचालन के लिए आवश्यक हैं। कुछ एकाउंटेंट एक आय विवरण के संचालन-व्यय अनुभाग के तहत एक अलग वस्तु के रूप में "प्रशासनिक और लिपिक लागत" या एक समान श्रेणी की सूची देते हैं।
विचार
प्रशासनिक कर्मचारी केवल एक व्यवसाय में लिपिक खर्चों के लिए जिम्मेदार समूह नहीं हैं। बस हर विभाग में किसी न किसी तरह की लिपिकीय लागत होती है। उदाहरण के लिए, बिक्री कर्मचारियों को ग्राहकों के लिए बिक्री सामग्री का उत्पादन करने की आवश्यकता होती है, और मानव संसाधन विभाग कर्मचारियों पर फाइलें बनाए रखता है।
सॉफ्टवेयर के साथ कम लिपिक लागत
सॉफ्टवेयर का उपयोग लिपिक लागत पर पैसे बचाने का एक मूल तरीका है। हर चीज के लिए एक मुद्रित पेपर ट्रेल को बनाए रखना महंगा है; आपको कागज, मुद्रण लागत और भंडारण के लिए भुगतान करना होगा। कई सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम आपको कंप्यूटर पर फ़ाइलों को बनाने या हार्ड ड्राइव या हटाने योग्य मीडिया पर भंडारण के लिए कंप्यूटर पर स्कैन करने की अनुमति देते हैं। सॉफ्टवेयर समर्पित लिपिक श्रमिकों की आवश्यकता को कम करते हुए, सूचना को संदर्भित करने और पुनः प्राप्त करने की क्षमता को भी सुव्यवस्थित करता है।
