पुनर्निर्धारित बड़ी व्यावसायिक घटनाएं एक दुःस्वप्न बन सकती हैं; यहां तक कि तारीख बदलने के लिए सबसे विश्वसनीय कारणों के साथ, ग्राहकों और व्यावसायिक संपर्कों को चिढ़ और असुविधा होगी। आपके द्वारा जानकारी प्रस्तुत करने का तरीका भी उपस्थित लोगों पर एक बड़ा प्रभाव डालेगा; ध्यान रखें कि अभी तक अपोजिट ध्वनि नहीं है, इसलिए प्राप्तकर्ताओं को पुनर्निर्धारण को एक अस्थायी झंझट के रूप में देखा जाएगा बजाय एक गलत कदम या खराब योजना के परिणाम के रूप में।
अपने लेटर में कंपनी लेटरहेड का एक टुकड़ा डालें; यह एक ऐसी घटना के बारे में आधिकारिक सूचना है जिसे आप होस्ट कर रहे हैं। समय सार का है और लेटरहेड सादे कागज की तुलना में प्राप्तकर्ता के ध्यान को अधिक प्रभावी ढंग से कैप्चर करेगा।
अपनी पसंद का वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम खोलें। "फ़ाइल" और "नया" का चयन करके एक नया दस्तावेज़ शुरू करें।
दिनांक टाइप करें और एक पंक्ति छोड़ें। उपस्थित लोगों के नाम और पते सम्मिलित करने के लिए अपने शब्द संसाधन कार्यक्रम में मेल मर्ज सुविधा का उपयोग करें।
यह कहते हुए शुरू करें कि आपको घटना को फिर से देखना होगा, और इस घटना के बारे में उनकी यादों को ताज़ा करना होगा कि यह मूल रूप से कब होना चाहिए था।
ईमानदारी से माफी मांगें और देरी का कारण बताएं। एक से अधिक बार माफी न मांगने वाले या प्राप्तकर्ता इसे अपराध या कुप्रबंधन के प्रवेश के रूप में देख सकते हैं।
घटना कब होगी, इसके बारे में विवरण दें। यदि आपकी कंपनी अपनी री-बुकिंग शुल्क या किसी अन्य प्रोत्साहन के लिए मुआवजे की पेशकश कर रही है, तो उपस्थित व्यक्ति मुआवजे के लिए कैसे आवेदन कर सकते हैं, विस्तार से बताएं। खुशखबरी खेलो; यदि पुनर्निर्धारण एक सौभाग्यशाली घटना है, जैसे कि बेहतर मौसम के साथ कुछ समय के लिए पुनर्निर्धारित करना, तो उस पर टिप्पणी करें।
उपस्थित लोगों को उनके सहयोग के लिए धन्यवाद, और उन्हें संपर्क जानकारी दें, जिनके लिए वे कॉल कर सकते हैं यदि उनके पास उनकी यात्रा को पुनर्निर्धारित करने में प्रश्न या कठिनाई है।
"ईमानदारी से" पत्र पर हस्ताक्षर करें और तीन पंक्तियों को छोड़ दें। अपना पूरा नाम और शीर्षक टाइप करें। अक्षरों को प्रिंट करें और अपने टाइप किए गए नाम के ऊपर हस्ताक्षर करें।
त्वरित सेवा के साथ पत्रों को मेल करें जो आप खर्च कर सकते हैं। यदि आप प्राथमिकता मेल द्वारा बड़ी संख्या में पत्र भेजने का जोखिम नहीं उठा सकते हैं, तो प्रत्येक सहभागी को पहले कॉल करें और उन्हें ईवेंट को पुनर्निर्धारित करने के बारे में मूल जानकारी दें। उन्हें बताएं कि एक आधिकारिक पत्र का पालन किया जाएगा।
