चाहे कोई व्यक्ति किसी कंपनी का मुख्य कार्यकारी अधिकारी हो या लेपर्सन, संभावना है कि वे अपने जीवनकाल के दौरान किसी समय सीमा पत्र से निपटेंगे। डेडलाइन पत्र प्रचार दस्तावेजों, चेतावनी नोटिस और यहां तक कि धन्यवाद पत्र के रूप में कार्य कर सकते हैं। इन पत्रों के कई प्रकार हैं।
प्राथमिक समय सीमा पत्र
आगामी समय सीमा के बारे में पत्राचार के पहले दौर में प्राथमिक समय-सीमा पत्र भेजे जाते हैं। वे एक परियोजना या एक घटना का परिचय देते हैं और लोगों को बताते हैं कि एक समय सीमा या तो आगामी है या बस निर्धारित की गई है। इस प्रकार की समय-सीमा पत्र, ब्याज और सूचना देने या किसी परियोजना या घटना के संगठन में सहायता करने के लिए होती हैं। वे आमतौर पर सकारात्मक भाषा के साथ बहुत सौहार्दपूर्वक लिखे जाते हैं। वे सीधे सीईओ से या परियोजना समन्वयकों से आ सकते हैं, और कभी-कभी उन्हें एन मैस भी भेजा जाता है। इन पत्रों को कभी-कभी समय सीमा से पहले भेजा जाता है।
माध्यमिक समय सीमा पत्र
माध्यमिक समय-सीमा पत्र, प्राथमिक समय-सीमा पत्राचार के लिए अनुवर्ती के रूप में लिखे गए पत्र हैं। ये पत्र संक्षेप में एक व्यक्ति को याद दिलाते हैं कि एक समय सीमा आगामी है और वे अक्सर इस घटना में भाग लेने या प्रचार करने, या प्राथमिक पत्र में दी गई समय सीमा को पूरा करने के लिए व्यक्ति से आग्रह करते हैं। वे प्राथमिक पत्र के लिए एक संदर्भ प्रदान कर सकते हैं, जैसे कि प्राथमिक पत्र भेजा गया था और व्यक्ति ने इसे क्यों प्राप्त किया, जैसे किसी विशेष समिति का सदस्य।
पास्ट डेडलाइन लेटर
पिछले समय सीमा पत्र एक व्यक्ति को सूचित करते हैं कि उन्होंने एक समय सीमा तय की थी। पत्र को सौहार्द में कमी की जरूरत नहीं है, लेकिन अक्सर वे प्राथमिक और माध्यमिक समय सीमा पत्रों की तुलना में सख्त होते हैं। यदि समय सीमा छूट गई, तो किसी भी प्रकार का भुगतान शामिल नहीं है, तो पत्र किसी भी विलंब शुल्क का विस्तार कर सकता है। पत्र में कानूनी कार्रवाई करने या समय सीमा के लापता होने के अन्य परिणामों के रूप में चेतावनी प्रदान करने के इरादे का विवरण भी हो सकता है।यदि कोई परिणाम नहीं हैं, जैसे कि यदि प्राथमिक और द्वितीयक पत्र दान की समय सीमा के बारे में थे, तो पत्र व्यक्तिगत को सूचित कर सकता है कि संगठन में भागीदारी कैसे जारी रखी जाए या अगली नियोजित समय सीमा को कैसे पूरा किया जाए।
कैलेंडर की समय सीमा पत्र
अन्य प्रकार के समय-सीमा पत्रों के विपरीत, कैलेंडर समय-सीमा पत्र एक साथ कई समय-सीमाएँ रेखांकित करते हैं। वे कार्यों या परियोजना के लक्ष्यों के लिए एक रूपरेखा के रूप में सेवा करते हैं और अधिक अवलोकन की तरह हैं। ये पत्र अक्सर प्राप्तकर्ता को अपने शेड्यूल पर दी गई तारीखों को बचाने के लिए कहते हैं।
माफी की समय सीमा पत्र
माफी की समय सीमा पत्र प्राप्तकर्ता से उस व्यक्ति को भेजे जाते हैं जिसने मूल समय सीमा पत्र भेजा था। वे एक बॉस या संगठन द्वारा दी गई समय सीमा को याद नहीं करने के बारे में खेद व्यक्त करते हैं। इन पत्रों में कभी-कभी एक नई समय सीमा के लिए एक अनुरोध शामिल होता है या यह पूछा जाता है कि क्या आवश्यकताओं को अभी भी पूरा किया जाना चाहिए।
