कागजी कार्रवाई एक व्यवसाय में जीवन का एक तथ्य है। दस्तावेज़ नियंत्रण परियोजना संरचना दस्तावेजों के वर्गीकरण, प्रसंस्करण और रखरखाव के लिए एक टेम्पलेट प्रदान करती है। दस्तावेज़ नियंत्रण प्रणाली मैन्युअल दस्तावेज़ फाइलिंग योजनाओं से लेकर इमेजिंग और सूचना प्रणाली प्रौद्योगिकी के उपयोग के लिए स्टोर और कैटलॉग दस्तावेज़ों तक होती है।
पहचान
दस्तावेज़ नियंत्रण पुस्तकालय विज्ञान और कार्यालय प्रशासन के विषयों को मिश्रित करता है। यह प्रोजेक्ट फ़ाइल संरचनाएँ बनाने में परिलक्षित होता है। एक कैटलॉग के समान, एक डॉक्यूमेंट कंट्रोल सिस्टम में डॉक्यूमेंट्स को पहचानने, कंट्रोल नंबरों को असाइन करने और अधिक विस्तृत प्रोजेक्ट स्ट्रक्चर्स, वर्गीकरण और सुरक्षा स्तरों से युक्त होता है। व्यवसाय अक्सर इमेजिंग सिस्टम का उपयोग करते हैं जो स्वचालित रूप से डेटा संरचनाओं का निर्माण करते हैं, इस प्रकार यह कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग करके दस्तावेजों को खोजने और पता लगाने के लिए अधिक कुशल बनाता है।
आकार
दस्तावेज़ नियंत्रण परियोजना प्रणाली का आकार भिन्न हो सकता है। उदाहरण के लिए, एक बड़ी प्रणाली में, दस्तावेज़ नियंत्रण को विभिन्न कार्यों में वर्गीकृत किया जा सकता है, जैसे कि अभिलेखीय सेवाएँ, रिकॉर्ड प्रतिधारण सेवाएँ और दस्तावेज़ संरक्षण सेवाएँ।
प्रभाव
एक प्रभावी दस्तावेज़ नियंत्रण रणनीतिक योजना में दस्तावेजों के वर्गीकरण और हैंडलिंग के लिए ऑडिट सिस्टम शामिल हैं। दस्तावेज़ नियंत्रण कार्यों के आधार पर मानक संचालन प्रक्रियाओं को दस्तावेजों के उचित रखरखाव और दस्तावेज़ प्रबंधन का समर्थन करने वाले सिस्टम के लिए संदर्भित किया जा सकता है।
