दस्तावेज़ नियंत्रण का उपयोग किसी विशेष दस्तावेज़ के संस्करणों को नियंत्रित करके किसी विशेष संगठन की दक्षता बढ़ाने के लिए किया जाता है। यह सुनिश्चित करता है कि कर्मचारियों के पास किसी विशेष दस्तावेज़ के सही संस्करण हैं। आईएसओ मानक अंतरराष्ट्रीय मानकों का एक सेट है जो व्यवसायों के भीतर प्रक्रियाओं को मानकीकृत करने में मदद करते हैं और व्यवसायों को इंटेलेक्स के अनुसार पर्याप्त रिकॉर्ड रखने में मदद करते हैं। कंपनियों को समझना चाहिए कि उनके विशेष व्यवसाय पर कौन से मानक लागू होते हैं और इन मानकों का पालन करने के लिए दस्तावेज़ नियंत्रण उपायों का उपयोग करें।
पत्रों को न्यूनतम करना
दस्तावेज़ नियंत्रण अक्सर कागज के दस्तावेज़ों को कम या समाप्त करने का प्रयास करता है ताकि दस्तावेज़ों का पर्यावरण पर कम प्रभाव पड़े और कंपनी की लागत कम हो, इंटेलेक्स के अनुसार।
उपयोग की सरलता
दस्तावेज़ नियंत्रण से निपटने के दौरान उपयोग में आसानी भी एक महत्वपूर्ण पहलू है। उदाहरण के लिए, इंटरनेट से उस जानकारी को आसानी से प्राप्त कर सकते हैं, तो कंपनियों के पास जानकारी को अप-टू-डेट रखने का एक आसान समय होगा।
वर्गीकरण
दस्तावेजों को तार्किक श्रेणियों में व्यवस्थित किया जाना चाहिए। ऐसा करने से, किसी दिए गए स्थिति के लिए उपयुक्त दस्तावेज मिल सकते हैं। इन दस्तावेजों को अक्सर 9000 वर्ल्ड के अनुसार पॉलिसी, प्रक्रिया, कार्य निर्देश और प्रपत्र और रिकॉर्ड जैसी श्रेणियों में व्यवस्थित किया जाता है। आईएसओ को आवश्यक होने पर प्रासंगिक दस्तावेज उपलब्ध होने चाहिए।
विशेषज्ञता
अंतिम रूप दिए जाने से पहले दस्तावेजों की बड़े पैमाने पर समीक्षा की जानी चाहिए। कई मामलों में, इन दस्तावेजों की समीक्षा एक से अधिक व्यक्तियों द्वारा की जानी चाहिए, दोनों ही ओवरसाइट उद्देश्यों के लिए और गलतियों को पकड़ने के लिए आंखों की एक अतिरिक्त जोड़ी होने से गलतियां नहीं होती हैं, 9000 वर्ल्ड के अनुसार। समीक्षा चक्र में विशेष दस्तावेजों में शामिल कार्यकर्ता और उन्हें शामिल करने वाले प्रबंधक शामिल होने चाहिए, क्योंकि उनके पास अधिक विशेषज्ञता होगी और वे गलतियों को समझने में सक्षम होंगे। आईएसओ को जारी करने से पहले पर्याप्तता के लिए दस्तावेजों को अनुमोदित करने की आवश्यकता होती है।
संशोधन की स्थिति
आईएसओ मानकों के लिए आवश्यक होने पर दस्तावेजों की समीक्षा और अद्यतन किया जाना चाहिए। किसी विशेष कंपनी में स्थितियां अनिवार्य रूप से बदल जाएंगी, और तार्किक होने पर दस्तावेजों में अपडेट जोड़ा जाना चाहिए। संशोधन की स्थिति को दस्तावेज़ पर रखा जाना चाहिए, 9000 विश्व के अनुसार। इन स्थितियों में मसौदा, समीक्षा और अनुमोदन शामिल हैं। अप्रचलित दस्तावेजों को कंपनी द्वारा जो भी कारण के लिए रखा जाता है उसे अप्रचलित के रूप में पहचाना जाना चाहिए।
स्पष्टता
9000 विश्व के अनुसार, दस्तावेजों को हमेशा उन लोगों द्वारा पठनीय और सुलभ होना चाहिए जिनकी उन्हें आवश्यकता है। आईएसओ की आवश्यकता होती है जब वे पहनते हैं या क्षति प्राप्त करते हैं तो दस्तावेजों को अद्यतन किया जाना चाहिए।
वितरण
9000 विश्व के अनुसार न केवल किसी कंपनी से उत्पन्न होने वाले दस्तावेज़ों को नियंत्रित किया जाना चाहिए, बल्कि देश से बाहर निकलने वाले दस्तावेज़ों को भी नियंत्रित किया जाना चाहिए। कंपनी के स्वामित्व वाले उत्पादों और मशीनरी के लिए उपयोगकर्ता दस्तावेज़ जैसे कई दस्तावेज़, स्पष्ट रूप से चिह्नित होने चाहिए और कंपनी में सही व्यक्तियों को वितरित किए जाने चाहिए।
