व्यवसाय में नियंत्रण संरचनाएं यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक हैं कि प्रक्रियाओं का पालन किया जाए और लक्ष्यों को प्राप्त किया जाए। एक व्यक्तिगत नियंत्रण संरचना विशिष्ट संगठन के लिए नीतियों और प्रक्रियाओं को दर्शाती है और व्यवसाय के वित्तीय स्वास्थ्य, बाहरी नियमों और कंपनी संचार के अनुपालन जैसे कारकों को ध्यान में रखती है। पांच बुनियादी नियंत्रण संरचनाएं सुधार के लिए संगठनों के साथ-साथ शक्तियों को पहचानने में मदद करती हैं।
वातावरण
किसी भी व्यवसाय में सबसे महत्वपूर्ण नियंत्रण संरचना समग्र वातावरण है। आंतरिक नियंत्रण वातावरण में, निर्णय उन प्राथमिकताओं को दर्शाते हैं जो व्यवसाय के मालिक और वरिष्ठ प्रबंधन कंपनी के भीतर प्रत्येक फ़ंक्शन को देते हैं। एक उच्च विनियमित उद्योग में नियंत्रण एक ऐसे उद्योग की तुलना में अधिक कठोर होगा जिसमें न्यूनतम सरकारी हस्तक्षेप हो। चाहे अत्यधिक औपचारिक या आराम से, व्यवसाय के वातावरण को कंपनी के भीतर अच्छी तरह से योजनाबद्ध और संप्रेषित किया जाना चाहिए। बड़ी कंपनियां कई क्षेत्रों में पर्यावरणीय निर्णय लेती हैं, जैसे कानूनी, मानव संसाधन और वित्तीय विभाग।
लेखा परीक्षा
एक महत्वपूर्ण नियंत्रण संरचना एक आवधिक ऑडिट है। चाहे संगठन के भीतर एक विभाग द्वारा प्रदर्शन किया गया हो या किसी बाहरी विक्रेता से अनुबंधित किया गया हो, ऑडिट सुनिश्चित करता है कि कर्मचारी कंपनी की नीतियों का पालन कर रहे हैं और यह प्रक्रिया उचित रूप से निर्धारित और समझी जा रही है। कुछ व्यवसाय के मालिक कंपनी का वस्तुनिष्ठ मूल्यांकन प्राप्त करने के लिए ऑडिट सहायता के बाहर किराया देते हैं।
संचार
प्रत्येक व्यवसाय को कर्मचारियों को जानकारी प्रदान करनी चाहिए। इसके अलावा, संचार किसी भी संगठन में नियंत्रण संरचना का एक महत्वपूर्ण तत्व है। प्रशिक्षण कक्षाएं और / या कर्मचारी पुस्तिकाएं नियंत्रण संरचना को संप्रेषित करने के प्रभावी तरीके हैं। एक व्यवसाय को नियमों और वरिष्ठ प्रबंधन की इच्छाओं के आधार पर तय करना होगा कि क्या प्रशिक्षण औपचारिक या अनौपचारिक होगा। हालांकि, छोटी कंपनियों के लिए, प्रशिक्षण कक्षाएं संभव या आवश्यक नहीं हो सकती हैं।
जोखिम
जोखिम मूल्यांकन एक आवश्यक नियंत्रण संरचना है। किसी कंपनी के लिए कानूनी और वित्तीय जोखिम भयावह हो सकते हैं। एक व्यवसाय को इन क्षेत्रों में संभावित स्थितियों को निर्धारित करने की आवश्यकता होती है और यदि कोई मामला विकसित होता है तो क्या कार्रवाई की जाएगी। जोखिम मूल्यांकन में बहीखाता पद्धति का आवधिक लेखा-परीक्षण और सभी कानूनी मामलों और उद्योग नियमों का अनुपालन शामिल है।
नियंत्रण की गतिविधियां
नियंत्रण गतिविधियां उन नीतियों और प्रक्रियाओं को सुनिश्चित करती हैं जो वित्तीय और कानूनी जोखिमों को प्रभावित कर सकती हैं और समझी जाती हैं। ये गतिविधियाँ वरिष्ठ प्रबंधन द्वारा यह गारंटी देने के लिए अनिवार्य हैं कि संगठन का प्रत्येक पहलू कानूनी और वित्तीय रूप से संरक्षित है और मानकों और नियमों का पालन करता है। नियंत्रण गतिविधियों के उदाहरणों में सभी विभागों के वार्षिक बजट या ग्राहक पत्राचार के लिए एक कानूनी चौकी शामिल हैं। व्यक्तिगत संगठन और उद्योग जिसमें वह भाग लेता है, पर निर्भर करते हुए नियंत्रण गतिविधियाँ दायरे और प्राथमिकता में भिन्न होंगी।
