आपको लगभग हर कार्यस्थल में कई प्रकार के व्यक्तित्व मिलेंगे। कई मामलों में, ये व्यक्तित्व एक-दूसरे के पूरक हैं और काम को प्रभावी ढंग से और कुशलता से करने में मदद करते हैं। हालाँकि, समस्याएँ तब पैदा हो सकती हैं जब व्यक्तित्व एक टकराव में फंस जाते हैं।
चाहे आप सीधे तर्क या गवाह में शामिल हों, आपको इसके बारे में एक बयान लिखने के लिए कहा जा सकता है। यदि इस चुनौती का सामना किया जाता है, तो एक पेशेवर पत्र लिखना अनिवार्य है जो बताता है कि आप एक विश्वसनीय और जिम्मेदार कर्मचारी हैं। यह पत्र आपके स्थायी कर्मचारी रिकॉर्ड में जा सकता है और आप का प्रत्यक्ष प्रतिबिंब हो सकता है।
स्थिति का आकलन करें
विशिष्ट घटना के लिए प्रासंगिक हर चीज के बारे में नोट करें। शामिल किए गए सभी लोगों के नाम और भूमिकाएं, आप मानते हैं कि संघर्ष क्यों शुरू हुआ, घटनाओं की प्रगति, किसी भी संवाद का आदान-प्रदान किया गया, तारीख और समय और इतने पर। यथासंभव सटीक और विस्तृत रहें। इन नोटों से राय छोड़ें और केवल तथ्यों पर भरोसा करें।
आपका औपचारिक पत्र शुरू
आपके कार्यस्थल के प्रोटोकॉल के आधार पर, यह पत्र आपके स्थायी कर्मचारी रिकॉर्ड का हिस्सा बन सकता है। आपको इसे पेशेवर रखना चाहिए। यह तिथि टाइप करने, एक पंक्ति को छोड़ देने और फिर अपने पर्यवेक्षक का नाम, शीर्षक, कंपनी का नाम और कंपनी का पता टाइप करने के साथ शुरू होता है। फिर एक लाइन छोड़ें।
आपका पत्र पता
अपने बॉस या एचआर पेशेवर को संबोधित करने के लिए "प्रिय सुश्री / श्रीमती (नाम):" टाइप करें, जिसे आप बयान लिख रहे हैं। एक लाइन छोड़ें।
अपने पत्र का मुख्य भाग लिखें
अपने पर्यवेक्षक या मानव संसाधन पेशेवर को समझाएं कि आप विशिष्ट सहकर्मियों के बीच एक तर्क को संबोधित करने के लिए लिख रहे हैं। संवाद करें कि आप प्रत्यक्ष रूप से शामिल थे या गवाह। आपके द्वारा पहले नोट किए गए नोटों में तथ्यों सहित प्रासंगिक विवरण प्रस्तुत करें। यह सब एक से तीन पैराग्राफ में करें, सबसे महत्वपूर्ण तथ्यों के साथ शुरू होता है और फिर कम महत्वपूर्ण तथ्यों के साथ जारी रहता है। अपनी राय इससे बाहर रखें और किसी सहकर्मी पर नकारात्मक हमला, आरोप या बोल न दें।
अपने पत्र का निष्कर्ष लिखें
घटना का अंतिम मूल्यांकन दें और संभावित समाधान की व्याख्या करें, साथ ही स्थिति को मापने में मदद करने की आपकी इच्छा।
अपने पत्र पर हस्ताक्षर करें
"ईमानदारी से" या किसी अन्य पेशेवर अभिवादन के साथ अपने पत्र पर हस्ताक्षर करें, तीन लाइनें छोड़ें, और अपना नाम और शीर्षक लिखें। मुद्रित होने के बाद पत्र पर हस्ताक्षर करें।
किसी भी प्रासंगिक सामग्री को शामिल करें
यदि आपके पास कोई प्रासंगिक ईमेल या अन्य सामग्री है जो सीधे तर्क से संबंधित है, तो उन्हें अपने बयान के साथ शामिल करें।
