अलविदा कहना कभी भी आसान नहीं होता है, चाहे वह व्यक्तिगत या व्यावसायिक संबंध हो जो आप छोड़ रहे हैं। लेकिन जब आप अपने ग्राहकों के साथ बिदाई कर रहे हों, तो कारण जो भी हो, समाचार को साझा करते समय यह जानबूझकर, पारदर्शी और चातुर्यपूर्ण होना महत्वपूर्ण है। आपके ग्राहकों ने आपके व्यवसाय में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाई है और आपको उनके साथ ऐसा व्यवहार करना चाहिए।
सार्थक पत्र बनाएं
ग्राहकों को विदाई पत्र लिखना जटिल नहीं होना चाहिए। लेकिन इसे समय पर अंजाम देने की जरूरत है। हम में से कई लोग भावनाओं के डर से अंत के माध्यम से भागते हैं जो उत्पन्न होंगे या वे खराब योजनाबद्ध हैं या पूरी तरह से खत्म हो गए हैं क्योंकि हम अपनी दिशा में आगे बढ़ते हैं। इसे उस तरह से नहीं किया जाना है। इस अवसर को चिह्नित करें और अपने व्यवसाय में आपके ग्राहकों द्वारा निभाई गई भूमिका का सम्मान करें।
अपने पाठक को जानें
यह स्पष्ट लग सकता है, लेकिन ग्राहकों के लिए पत्राचार के कारण पर स्पष्ट होना महत्वपूर्ण है। क्या आप व्यवसाय से बाहर जा रहे हैं? क्या आप रिटायर हो रहे हैं? या आप अपनी कंपनी के ग्राहकों की "समस्या" को खत्म कर रहे हैं? क्या आप अपने ग्राहकों के साथ अधिक औपचारिक संबंध रखते हैं या यह अधिक आकस्मिक है? यह स्पष्ट होने पर कि पत्र किसको निर्देशित किया गया है और उनके साथ आपका संबंध आपको यह निर्धारित करने में मदद करेगा कि हाथ में उपयुक्त आवाज संबोधन मुद्दों के साथ कैसे लिखें।
उदाहरण के लिए, यदि आप अवांछनीय ग्राहकों के समूह को विदाई पत्र लिख रहे हैं, तो आप उसका उपयोग कर सकते हैं जिसे बलि का बकरा कहा जाता है, जो आपके बारे में बताता है
रसीला हो, लेकिन गर्म
संभावना है, आपके कारण जो भी हो, आपका पत्र आपके ग्राहकों को प्रभावित करेगा। जब आप अपना पत्र लिख रहे हों, तो अपने संदेश के बारे में सोचें। ऐसी भाषा का प्रयोग करें जो स्पष्ट और संक्षिप्त हो, लेकिन एक ऐसे स्वर का उपयोग करें जो अनुकूल और स्वीकार्य हो। आप अपने ग्राहक को जानकारी रिले कर रहे हैं और जितना संभव हो उतना सफल होना महत्वपूर्ण है। विवरण के साथ लंबे स्पष्टीकरण की आवश्यकता नहीं है;
समाचार दफन मत करो
पेशेवर रिश्तों में, विदाई ग्राहक पत्र के पहले पैराग्राफ को स्पष्ट रूप से इंगित करना चाहिए कि ग्राहक संबंध समाप्त हो रहा है, किसी भी पहले जारी किए गए अनुबंध या समझौतों में समयावधि और सेवाओं की स्थिति पर सहमति हुई है। ऐसा करने से, आप टोन सेट करते हैं और अपने पत्राचार को स्पष्ट करते हैं। चीनी को समाप्त करने या बुरी खबर को दफनाने की कोशिश केवल ग्राहक को भ्रमित करेगी।
अपने ग्राहकों को बदलाव के लिए तैयार करें
ऐसे मामलों में जहां आप अपने ग्राहकों को अलविदा कह रहे हैं क्योंकि आप कंपनी छोड़ रहे हैं, आगे क्या होता है इसके बारे में स्पष्ट रहें। ग्राहकों को पत्र के अंत तक एक अच्छी समझ होनी चाहिए कि आप क्यों जा रहे हैं, आपकी समयरेखा और वे क्या उम्मीद कर सकते हैं। हमेशा अपने ग्राहक के लिए अपनी कंपनी से संपर्क करने का एक तरीका शामिल करें और उन्हें अगले चरण बताएं।
अपने ग्राहक को एक विदाई पत्र लिखना एक नकारात्मक अनुभव नहीं है। वास्तव में, यह आपकी विश्वसनीयता और व्यावसायिकता को बढ़ावा दे सकता है। इसे सरल, संक्षिप्त और स्पष्ट रखें और संभावनाएं हैं, आपके कार्यों की सराहना की जाएगी।
