एक प्रस्थान करने वाला कर्मचारी व्यवसाय के लिए कई सिरदर्द पैदा कर सकता है, जिसमें ग्राहक सेवा में रुकावट, ग्राहकों की सुरक्षा और बिक्री में कमी शामिल है। कर्मचारियों की प्रस्थान के बारे में ग्राहकों को चेतावनी देने के लिए एक घोषणा पत्र का उपयोग करना एक सकारात्मक, सक्रिय जनसंपर्क रणनीति हो सकती है जो आपको नींबू पानी में एक संभावित नींबू को बदलने में मदद करेगी।
पत्र के लिए अपना लक्ष्य निर्धारित करें
निर्णय लें कि आप अपने ग्राहकों से संपर्क करना चाहते हैं या उन्हें स्टाफ के सदस्य के प्रस्थान के बारे में बताना चाहते हैं। आपके द्वारा संपर्क किए जाने वाले ग्राहकों की विभिन्न आवश्यकताओं के लिए विभिन्न अक्षरों को दर्जी बनाने में मदद करने के लिए बुलेट-पॉइंट सूची का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, आपको कुछ ग्राहकों को आश्वस्त करने की आवश्यकता हो सकती है कि उनकी डिलीवरी या ग्राहक सेवा में कोई व्यवधान नहीं होगा। आपको अन्य ग्राहकों को यह बताने की आवश्यकता हो सकती है कि उनका आपकी कंपनी में एक नया संपर्क है, वह व्यक्ति कौन होगा और नया प्रतिनिधि उन्हें कॉल करेगा। आप अफवाहों को संबोधित करना चाह सकते हैं, ग्राहकों को सूचित कर सकते हैं कि प्रस्थान करने वाले कर्मचारी के पास एक गैर-प्रतिस्पर्धा वाला खंड है जिसे आप लागू करना चाहते हैं, या यह कि कर्मचारी अच्छी शर्तों पर छोड़ रहा है।
कर्मचारी से बात करें
ग्राहकों से संपर्क करने की आपकी योजना पर चर्चा करने के लिए कर्मचारी से मिलें। कर्मचारी से विशिष्ट ग्राहकों के साथ संवाद करने के लिए, उनके साथ उनके संबंधों, उनके इतिहास और जरूरतों के ज्ञान और उनके संभावित चिंताओं पर विचार करने के लिए युक्तियों के लिए पूछें। कर्मचारी से पूछें कि क्या वह अपने प्रस्थान के कारण को पसंद करता है या आपको पत्र से बाहर जाना चाहिए। यहां तक कि अगर आप किसी कर्मचारी से बुरी शर्तों पर अलग हो रहे हैं, तो भी आप में से किसी को पुल नहीं जलाना चाहिए और बाज़ार में किसी की प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचाना चाहिए।
प्राप्तकर्ता पर फैसला करें
पत्र के प्राप्तकर्ताओं की एक सूची लिखें, ताकि आप सामग्री को हर एक को दर्जी कर सकें। उन कारणों को दर्ज़ करें जो आप ग्राहक के नाम के आगे प्रत्येक ग्राहक को लिख रहे हैं, और उस ग्राहक के पत्र में किसी विशेष सामग्री के बारे में नोट करें जिसे आप शामिल करना चाहते हैं या छोड़ना चाहते हैं।
पहला ड्राफ्ट लिखें
नाम से क्लाइंट को संबोधित करते हुए, पत्र का पहला ड्राफ्ट लिखें। एक आश्वासन की पेशकश करके शुरू करें, जैसे कि, "एक्सवाईजेड कंपनी ने हमेशा हमारे प्रशिक्षित, पेशेवर कर्मचारियों के माध्यम से उत्कृष्ट ग्राहक सेवा प्रदान करने की हमारी क्षमता पर गर्व किया है।" फिर, ग्राहक को सचेत करें कि आपका कर्मचारी छोड़ रहा है, और क्यों, यदि आपके पास है। उस जानकारी को शामिल करने का फैसला किया। ग्राहक की किसी भी चिंता का समाधान करें और बताएं कि आप उन्हें कैसे संबोधित करेंगे। ग्राहक के नए संपर्क और उसकी संपर्क जानकारी का परिचय दें और किसी भी लागू संक्रमण तिथियों को शामिल करना सुनिश्चित करें। एक पोस्टस्क्रिप्ट जोड़ें जो किसी भी महत्वपूर्ण जानकारी को बाहर निकालने के लिए कहता है जिसे आप बाहर खड़े करना चाहते हैं, जैसे कि इस सप्ताह नया संपर्क खुद को पेश करने के लिए कॉल करेगा। क्लाइंट से व्यक्तिगत रूप से संपर्क करने के लिए आमंत्रण के साथ समाप्त करें यदि क्लाइंट के पास कोई प्रश्न है।
पत्र को अंतिम रूप दें
अपने प्रमुख प्रबंधकों और प्रत्येक ग्राहक के नए संपर्क की समीक्षा करें कि आपके द्वारा बनाए गए विभिन्न पत्रों के मसौदे का समाधान एक बार जब आप अपने ग्राहक पत्र के पहले मसौदे पर इनपुट प्राप्त कर लेते हैं, तो अंतिम प्रतियां बनाएं। उपयुक्त स्टाफ सदस्यों को हस्ताक्षरित और वितरित करने से पहले अंतिम प्रारूप को देखने दें।
