बुरी खबर को जीतना आसान नहीं है, खासकर अगर आप निराशाजनक लोगों से नफरत करते हैं। हालांकि, अपने करियर में कुछ बिंदु पर, आपको एक आवेदक को सूचित करने के लिए एक इनकार पत्र लिखना पड़ सकता है कि उसकी नौकरी खत्म हो गई थी। सही दृष्टिकोण के साथ, आप एक पत्र लिख सकते हैं जो बुरी खबर बचाता है फिर भी विनम्र बना हुआ है।
आवेदक को उसके समय के लिए धन्यवाद देते हुए पत्र शुरू करें। पत्र "प्रिय श्री या श्रीमती …" से शुरू होना चाहिए और संगठन की ओर से धन्यवाद कहने के लिए जाना चाहिए।
स्पष्ट तरीके से इंकार करें ताकि प्राप्तकर्ता को कोई भ्रम न हो। नकारात्मक वाक्य शुरू करने के लिए सकारात्मक शब्दों का उपयोग न करें। उदाहरण के लिए, "हम आपके फिर से शुरू होने से बहुत प्रभावित थे, लेकिन आपको यह बताने के लिए खेद है कि आप पद के लिए योग्य नहीं हैं।" स्पष्ट और संक्षिप्त रहें ताकि प्राप्तकर्ता को पता हो कि आपका क्या मतलब है। पत्र को उस समय से अधिक लंबा न बनाएं, जब तक यह होना चाहिए; जितनी जल्दी हो सके बुरी खबर को तोड़ दें, जबकि विनम्र बने रहें।
निर्णय के कारणों की व्याख्या करें। शायद नौकरी पहले से ही भरी हुई थी या आवेदन दस्तावेजों में कोई त्रुटि थी। यदि आप आवेदक को भविष्य में सफलता के अवसरों को बेहतर बनाने में मदद करना चाहते हैं या यदि आप आसानी से सुधारे गए त्रुटि को इंगित करना चाहते हैं तो इनकार करने का एक कारण प्रदान करना महत्वपूर्ण है। हालांकि, कुछ कंपनियां या व्यक्ति बयानबाजी का कारण बताते हैं; यह सच कहने से बचने का एक विकल्प है। उदाहरण के लिए, यदि व्यक्ति को साक्षात्कार में देर हुई या खराब स्वच्छता दिखाई दी, तो आपको सही कारण बताने के बजाय बयानबाजी का उपयोग करना चाहिए।
एक विनम्र वाक्य और सद्भावना के नोट के साथ पत्र को बंद करें। उदाहरण के लिए, "हम साक्षात्कार प्रक्रिया के दौरान आपके समय और प्रयासों की सराहना करते हैं।" आवेदक को भविष्य में शुभकामनाएं दें और एक और कोशिश को प्रोत्साहित करें। अंत को लंबे समय तक न बनाएं और अनिच्छुक प्रतीत होने के जोखिम पर तैयार किया गया है।
टिप्स
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इनकार पत्र को समय पर भेजना सुनिश्चित करें। अंतिम निर्णय के लिए व्यक्ति को फांसी पर न छोड़ें।
