कॉर्पोरेट रिकॉर्ड कैसे बनाए रखें। उचित रूप से कॉर्पोरेट रिकॉर्ड बनाए रखना आपके संगठन की सफलता के लिए महत्वपूर्ण हो सकता है। इन कदमों का अनुसरण करें।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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इंटरनेट एक्सेस के साथ कंप्यूटर
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फाइलिंग प्रणाली
समझें कि कॉर्पोरेट रिकॉर्ड क्या हैं
मीटिंग मिनट और अन्य नोटों के उपयोग के माध्यम से कॉर्पोरेट निर्णयों का स्पष्ट, कुशल ट्रैक रखें। कॉरपोरेट रिकॉर्ड में आपके व्यवसाय से संबंधित सभी महत्वपूर्ण दस्तावेज़ शामिल होते हैं, जो कॉन्ट्रैक्ट से लेकर कॉर्पोरेट हायरिंग रिज़ॉल्यूशन से लेकर प्रॉपर्टी लीज़ अप्रूवल फॉर्म तक होते हैं।
पता है कि कॉरपोरेट रिकॉर्ड रखने के लिए वह राग नहीं है जो ऐसा प्रतीत होता है जब आप पहली बार एक निगम शुरू कर रहे हैं। भविष्य में, आप कंपनी के लक्ष्यों, साझेदार इनपुट और यहां तक कि कॉर्पोरेट दिशा और मिशन पर घर के विवादों को निपटाने के लिए इन रिकॉर्डों का उल्लेख करेंगे।
सभी प्रमुख कॉर्पोरेट निर्णय रिकॉर्ड करें। यदि आप निश्चित नहीं हैं, तो इसे रिकॉर्ड करें। आधुनिक स्कैनिंग क्षमताओं और ऑफ-साइट पेपर प्रबंधन के साथ, कॉर्पोरेट बैठकों के रिकॉर्ड के रूप में मोटी, भावपूर्ण फाइलें होना ठीक है। जानकारी की आवश्यकता होने पर सामग्री की एक पूरी तालिका भविष्य में समय बचाएगी।
जानिए कब रिकॉर्ड करना है
वार्षिक शेयरधारकों की बैठकों और निदेशकों की बैठकों के मिनटों को रिकॉर्ड करें, भले ही वे एक सम्मेलन कॉल या इंटरनेट के माध्यम से हो। ये घर की बैठकों की तुलना में कम औपचारिक होते हैं, लेकिन अक्सर ऐसा होता है जहां सबसे अच्छे विचारों के बारे में सोचा जाता है।
उस संकल्प को जानें, चाहे वे साझेदारों के बीच हों या कंपनी के कर्मचारियों द्वारा तय किए गए हों, वे केवल उतने ही मजबूत होते हैं जितने कागज पर लिखे जाते हैं। मौखिक समझौतों का कॉर्पोरेट सेटिंग्स में बहुत कम वजन है, यही वजह है कि कॉर्पोरेट रिकॉर्ड रखना इतना महत्वपूर्ण है।
टिप्स
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कार्यालय में एक कॉर्पोरेट रिकॉर्ड गाइडबुक रखने से किसी को भी रिकॉर्ड कीपर के रूप में निर्दिष्ट मिनटों को ठीक से प्रारूपित और अनुक्रमित करने में मदद मिलेगी। जब रिकॉर्ड को ऑफ-साइट भेजा जाना चाहिए, तो कार्यालय में और फायरप्रूफ, ऑफ-साइट स्थान पर प्रतियां रखें। आपके द्वारा कॉर्पोरेट रिकॉर्ड बुक बनाए रखने का समय आमतौर पर कंपनी के आकार पर निर्भर करेगा। बड़ी कंपनियों को विशेष रूप से रिकॉर्ड से निपटने के लिए एक कर्मचारी को नियुक्त करने की आवश्यकता हो सकती है। छोटी कंपनियां अक्सर रिकॉर्ड को अपडेट करने में प्रति सप्ताह एक या एक घंटे खर्च करके प्राप्त कर सकती हैं।
चेतावनी
ऐसा मत सोचो कि आपके पास अपने कॉर्पोरेट निर्णय लेने के लिए ठीक से रिकॉर्ड करने का समय नहीं है। एक अच्छी तरह से अनुक्रमित कॉर्पोरेट रिकॉर्ड बुक रखने से आप समय और पैसा बचा सकते हैं, और भविष्य में मुकदमेबाजी का सामना करने पर आपको बचा सकते हैं। एक कॉर्पोरेट रिकॉर्ड बुक में आपकी कंपनी के लिए आवश्यक गोपनीय जानकारी होती है। इसे कभी भी घर न ले जाएं अन्यथा कार्यस्थल से हटा दें। आप इसके नुकसान के लिए उत्तरदायी नहीं होना चाहते।
