एक घर मालिक एसोसिएशन एक समूह है जो पड़ोस का प्रबंधन करता है। यह वाचा की निगरानी करता है और पड़ोस के भीतर नियमों को लागू करता है। यह समुदाय के वित्त के साथ-साथ रखरखाव और भूनिर्माण जैसी सेवाओं का भी प्रबंधन करता है। कई एसोसिएशन साल में कम से कम एक बार नियमित आधार पर और समुदाय-व्यापी बैठकें आयोजित करेंगी।
ऑर्डर करने के लिए मीटिंग बुलाएं। एसोसिएशन का अध्यक्ष ऐसा करने वाला होना चाहिए। यह कमरे को शांत और आधिकारिक व्यवसाय शुरू करने के लिए एक संकेत है।
एक कोरम की स्थापना करें। किसी भी वोट को लेने के लिए बोर्ड के अधिकांश सदस्यों को बैठक में उपस्थित होना चाहिए। एक कोरम शुरुआत में स्थापित किया जाता है और सचिव द्वारा दर्ज किया जाता है।
पिछली बैठक के कार्यवृत्त को स्वीकृत करें। बोर्ड के सदस्यों को आम तौर पर इस बैठक की शुरुआत से पहले अंतिम बैठक से मिनट की प्रतियां प्रदान की गई हैं। बोर्ड सदस्य द्वारा प्रस्ताव को मंजूरी दी जाती है, उस प्रस्ताव को दूसरे सदस्य और अन्य सभी बोर्ड सदस्यों द्वारा मतदान के लिए मंजूरी दी जाती है।
वित्तीय रिपोर्ट की समीक्षा करें।एसोसिएशन के कोषाध्यक्ष एसोसिएशन के वित्त के बारे में महत्वपूर्ण बिंदुओं को कवर करेंगे, जिसमें पिछली बैठक के बाद से बकाया राशि और व्यय भी शामिल है।
प्रबंधक की रिपोर्ट सुनें। यह समुदाय प्रबंधक की पिछली बैठक के बाद से समुदाय में होने वाली किसी भी घटना के बारे में जानकारी है, साथ ही ब्याज की कोई भी वस्तु जो उनकी कार्रवाई या वोट के लिए बोर्ड के ध्यान में लाई जानी चाहिए।
किसी भी समिति की रिपोर्ट का मूल्यांकन करें। विशेष रूप से बड़े सामुदायिक संघों में, समुदाय के भीतर विभिन्न कार्यों के लिए समितियां होंगी, जैसे कि समाचार पत्र प्रकाशित करना, गतिविधियों का आयोजन करना या रखरखाव कार्यों का प्रबंधन करना। बैठक के दौरान इन रिपोर्टों का संक्षिप्त विवरण दिया गया है।
किसी भी पुराने व्यवसाय पर पुनर्विचार करें जो अभी भी अधूरा है या बोर्ड से अंतिम निर्णय की प्रतीक्षा कर रहा है।
किसी भी नए व्यवसाय की रिपोर्ट के लिए पूछें जिसे बोर्ड के ध्यान में लाने की आवश्यकता है। इन कार्यों को बैठक में वोट दिया जा सकता है या अगली अनुसूची के लिए कार्यसूची में जोड़ा जा सकता है।
एसोसिएशन के सदस्यों की टिप्पणियों के लिए फर्श खोलें। इस दौरान, कोई भी सदस्य जिसके पास कोई चिंता, शिकायत या सुझाव है, वह बोर्ड के सदस्यों द्वारा सुना जा सकता है।
अगली बैठक के समय और स्थान की घोषणा करके बैठक को स्थगित करें और वर्तमान बैठक को आधिकारिक रूप से समाप्त करें।
टिप्स
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बैठक से पहले, बोर्ड के सदस्यों को रिपोर्ट दें, जिन्हें अनुमोदन की आवश्यकता होगी। इससे बैठक के दौरान समय की बचत होगी।
