कॉन्डो एसोसिएशन की बैठक में आदेश और अनुशासन को लागू करना कठिन हो सकता है। खासकर अगर कुछ बड़े खर्च या नियमों में बदलाव की चर्चा चल रही है, तो आपको कई अलग-अलग विचारों का सामना करना पड़ सकता है और आगे के रास्ते पर कोई वास्तविक सहमति नहीं मिल सकती है। उचित बैठक प्रक्रिया का पालन करना महत्वपूर्ण है ताकि सभी को सुना जा सके और निर्णय प्रभावी ढंग से लिया जा सके। आपको कोंडो संघों के बारे में अपने राज्य के नियमों को भी पढ़ना चाहिए, और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आप बैठकों के संचालन के बारे में कानूनी प्रक्रिया का पालन कर रहे हैं।
सभी बोर्ड सदस्यों से चर्चा के लिए एकांत एजेंडा आइटम, यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी बकाया मुद्दों को संबोधित किया जा रहा है।
पिछली बैठक के मिनटों के साथ बैठक के पहले एक एजेंडा को अच्छी तरह से लिखें और प्रसारित करें। यह सबसे प्रभावी हो सकता है यदि आपके पास कुशल वितरण सुनिश्चित करने के लिए हर मालिक का ईमेल पता है। एजेंडा को बैठक के समय और स्थान को स्पष्ट करना चाहिए और वास्तव में चर्चा की जाएगी। इसमें मूल व्यवसाय पर स्पष्ट रूप से बताए गए उद्देश्य होने चाहिए।
सुनिश्चित करें कि आपके पास बैठक में उचित मिनट लेने के लिए एक सचिव है। इस तरह, बैठक में अनुमोदित कार्रवाइयों को ठीक से दर्ज किया जाएगा और उन्हें पूरा किया जा सकता है।
सामाजिककरण के लिए बैठक की शुरुआत में एक छोटी अवधि की अनुमति दें, और हाथ पर कॉफी या अन्य जलपान करें। यह मालिकों को घुलमिलने की अनुमति देता है और एक अधिक सहकारी और मैत्रीपूर्ण वातावरण बनाता है।
एक घोषणा के साथ बैठक करें कि औपचारिक व्यवसाय अब शुरू होगा। यह सुनिश्चित करें कि हाथ में व्यवसाय करने से पहले आप सभी का ध्यान है।
पिछली बैठक के मिनटों को, जैसा भी हो या सदस्यों द्वारा स्वीकार किए गए किसी संशोधन के साथ स्वीकार करें।
पिछली बैठक के बाद से किए गए किसी भी कार्यों के मालिकों को सूचित करने के लिए, किसी भी अधिकारी की रिपोर्ट प्रस्तुत करना आवश्यक है।
व्यवसाय के पहले आइटम पर जाएं। प्रस्ताव पर चर्चा करें और चर्चा के लिए कहें। बोलने से पहले सदस्यों को कुर्सी से पहचाना जाना चाहिए। यह प्रणाली सुनिश्चित करती है कि चर्चा एक अनुत्पादक मुक्त-के लिए सभी में नहीं घटती है, जो तब हो सकती है जब भावनाएं किसी विशेष कोंडो मुद्दे के बारे में उच्च चल रही हों।
प्रस्ताव को स्थानांतरित करें, या तो पहले कहा गया है या चर्चा के अनुसार संशोधित किया गया है, और फिर एक वोट लें।
बैठक के सचिव सुनिश्चित करें कि गति के सटीक शब्द और आगे बढ़ने से पहले वोट के परिणाम पर ध्यान दें। यह प्रस्ताव तब उस विशेष मुद्दे पर एसोसिएशन के बाद की कार्रवाई का मार्गदर्शन करेगा।
इस तरह से व्यापार के प्रत्येक आइटम के माध्यम से काम करें।
