आप उपकरण, सॉफ्टवेयर, आपूर्ति, स्टाफ या अन्य संसाधनों को प्राप्त करने की अपनी संभावनाओं को बढ़ा सकते हैं यदि आप अपनी कंपनी पर अपने लाभ पर ध्यान केंद्रित करते हैं, बजाय केवल अपने या अपने विभाग के। यह निर्धारित करना कि आवश्यक संसाधन कैसे लागतों में कटौती करने में मदद करेंगे या मुनाफे को बढ़ाने में मदद करेंगे, जब भी आप अधिक सहायता का अनुरोध करते हैं तो एक मजबूत तर्क बनाने में मदद मिलेगी।
अपने लीड का पता लगाएं
मुख्य वाक्य वह उद्घाटन है जो पाठक को बताता है कि पत्र क्यों महत्वपूर्ण है। मुख्य कथन पर निर्णय लें जिसे आप अतिरिक्त संसाधनों के लिए अपने अनुरोध को सही ठहराना चाहते हैं और इसका उपयोग अपने पत्र को शुरू करने के लिए करें। यह एक व्यापक दावा हो सकता है, जैसे कि यह कहना कि आपके द्वारा अनुरोधित संसाधन बिक्री बढ़ाने या लागत में कटौती करने में मदद करेंगे। फिर आप पत्र के शरीर में अपने दावे के लिए समर्थन प्रदान करते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आप किसी लेखा विभाग के लिए नए सॉफ़्टवेयर का अनुरोध कर रहे हैं, तो आप अपना पत्र शुरू कर सकते हैं, “मैं लेखांकन विभाग के लिए दो एबीसी सॉफ़्टवेयर लाइसेंसों का अनुरोध करना चाहूंगा, जो कंपनी को खोए हुए आदेशों की संख्या कम करने और बढ़ाने में मदद करेंगे कंपनी का राजस्व। ”फिर आप समझाएंगे कि सॉफ्टवेयर आपको नए ग्राहकों के खातों को त्वरित रूप से संसाधित करने और अनुमोदन करने की अनुमति देगा, जिसके परिणामस्वरूप आदेशों का तेजी से शिपमेंट होगा, और प्राप्तियों को जल्द इकट्ठा करने में मदद मिलेगी।
सहायता प्राप्त करें
उन लोगों की एक सूची लिखें जो आपके अनुरोध के अलावा उन लोगों से लाभान्वित होंगे जो सीधे संसाधनों का उपयोग करेंगे। उदाहरण के लिए, यदि आप संसाधनों का अनुरोध कर रहे हैं जो संभावित ग्राहकों पर तेजी से क्रेडिट जाँच करने में आपकी सहायता करेगा, तो इससे आपके बिक्री विभाग को उन ग्राहकों को खोने से बचाने में मदद मिलेगी जो अनुमोदन का इंतजार करते हुए दूसरे विक्रेता के लिए खरीदारी जारी रखते हैं। बिक्री विभाग से संपर्क करें और अपने अनुरोध के उनके समर्थन का उपयोग करने की अनुमति के लिए उनसे पूछें। उन समस्याओं की तलाश करें जिनके नए संसाधन आपके लिए हल करेंगे और उन लोगों को ढूंढेंगे जो उन समस्याओं से प्रभावित हैं।
नंबर चलाएं
आपके अनुरोध के तरीके की एक सूची लिखें, जिससे कंपनी के पैसे बचेंगे या बिक्री बढ़ेगी। यहां तक कि अगर आप किसी ऐसी चीज के लिए संसाधनों का अनुरोध कर रहे हैं जिसका स्पष्ट रूप से अमूर्त लाभ है, तो भी आप वित्तीय लाभ पा सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप कर्मचारी कल्याण कार्यक्रम शुरू करने के लिए संसाधन चाहते हैं, तो अनुपस्थिति, स्वास्थ्य बीमा दावों, कर्मचारी टर्नओवर, श्रमिकों के मुआवजे के दावों और अन्य उत्पादकता घाटे की कंपनी को लागत निर्धारित करने के लिए अपने मानव संसाधन विभाग के साथ मिलें, जो एक कल्याण कार्यक्रम को कम कर सकता है या कम करना।
सूची गुणात्मक लाभ
आपके अनुरोधित संसाधनों को प्रदान करने वाले कुछ लाभ आसानी से मात्रात्मक नहीं हो सकते हैं, लेकिन आपके वरिष्ठ अभी भी यह देखने में सक्षम होंगे कि वे कंपनी को सकारात्मक रूप से कैसे प्रभावित करेंगे।इस तरह के लाभों में बेहतर कर्मचारी मनोबल, टर्नओवर में कमी, ग्राहकों की संतुष्टि में वृद्धि, ग्राहक रिटर्न में कमी और उत्पादकता और दक्षता में सुधार शामिल हो सकते हैं।
लागत / लाभ अनुपात दिखाएं
अगर संभव हो तो, अपने अनुरोध की लागत / लाभ अनुपात दिखाकर अपना पत्र समाप्त करें। आपके अनुरोध से जुड़ी सभी लागतों की सूची बनाएं, फिर उन मात्रात्मक और गुणात्मक लाभों को सूचीबद्ध करें जो आपको अनुरोध किए गए संसाधन प्रदान करेंगे। अपने पत्र का उपयोग "उन्हें बताएं जो आप उन्हें बताने जा रहे हैं।" उन्हें बताओ। उन्हें बताएं कि आपने उन्हें क्या कहा था, "प्रारूप, एक मजबूत लीड के साथ शुरू, पत्र के शरीर में इसका समर्थन करना, और एक पुनरावृत्ति के साथ खत्म करना।
