यदि आपको अपने नियोक्ता को यह बताने में अपनी ऊर्जा पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है कि आपको अपने कर्मचारियों के बजाय नए कर्मचारियों को कैसे फायदा होगा, तो आपको अपनी ज़रूरत के अतिरिक्त कर्मचारी मिलने की संभावना है। वित्तीय, ग्राहक सेवा और उत्पादकता लाभ की मात्रा निर्धारित करने से आपको अपनी सहायता प्राप्त करने में मदद मिलेगी।
एक कदम: समस्याओं और अवसरों की सूची
उन कारणों की एक सूची लिखें जिन्हें आपको अतिरिक्त स्टाफ सदस्यों की आवश्यकता है। आपके पास सक्षम कर्मचारी हो सकते हैं, लेकिन पर्याप्त नहीं। उदाहरण के लिए, आप समय सीमा को पूरा करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं, ग्राहकों की शिकायतों को संभाल सकते हैं या समय पर आदेश भर सकते हैं। कर्मचारियों के लिए आपकी आवश्यकता सही कर्मचारियों के न होने के कारण भी हो सकती है। यह त्रुटियों, बढ़े हुए खर्चों, बिक्री के अवसरों या कानूनी देनदारियों को जन्म दे सकता है। अनुचित स्टाफिंग के कारण होने वाले मुद्दों में शामिल हो सकते हैं:
- कम उत्पादकता
- दक्षता में कमी
- चोटों में वृद्धि
- गरीब ग्राहक सेवा
- ग्राहक दोष
- खर्च बढ़ गया
- मनोबल घटा
- उच्च कर्मचारी टर्नओवर
- खोई हुई बिक्री
- बाधाओं
चरण दो: लाभ की सूची
कर्मचारियों को जोड़ने वाले लाभों की एक सूची लिखें जो कंपनी को प्रदान करती है। यह आपकी समस्याओं और अवसरों की सूची को प्रतिबिंबित करेगा, लेकिन यह दर्शाता है कि कार्यबल में किस तरह से जोड़ने से कंपनी को अपने निवेश पर लाभ मिलता है। उदाहरण के लिए, बिक्री प्रतिनिधि की कमी के कारण होने वाली समस्याओं में नए ग्राहकों की संभावना, मौजूदा ग्राहकों से बिक्री बढ़ाने और ग्राहक सेवा प्रदान करने की क्षमता की कमी शामिल है। कर्मचारियों को जोड़ने के लाभों में बिक्री और राजस्व बढ़ाना शामिल हो सकता है - संख्या प्रदान करना, यदि संभव हो - साथ ही ग्राहक प्रतिधारण में सुधार और उत्पाद रिटर्न में कमी।
चरण तीन: व्यय की गणना
निर्धारित करें कि अनुरोधित हायर कंपनी की लागत कितनी होगी। वेतन, वेतन, पेरोल करों, लाभों, उपकरणों और सॉफ्टवेयर को शामिल करें, इसलिए कंपनी को पता है कि आपने अपना होमवर्क किया है। आप केवल मजदूरी और वेतन के आधार पर अपने अनुरोध में लागत / लाभ अनुपात प्रदान नहीं करना चाहते हैं, केवल वित्त विभाग को ओवरहेड लागत जोड़कर उस संख्या को नीचे गिराना है।
चरण चार: नौकरी विवरण लिखें
यदि आप अपनी कंपनी को यह समझाने में सक्षम हैं कि उसे अतिरिक्त कर्मचारी रखने की आवश्यकता है, तो प्रबंधन आपके द्वारा प्रस्तावित पदों के बारे में जानकारी देखना चाहेगा। यह निर्धारित करने के लिए कंपनी के संगठन चार्ट की एक प्रति प्राप्त करें कि नया किराया कहाँ फिट होगा।नौकरी के शीर्षकों पर निर्णय लें और विस्तृत नौकरी विवरण बनाएं जो इन नए पदों को दिखाते हैं, जो आपके द्वारा हाइलाइट की गई समस्याओं को हल करेंगे या हल करेंगे।
चरण पाँच: अपने दस्तावेज़ को व्यवस्थित करें
तय करें कि आप अपने पत्र में जानकारी कैसे प्रस्तुत करेंगे। एक मजबूत उद्घाटन के साथ शुरू करें जो इस तथ्य पर ध्यान देता है कि कंपनी को समस्या है या एक अवसर याद आ रहा है। समस्या या अवसर के लिए एक ठोस प्रभाव को कनेक्ट करें ताकि कंपनी को पता चले कि कितना पैसा खो रहा है, या तो बढ़े हुए खर्च या छूटी हुई बिक्री के माध्यम से। जब आप यह प्रदर्शित कर लें कि कंपनी के पास एक ठोस समस्या है, तो अपना समाधान प्रदान करें। उन्हें बोर्ड पर लाने की लागत में नए किराए को जोड़कर कंपनी के लाभ की तुलना करें। यदि कंपनी नए कर्मचारियों को काम पर नहीं रखती है तो कंपनी को होने वाले नुकसान को दिखाएं। यदि कंपनी अंडर-स्टाफिंग स्थिति को संबोधित नहीं करती है तो संभावित खोई बिक्री और राजस्व को शामिल करना न भूलें। एक महत्वपूर्ण जानकारी चुनें जिसे आप बाहर खड़े करना चाहते हैं जिसे आप अपने पत्र में एक पोस्टस्क्रिप्ट में शामिल कर सकते हैं।
