क्विकबुक में प्रकारों का उपयोग कार्यक्रम का अक्सर गलत समझा जाता है और जैसा कि अक्सर उपेक्षित या दुरुपयोग होता है। प्रकारों के उपयोग के लचीलेपन के कारण यह इतना विशाल है कि इसका उपयोग किसी भी प्रकार की सूचना को ग्राहकों, नौकरियों, विक्रेताओं और बेची गई या खरीदी गई वस्तुओं के बारे में जानने के लिए किया जा सकता है। कौन सा डेटा चुनना है यह व्यवसाय के प्रकार पर निर्भर करता है।
विक्रेता प्रकार
QuickBooks कार्यक्रम के भीतर प्रकारों का उचित उपयोग आपको किसी विशेष व्यवसाय के लिए सार्थक डेटा का उपयोग करके अनुकूलित रिपोर्ट और मेलिंग सूची तैयार करने की अनुमति देता है। विक्रेता प्रकार के संदर्भ में व्यवसाय के मालिकों के पास कई विकल्प हैं। कुछ व्यवसाय एक प्रकार के रूप में विक्रेता के उद्योग का उपयोग करना चुनते हैं। एक खुदरा स्टोर उन विक्रेताओं के उत्पादों को प्रतिबिंबित करता है जो वे बेचते हैं। कुछ विक्रेता किराने का सामान बेचते हैं, और अन्य दवा या तम्बाकू उत्पाद। अन्य व्यवसायों में विक्रेता हो सकते हैं जो भौगोलिक क्षेत्र के लिए विशिष्ट होते हैं जब उत्पाद का वितरण समय संवेदनशील होता है तो वे विक्रेता स्थानों के आधार पर प्रकार बना सकते हैं।
निर्माण उद्योग में वे उपलब्ध कराई गई सेवाओं के प्रकार के आधार पर विक्रेताओं का चयन कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक निर्माण कंपनी चित्रकारों, ड्राईवॉल हैंगर, फ्रैमर्स और इलेक्ट्रिकल और प्लंबिंग ठेकेदारों का उपयोग कर सकती है। यदि एक उप-प्रकार बनाना आवश्यक है (उदाहरण के लिए यदि कोई कंपनी आंतरिक पेंट नौकरियों के लिए एक उप-कॉन्ट्रेक्टर का उपयोग करती है और दूसरा बाहरी पेंट नौकरियों के लिए) तो यह सामान्य प्रकार के लेबल वाले चित्रकारों और आंतरिक और बाहरी चित्रकारों के लिए एक उप-प्रकार का निर्माण करेगा।
यह विक्रेता के व्यवसाय के नाम के लिए स्पेस के तहत टाइप करते समय एडिट वेंडर स्क्रीन के माध्यम से किया जाता है।
ग्राहक / नौकरी के प्रकार
उन कंपनियों के लिए जो एक ही ग्राहक के लिए एक से अधिक कार्य करते हैं, QuickBooks ग्राहक के नाम के नीचे नौकरियों के निर्माण की अनुमति देता है। विक्रेताओं के लिए उपयोग किए जाने वाले ग्राहकों के लिए उसी प्रकार का उपयोग करें, हालांकि किसी ग्राहक का भौगोलिक क्षेत्र यह जानना महत्वपूर्ण नहीं होगा कि यह विक्रेताओं के लिए है। कुछ व्यवसायों में थोक और खुदरा ग्राहक होते हैं और जैसे वे उन प्रकार के पदनामों का उपयोग करते हैं। यदि ग्राहकों को अलग करने के लिए उपयोग किए जाने वाले कोई स्पष्ट पदनाम नहीं हैं, तो ग्राहकों का व्यापार कैसे सुना जाता है, इसका ट्रैक रखने के लिए प्रकार का उपयोग करें। इन श्रेणियों में "मुंह के शब्द," "पीले पृष्ठ," "समाचार पत्र विज्ञापन," या "प्रत्यक्ष मेल" शामिल होंगे। वर्ष के अंत में, एक रिपोर्ट तैयार की जा सकती है जो यह दर्शाएगी कि कौन सा विपणन अभियान ग्राहकों और बिक्री को उत्पन्न करने में सबसे सफल था। नौकरी के प्रकारों के साथ, "व्यवसाय" सुविधा का उपयोग करने वाले व्यवसाय निर्माण संबंधित कंपनियों के समान हैं। एक ग्राहक एक दिन आपकी कंपनी की छत की मरम्मत कर सकता है और दूसरे दिन एक प्लंबिंग समस्या को संभाल सकता है। प्रत्येक सेवा के लिए एक नौकरी का प्रकार बनाने से यह पता लगाने में सहायता मिलती है कि आप कौन सी सेवाओं की पेशकश करते हैं जो सबसे अधिक लाभ मार्जिन उत्पन्न करते हैं और जो अंत में राजस्व की तुलना में अधिक धन खर्च करते हैं।
आइटम प्रकार
आइटम प्रकार एकमात्र प्रकार है जिसे क्विकबुक प्रोग्राम द्वारा पहले से ही परिभाषित किया गया है। क्विकबुक में 12 आइटम प्रकार प्रीसेट हैं। एक आइटम एक सेवा या भौतिक वस्तु है जिसे बेचा जाता है। आइटम प्रकार इस प्रकार हैं:
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सेवा - यदि आप जो बेचते हैं वह सेवा है, जैसे, एक भूनिर्माण कंपनी, एक आइटम "मोविंग" बनाएं और इसे "सेवा" प्रकार बनाएं।
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इन्वेंटरी पार्ट- समान भूनिर्माण व्यवसाय में, यदि आप लॉन उपकरण की मरम्मत के लिए पुर्जे बेचते हैं, उदाहरण के लिए "मोवर ब्लेड्स" तो ये एक इन्वेंट्री पार्ट होगा।
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इन्वेंटरी असेंबली- एक असेंबली पूरे उत्पाद को पूरा करने के लिए कई अलग-अलग इन्वेंट्री पार्ट्स से बना होता है। उदाहरण के लिए यदि आप एक स्टूल का निर्माण करना चाहते हैं, तो यह एक सीट से बना होगा, समर्थन के साथ चार पैर और शायद एक स्टूल कुशन।
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गैर-इन्वेंट्री पार्ट्स - कार्यालय और सफाई की आपूर्ति जैसी चीजों को वर्गीकृत करने के लिए इस प्रकार का उपयोग करें। यदि आप अपने ग्राहक को नौकरी पूरी करने के लिए आवश्यक वस्तुओं के लिए शुल्क दे रहे हैं, तो इन मदों को गैर-इन्वेंट्री भागों माना जाएगा।
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फिक्स्ड एसेट्स - आपके पास एक ऐसी संपत्ति है जो आपके व्यवसाय को चलाने के लिए आवश्यक है और कम या ज्यादा स्थायी स्थिरता है। एक वाहन, एक इमारत या कंप्यूटर एक निश्चित संपत्ति होने के रूप में योग्य होगा।
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अन्य शुल्क - यदि आप देर से भुगतान शुल्क, वित्त शुल्क या शिपिंग खर्च लेते हैं, तो इन्हें "अन्य शुल्क" माना जाएगा।
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उप-योग - ग्राहक चालान पर एक उप-योग शामिल करने के लिए आपको "सबटोटल" प्रकार बनाना होगा। यह सभी आइटम जोड़ता है और बिक्री करों को कुल में जोड़ने से पहले एक रनिंग टोटल देता है। यह मदद करता है जब आप "छूट" सुविधा का उपयोग कर जोड़ने से पहले प्रतिशत छूट को हटाने के लिए कर रहे हैं।
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समूह - एक इन्वेंट्री असेंबली की तरह, एक समूह उन मदों से बना होता है जो "पैकेज" सौदे में शामिल होते हैं। उदाहरण के लिए एक पूर्ण लॉन सेवा का विवरण अलग-अलग सेवा मदों, "मोविंग", "एडिंग" और "ट्री स्लिमिंग" से बना हो सकता है।
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डिस्काउंट - एक छूट आइटम बनाना सबटोटल से एक प्रतिशत या एक निश्चित राशि घटाता है।
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भुगतान - यदि बिक्री के समय कुल बकाया राशि के एक हिस्से का भुगतान करना ग्राहक के लिए आम है, तो एक "भुगतान" आइटम बनाएं जो किसी चालान पर बकाया राशि को कम करता है।
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बिक्री कर वस्तु- बिक्री कर की गणना आमतौर पर राज्य और स्थानीय स्तर पर की जाती है। यह आइटम राज्य के लिए और स्थानीय विवेकाधीन कर के लिए एक अलग बिक्री कर आइटम बनाने की अनुमति देता है।
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सेल्स टैक्स ग्रुप- यह आइटम एक समूह के रूप में दो या अधिक अलग-अलग बिक्री कर वस्तुओं से बना होता है। आपके काउंटी में, आपके पास 1 प्रतिशत विवेकाधीन कर और 6 प्रतिशत राज्य कर हो सकता है, "बिक्री कर समूह" आपको एक पंक्ति वस्तु रखने की अनुमति देता है जो एक ही लेनदेन में दोनों प्रकार के "बिक्री कर वस्तुओं" का ट्रैक रखता है।
