एक छोटा कार्यालय देय खाता एक चालू देयता खाता है जो ऋण दायित्वों से बना होता है जिसे अगले 12 महीनों के भीतर भुगतान किया जाना चाहिए। यह महत्वपूर्ण है कि इन ऋण मदों का समर्थन करने वाले दस्तावेजों को व्यवस्थित किया जाता है ताकि इन दायित्वों पर भुगतान समय पर हो सके। देय खातों का समय पर भुगतान संगठन के क्रेडिट स्टैंडिंग प्लस को बनाए रखता है और लेनदारों और आपूर्तिकर्ताओं के साथ अच्छे और स्थिर संबंध सुनिश्चित करता है।
मैच को उनके खरीद आदेश और प्राप्त करने या सेवा पूरा करने के दस्तावेज के साथ चालान प्राप्त हुआ। एक मान्य और देय इनवॉइस मौजूद है जब एक अनुमोदित खरीद आदेश बनाया गया था और ऑर्डर पर आइटम प्राप्त हुए थे या सेवाएं पूरी हो गई थीं। बेजोड़ खरीद आदेश, दस्तावेज़ प्राप्त करने और अन्य सहायक कागजी कार्रवाई के लिए विक्रेता के नाम से फ़ोल्डर बनाएं।
भुगतान की तिथि तक देय दस्तावेजों को फाइल करें। सहायक दस्तावेजों के साथ चालान मिलान होने के बाद, नियत तारीख की जांच करें और चालान के लिए भुगतान की तारीख निर्धारित करें। महीने के प्रत्येक दिन का प्रतिनिधित्व करने वाले फ़ोल्डरों में इनवॉइस व्यवस्थित करें। जब आप चालान के लिए भुगतान की तारीख निर्धारित करते हैं, तो उस दिन के तहत इसे दर्ज करें। एक अकॉर्डियन फ़ोल्डर, जिसमें बहुत जगह नहीं है, का उपयोग दस्तावेजों को व्यवस्थित रखने के लिए किया जा सकता है; प्रत्येक टैब महीने के एक दिन का प्रतिनिधित्व कर सकता है। यदि एक अकॉर्डियन फ़ोल्डर बहुत छोटा है, तो लटकने वाली फ़ाइलों का उपयोग करने पर विचार करें जो कागजी कार्रवाई के लिए अधिक जगह प्रदान करते हैं। प्रत्येक फ़ोल्डर या फ़ाइल को केवल महीने का दिन असाइन करें; जब वर्तमान महीना समाप्त होता है, तो आप अगले महीने के लिए इन फ़ाइलों का पुन: उपयोग कर सकते हैं।
अपने दैनिक शेड्यूल में देय खातों की उस दिन की फ़ाइल की समीक्षा शामिल करें। यदि उस दिन के तहत चालान किए गए हैं, तो चालान के लिए भुगतान जारी करें और भुगतान के रूप में चिह्नित करें। चालान को भुगतान की तारीख, चेक नंबर या लेनदेन आईडी को नोट करना चाहिए, यदि इलेक्ट्रॉनिक रूप से भुगतान किया जाता है, तो भुगतान करने वाले व्यक्ति की भुगतान की गई राशि और पहचान।
प्रत्येक विक्रेता या लेनदार के लिए बनाई गई फाइलों में फ़ाइल का चालान। वेंडर की फाइल में अकाउंटिंग या 12 महीने की अवधि के बाद से सभी भुगतान किए गए चालान होने चाहिए। इस फ़ाइल में दस्तावेज़ विक्रेता को किए गए भुगतान का समर्थन करते हैं। यदि भुगतान पर कोई समस्या आती है या विक्रेता दावा करता है कि भुगतान प्राप्त नहीं हुआ है, तो यह दस्तावेज़ भुगतान पूरा होने और भुगतान की गई वस्तुओं या भुगतान नहीं किए जाने पर समर्थन प्रदान कर सकता है।
