"जनजातीय ज्ञान" को किसी भी अलिखित जानकारी के रूप में परिभाषित किया जाता है जिसे आपका व्यवसाय, टीम, समूह या जनजाति अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए उपयोग करती है। आदिवासी ज्ञान के साथ समस्या यह है कि जब आप जनजाति के प्रमुख सदस्यों को खो देते हैं, तो ज्ञान उनके साथ चला जाता है। जब आप अपनी कंपनी की प्रक्रियाओं या प्रक्रिया का दस्तावेज बनाते हैं, तो आप इस ज्ञान की रक्षा कर सकते हैं और जल्दी से नए सदस्यों को गति प्रदान कर सकते हैं। "जनजातीय ज्ञान" दस्तावेज की आवश्यकता को समझना इन दस्तावेजों को बनाने का एक महत्वपूर्ण तत्व है।
अपने उद्धार को परिभाषित करें
एक सरल कथन लिखकर "स्कोप स्टेटमेंट" बनाएं जो इस प्रलेखन परियोजना में शामिल होने वाली हर चीज की पहचान करता है। स्पष्ट रूप से उस विशिष्ट प्रक्रिया की पहचान करें जिसे प्रलेखित किया जाएगा। यह बताएं कि क्या प्रक्रिया प्रलेखन यह दर्शाता है कि प्रक्रिया वास्तव में आज कैसे काम करती है या यह परिभाषित करती है कि भविष्य में प्रक्रिया कैसे काम करनी चाहिए।
एक "स्वामित्व मैट्रिक्स" बनाएं जो दिखाता है कि प्रक्रिया का मालिक कौन है या प्रक्रिया के कौन से हिस्से का मालिक है। यह मैट्रिक्स एक संगठनात्मक चार्ट या एक प्रक्रिया-प्रवाह आरेख के रूप में सरल हो सकता है जो मालिकों और मालिकों की संपर्क जानकारी को स्पष्ट रूप से पहचानता है।
उन विशिष्ट उत्पादों या सेवाओं की पहचान करें जिन्हें दस्तावेज किया जा रहा है। यह आम तौर पर एक सूची होती है जिसमें मॉडल नंबर, भाग संख्या और विवरण जैसी सभी या प्रासंगिक जानकारी शामिल होती है।
प्रक्रिया में शामिल लोगों की भूमिकाओं का वर्णन करें। नौकरी के शीर्षक और व्यक्तिगत क्षमताओं के आधार पर स्पष्ट विवरण प्रदान करें। बताएं कि यह स्थिति क्या करती है और यह प्रक्रिया में कैसे फिट होती है। यह एक एकल दस्तावेज़ हो सकता है जो नौकरी के शीर्षक और विवरण को सूचीबद्ध करता है या प्रक्रिया में प्रत्येक प्रमुख स्थिति के लिए एक पूर्ण नौकरी का विवरण होता है।
प्रक्रिया के प्रत्येक चरण को "प्रोसेस फ़्लो" आरेख या चार्ट बनाकर, शुरुआत से अंत तक दस्तावेज़ करें। आमतौर पर एक उच्च-स्तरीय प्रवाह चार्ट प्रक्रिया के प्रमुख चरणों को दर्शाते हुए बनाया जाता है और एक निम्न-स्तरीय प्रवाह चार्ट प्रक्रिया चरणों का दस्तावेजीकरण करता है जो प्रत्येक प्रमुख चरणों के अधीन होते हैं।
प्रक्रिया के प्रत्येक चरण के लिए उपयुक्त "नीतियां और प्रक्रियाएं" दस्तावेज बनाएं। जैसा कि आप साक्षात्कार और अनुसंधान के साथ प्रक्रिया का पता लगाते हैं, ये नीतियां और प्रक्रियाएं सामने आएंगी। विस्तृत नोट रखें, जो इन नीति और प्रक्रिया दस्तावेजों को बनाने के लिए आधार के रूप में काम करेंगे।
अपने डिलिवरेबल्स में एक दस्तावेज़ शामिल करें जो आंतरिक "दस्तावेज़ प्रबंधन" प्रक्रिया का स्पष्टीकरण प्रदान करता है। इस दस्तावेज़ को समझाया जाना चाहिए कि कंपनी के दस्तावेज़ों की समीक्षा और अनुमोदन कैसे किया जाता है, और कंपनी के भीतर वितरित और संग्रहीत किया जाता है।
दस्तावेज़ बनाएँ
वर्तमान में जो कुछ भी है उसकी स्पष्ट समझ प्राप्त करने के लिए मौजूदा दस्तावेजों की सूची। यदि मौजूदा दस्तावेज़ों में समान जानकारी शामिल है, तो आपको नए दस्तावेज़ बनाकर पहिए को फिर से नहीं लगाना होगा। पहचानें कि इनमें से कौन से दस्तावेज प्रयोग करने योग्य हैं और इन्हें बनाया जा सकता है, और कौन से दस्तावेज अप्रचलित हैं। मौजूदा दस्तावेज़ों की पूरी सूची के साथ, आपको पता चल जाएगा कि कौन से दस्तावेज़ गायब हैं और बनाए जाने चाहिए। प्रत्येक दस्तावेज़ की स्थिति को मौजूदा, अप्रचलित या नए के रूप में दिखाने वाले दस्तावेज़ों की एक समग्र सूची बनाएँ। शीर्ष प्रबंधक के साथ आपकी पहली बैठक से पहले हाथ में यह "इन्वेंटरी" है।
मौजूदा संगठनात्मक चार्ट और कंपनी निर्देशिकाओं की तरह, पहले से उपलब्ध किसी भी चीज़ की समीक्षा करके "स्वामित्व मैट्रिक्स" बनाएं। शीर्ष प्रबंधक के साथ आपकी पहली बैठक से पहले हाथ में यह "स्वामित्व मैट्रिक्स" है।
शीर्ष प्रबंधक से मिलें और अपने "इन्वेंटरी" और "स्वामित्व मैट्रिक्स" की समीक्षा करें। इस बैठक का लक्ष्य केवल शीर्ष प्रबंधक को आपके शोध को प्राप्त करना नहीं है, बल्कि इसे स्वीकार करना और आपकी योजना से सहमत होना है। इस बैठक के लिए तैयार रहें और शीर्ष प्रबंधक का समय बर्बाद न करें।
शीर्ष प्रबंधक द्वारा आपके "इन्वेंटरी" और "स्वामित्व मैट्रिक्स" में किए गए सभी परिवर्तनों के बाद प्रत्येक विभाग प्रमुख से मिलें। इन विभाग-प्रमुख बैठकों का लक्ष्य उस विभाग के प्रमुख को उस गति से आगे लाना है जो आप कर रहे हैं और प्रत्येक विभाग प्रमुख की भूमिका और प्रक्रिया चरणों पर चर्चा शुरू करते हैं जो उनके स्वयं के हैं। विस्तृत नोट्स लें या बैठक को रिकॉर्ड करें ताकि आप कुछ भी याद न करें। जैसे ही आप इन विभाग-प्रमुख बैठकों के माध्यम से आगे बढ़ते हैं, यह प्रक्रिया सामने आएगी और जमना शुरू हो जाएगी।
जैसा कि आप प्रत्येक विभाग प्रमुख से नई या अधिक सटीक जानकारी प्राप्त करते हैं, सभी वितरण को एक नित्य आधार पर अपडेट करें। आपकी पिछली विभाग-प्रधान बैठक के बाद, आपको अपने आधे डिलिवरेबल्स के बारे में पता लगाना चाहिए।
प्रक्रिया में शामिल उचित पर्यवेक्षकों, शीर्ष कारीगरों और अन्य लोगों से मिलकर स्पष्ट करें कि प्रक्रिया के उस चरण में वास्तव में क्या हो रहा है। इन लोगों की पहचान आपके साक्षात्कार के दौरान उनके विभाग प्रमुख द्वारा की जाएगी। ये हाथ वाले लोग आमतौर पर कदम से कदम, दिन-प्रतिदिन, अपने-अपने विभाग के प्रमुख की तुलना में जिम्मेदारी के क्षेत्र में प्रक्रियाओं के अधिक जानकार होते हैं। फिर से, विस्तृत नोट्स लें और इन लोगों से मिलने से पहले तैयार होने के लिए हर संभव प्रयास करें ताकि आप उस समय को कम से कम करें जो आप अपने व्यस्त दिन से निकाल रहे हैं।
अपने सभी दस्तावेजों का पहला मसौदा पूरा करें। इसे पहला ड्राफ्ट कहा जाता है, लेकिन ये दस्तावेज़ अभी भी पूरी तरह से उन सभी सूचनाओं के आधार पर पूर्ण होना चाहिए जो आपने आज तक प्राप्त की हैं।
अपने पहले ड्राफ्ट के दस्तावेजों को वितरित करें, स्पष्ट रूप से पहले ड्राफ्ट के रूप में, संबंधित विभाग प्रमुखों और अधीनस्थों को उनकी समीक्षा के लिए चिह्नित करें। उन्हें इन दस्तावेजों की पूरी तरह से समीक्षा करने का समय दें और उन्हें किसी भी बदलाव को फिर से करने के लिए कहें।
लाल रेखाओं के सभी की समीक्षा करने और इन दस्तावेजों के अपने अंतिम मसौदे के लिए तैयार करने के लिए एक ही विभाग के प्रमुखों और अधीनस्थों के साथ व्यक्तिगत बैठकों का दूसरा दौर शुरू करें।
सभी रेड-लाइन संशोधनों को पूरा करें। एक चरण में परिवर्तनों पर पूरा ध्यान दें, जो पिछले या बाद के कदम को प्रभावित कर सकते हैं, और उन दस्तावेजों, प्रक्रियाओं या प्रवाह चरणों को तदनुसार बदल सकते हैं। इस अंतिम ड्राफ्ट को संबंधित विभाग प्रमुखों और अधीनस्थों को उनकी अंतिम समीक्षा के लिए प्रस्तुत करें।शीर्ष प्रबंधक की समीक्षा के लिए संपूर्ण अंतिम ड्राफ्ट समवर्ती रूप से शीर्ष प्रबंधक को भेजें।
अंतिम संशोधन करें और अंतिम अनुमोदन के लिए इन संशोधित दस्तावेजों को आरंभकर्ता को वापस भेजें। अंतिम अनुमोदन से पहले आगे और पीछे कई संशोधन हो सकते हैं। आपको दस्तावेजों, या दस्तावेजों के कुछ हिस्सों पर पूर्ण स्वीकृति देने के लिए प्रत्येक अधीनस्थ और विभाग प्रमुख की आवश्यकता होती है, जो सीधे उनके जिम्मेदारी वाले क्षेत्र से संबंधित होते हैं। हालाँकि, आपके दस्तावेज़ को तब तक अनुमोदित नहीं माना जाता जब तक कि शीर्ष प्रबंधक ने इसकी समीक्षा और अनुमोदन नहीं कर दिया हो।
टिप्स
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साक्षात्कार नाजुक हो सकते हैं क्योंकि आप किसी के कार्यदिवस को बाधित कर रहे हैं। उपलब्ध सामग्रियों के लिए इन साक्षात्कारों के लिए तैयार रहें, जैसे कि "प्रोसेस फ्लो चार्ट" या अन्य दस्तावेज जो साक्षात्कार को आगे बढ़ने में मदद करेंगे। व्यवहार्य बनें और हमेशा सभी के साथ उसी सम्मान और सम्मान के साथ व्यवहार करें जो आप अपने लिए उम्मीद करते हैं। कुशल रहें और साक्षात्कार को बैठक के विशिष्ट लक्ष्य पर केंद्रित रखें।
