प्रक्रिया प्रलेखन स्पष्ट रूप से एक कंपनी में होने वाले महत्वपूर्ण कार्यों को रेखांकित करता है। वे कर्मचारियों के बीच भ्रम को खत्म करते हैं और एक कंपनी के सभी सदस्यों को एक ही पृष्ठ पर डालते हैं। एक प्रक्रिया दस्तावेज़ परिभाषित करता है कि किसी कंपनी में वर्तमान प्रक्रियाएं क्या हैं। वर्तमान प्रथाओं की पहचान करके, आप अक्सर वर्तमान प्रणाली में दोषों का पता लगाते हैं और सुधार के लिए कमरा देखते हैं। प्रक्रिया प्रलेखन भी कंपनी को व्यवसाय की जरूरतों को बदलने के लिए अधिक तेज़ी से समायोजित करने की अनुमति देता है। स्पष्ट रूप से आपकी कंपनी के वर्तमान कार्यों की रूपरेखा बेहतर ढंग से कंपनी को आगे बढ़ने की अनुमति देगी।
दस्तावेज़ का दायरा निर्धारित करें। आप किसी कंपनी या बड़ी कंपनियों में हर प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण कर सकते हैं, प्रक्रियाओं के एक सेट पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक बड़ा निगम संगठन के संपूर्ण कामकाज के दस्तावेजीकरण के बजाय केवल अपने लेखांकन कार्यों के साथ शुरू करना चाहता है।
प्रक्रियाओं का एक-पृष्ठ, दृश्य प्रतिनिधित्व ड्राफ़्ट करें। एक प्रयोज्यता मैट्रिक्स शामिल करें, जो प्रत्येक कार्य या प्रक्रिया प्रवाह आरेख के लिए जिम्मेदार है। एक प्रक्रिया प्रवाह आरेख एक प्रक्रिया को पूरा करने के लिए विभिन्न चरणों का एक उच्च-स्तरीय प्रतिनिधित्व है और संगठन के माध्यम से चरण कैसे बहते हैं। उदाहरण के लिए, एक चालान का भुगतान करने के विभिन्न चरणों को एक प्रक्रिया प्रवाह चार्ट के साथ रेखांकित किया जा सकता है।
उत्पादों और सेवाओं पर इस प्रक्रिया के प्रभाव को स्पष्ट करें। सामान्य ऑपरेशन के प्रभावों और प्रक्रिया में विफलता के कारण का विस्तार होगा। उदाहरण के लिए, यदि चालान खो गए हैं और भुगतान नहीं किया गया है, तो आपूर्तिकर्ता अगले आदेश को भेजने से इनकार कर देगा।
प्रक्रिया के भीतर भूमिकाओं को परिभाषित करें। भूमिकाओं को उनके कार्य के आधार पर पहचानें न कि व्यक्तिगत रूप से। उदाहरण के लिए, भुगतान योग्य क्लर्क चालान की प्रक्रिया करते हैं और उन्हें भुगतान के लिए सिस्टम में दर्ज करते हैं। नियंत्रक चालान को मंजूरी देता है और भुगतान को अधिकृत करता है।
प्रक्रिया के भीतर उपयोग किए जाने वाले सभी कंप्यूटर सिस्टम और सॉफ्टवेयर की रूपरेखा। प्रत्येक प्रणाली, उसके उद्देश्य और उसकी कार्यक्षमता को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें।
शुरू से अंत तक प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण करें। पाठ को प्रारूपित करने के लिए एक गाइड के रूप में अपनी प्रक्रिया प्रवाह आरेख का उपयोग करें। दस्तावेज़ में शामिल करने के लिए आपके द्वारा चुने गए दायरे के आधार पर, जितना संभव हो उतना विवरण शामिल करें। व्यक्तिगत नामों के बजाय जिम्मेदारी सौंपने के लिए भूमिका नामों का उपयोग करें।
अपवादों के लिए एक अनुभाग शामिल करें। जब सामान्य प्रक्रिया प्रवाह का पालन नहीं किया जाता है तो दस्तावेज़ क्या होता है। उदाहरण के लिए, जब कंप्यूटर सिस्टम डाउन होते हैं, तो एक पेपर-आधारित अकाउंटिंग सिस्टम इनवॉइस प्रोसेस करने के लिए अधिनियमित किया जाता है।
सभी प्रभावित दलों के साथ प्रक्रिया दस्तावेज की समीक्षा करें। सुनिश्चित करें कि सभी लोग प्रक्रियाओं के बारे में सहमति में हैं।
