अपने सरलतम रूप में, आंतरिक नियंत्रण वह सब कुछ है जो आपके व्यवसाय की पहचान करता है और उन जोखिमों को कम करता है जो यू.एस.लघु व्यवसाय प्रशासन, अक्सर व्यवसाय के वार्षिक राजस्व का लगभग 5 प्रतिशत उपभोग करता है। यद्यपि सभी आकारों के व्यवसायों को धोखाधड़ी, चोरी और व्यावसायिक संपत्तियों के दुरुपयोग का जोखिम होता है, लेकिन अपर्याप्त प्रलेखन प्रक्रियाओं वाले छोटे व्यवसाय अक्सर अधिक असुरक्षित होते हैं। प्रलेखन प्रक्रिया में योगदान होता है, और मजबूत आंतरिक नियंत्रण का हिस्सा होता है।
जवाबदेही बढ़ी
जबकि अच्छी तरह से विकसित प्रलेखन प्रक्रियाएं निवारक और जासूसी दोनों आंतरिक नियंत्रणों को मजबूत करती हैं, अपर्याप्त प्रलेखन प्रक्रियाएं एक मुख्य कारण है कि कुछ व्यवसायों को यह पता नहीं चलता है कि चोरी या धोखाधड़ी तब तक हो रही है जब तक कि "जर्नल ऑफ अकाउंटेंसी" नोट नहीं। औपचारिक दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया नियंत्रण को लागू करने के लिए मार्गदर्शन प्रदान करती है, और वे जवाबदेही बढ़ाते हैं, क्योंकि आपके कर्मचारियों को केवल राज्य के बजाय प्रमाणित और सत्यापित करना चाहिए, कि उन्होंने आंतरिक नियंत्रण का पालन किया या प्रदर्शन किया।
साक्ष्य मान
दस्तावेज़ीकरण प्रक्रियाएं पहचानने योग्य साक्ष्य बनाती हैं, जिसमें एक कार्य या वित्तीय लेनदेन में कौन शामिल था और वह कब और कैसे शामिल हुआ था। आप समय और तारीख की मोहर लगाने की प्रक्रिया बना सकते हैं जो पर्दे के पीछे काम करते हैं और साथ ही कर्मचारियों के पालन के लिए प्रलेखन नियम भी निर्धारित करते हैं। लेनदेन को ट्रेस करने और ऑडिट ट्रेल्स बनाते समय कार्यों को फिर से संगठित करने के लिए दोनों समान रूप से महत्वपूर्ण हैं। उदाहरण के लिए, हस्ताक्षर किए गए वाउचर स्लिप, पेटीएम कैश रिप्लेसमेंट चेक की प्रतियां, एक कर्मचारी का लॉग-इन आईडी और कंप्यूटर समय और तारीख के टिकट सभी ऑडिट ट्रेल सबूत प्रदान करते हैं।
अधिक सुरक्षित सूचना प्रबंधन
वास्तविक या स्कैन किए गए अटैचमेंट, एक वित्तीय रिपोर्ट में फ़ुटनोट्स और एक कंप्यूटर लेनदेन परिवर्तन लॉग, प्रलेखन प्रक्रियाओं के उदाहरण हैं जो प्रबंधन प्रबंधन नियंत्रणों में योगदान करते हैं और उन्हें मजबूत करते हैं। सभी कागज़ या इलेक्ट्रॉनिक व्यवसाय रिकॉर्ड को सही या समायोजित करने के कारणों का दस्तावेजीकरण करने के लिए उपयोगी होते हैं, जो अंततः आपको धोखाधड़ी और कर्मचारी की चोरी को रोकने और पता लगाने में मदद करता है। एक समान तारीख-समय की मुहर और पूर्व अनुमोदन के साक्ष्य, जैसे कि विभाग प्रबंधक के प्रारंभिक, सूचना प्रबंधन नियंत्रणों को और भी मजबूत करते हैं।
बेहतर गुणवत्ता नियंत्रण
आंतरिक और बाहरी दोनों धोखाधड़ी को रोकने के अलावा, गोदाम और इन्वेंट्री-मैनेजमेंट प्रलेखन प्रक्रियाएं गुणवत्ता नियंत्रण का समर्थन कर सकती हैं। इनमें वेयरहाउस कर्मचारियों को आवक और जावक माल की गिनती, निरीक्षण और दस्तावेज क्षतिग्रस्त करने की आवश्यकता होती है। धोखाधड़ी और चोरी की रोकथाम की प्रक्रियाएं जो अच्छे आंतरिक नियंत्रण में योगदान करती हैं, में एक दस्तावेज़ीकरण नियम शामिल है, जिसमें कर्मचारियों को प्रत्येक निवर्तमान ग्राहक आदेश के लिए एक पिक शीट पर हस्ताक्षर करने और प्रस्तुत करने की आवश्यकता होती है, जो विवरणों, भाग संख्याओं, इकाइयों की इकाइयों सहित रिकॉर्ड और इन्वेंट्री आइटम की पहचान करने वाली प्रक्रियाओं को दर्ज करते हैं। माप और मात्रा।
