संगठनात्मक प्रणाली क्या हैं?

एक संगठनात्मक प्रणाली, बस, एक कंपनी की स्थापना कैसे की जाती है। एक अच्छी संगठनात्मक संरचना एक कंपनी में एक पदानुक्रम और संचार के प्रवाह दोनों को पूरा करती है। संगठनात्मक प्रणाली को लागू करने के लिए, हर व्यवसाय के लिए यह महत्वपूर्ण है, कोई फर्क नहीं पड़ता। बेहतर दक्षता, उत्पादकता और निर्णय लेने सहित एक अच्छी तरह से परिभाषित संगठनात्मक संरचना होने के कई लाभ हैं। प्रत्येक संरचना की अपनी ताकत और कमजोरियां हैं। अंततः, ये पेशेवरों और विपक्ष आपके द्वारा चलाए जाने वाले व्यवसाय, आपके उद्योग, आपके संगठन के आकार और अन्य कारकों पर निर्भर करते हैं। यह तय करने से पहले हर तरह की संगठनात्मक प्रणाली पर विचार करना महत्वपूर्ण है जो आपकी कंपनी के लिए सही है।

संगठनात्मक प्रणाली क्या हैं?

एक संगठनात्मक प्रणाली एक संगठन की स्थापना के तरीके की संरचना है। यह संरचना परिभाषित करती है कि किसी व्यवसाय के प्रत्येक विभाजन को किस प्रकार स्थापित किया जाता है, किसकी पदानुक्रम किसके प्रति और किस प्रकार संचार पूरे संगठन में प्रवाहित होती है। आगे भी टूटी हुई, एक संगठनात्मक संरचना परिभाषित करती है कि संगठन में प्रत्येक भूमिका कैसे कार्य करती है। एक अच्छी तरह से परिभाषित संगठनात्मक संरचना के साथ, सभी कर्मचारियों को पता है कि उनसे क्या उम्मीद की जाती है और वे किसकी रिपोर्ट करते हैं। व्यवसाय मालिकों को लंबे और कठिन विचार करना चाहिए कि किस प्रणाली को चुनना है, क्योंकि प्रत्येक संगठन की अद्वितीय आवश्यकताएं हैं। एक संगठनात्मक संरचना जो एक कंपनी के लिए सही है, दूसरे के लिए सही नहीं होगी।

व्यापार में संगठनात्मक प्रणालियों के उदाहरण

संगठनात्मक संरचनाओं के चार मुख्य प्रकार हैं: कार्यात्मक, विभाजन, मैट्रिक्स और फ्लैट। प्रत्येक प्रणाली में अनूठी विशेषताएं हैं।

कार्यात्मक संगठनात्मक संरचना: एक कार्यात्मक संगठनात्मक संरचना एक पारंपरिक पदानुक्रम है। कई कंपनियां, विशेष रूप से बड़े निगम, कार्यात्मक संरचना का पालन करते हैं। इस प्रणाली में विपणन, वित्त, बिक्री, मानव संसाधन और संचालन जैसे कई विशेष विभाग हैं। फिर एक वरिष्ठ प्रबंधक सभी विशेष प्रभागों की देखरेख करता है। रिपोर्टिंग प्रवाह स्पष्ट है। प्रत्येक कर्मचारी अपने वरिष्ठ को रिपोर्ट करता है, जिसमें डिवीजन प्रमुख शामिल हैं, जो वरिष्ठ प्रबंधन को रिपोर्ट करते हैं। वरिष्ठ प्रबंधन पूरे ढांचे की देखरेख करता है। क्योंकि कंपनी विशेष डिवीजनों में विभाजित रहती है, कर्मचारी भी विशेषीकृत हो जाते हैं। यह पदोन्नति और विकास के लिए एक स्पष्ट मार्ग का कारण बनता है। हालांकि, डिवीजनों को एक दूसरे के साथ संवाद करने में परेशानी हो सकती है। क्योंकि सभी विभाग ऊपर की ओर रिपोर्ट करते हैं, उनके बीच थोड़ा क्षैतिज संचार होता है, जो शीर्ष प्रबंधन स्तर को छोड़कर समग्र, पूरी-कंपनी की सोच के लिए बहुत कम जगह छोड़ता है। यह कार्यात्मक संगठनात्मक प्रणाली को बदलने के लिए अनुकूल बनाता है।

संभागीय संगठनात्मक संरचना: एक संभागीय संगठनात्मक संरचना व्यवसाय को उन परियोजनाओं के आधार पर विभाजित करती है, जिन परियोजनाओं पर कर्मचारी काम कर रहे हैं। इस प्रणाली में कानूनी, जनसंपर्क, अनुसंधान और व्यवसाय विकास सहित कई अलग-अलग प्रकार की टीमें शामिल हैं। इसके अलावा, टीमें विशिष्ट परियोजनाओं के आसपास बनाई जाती हैं। उदाहरण के लिए, एक दवा कंपनी की अलग-अलग टीमें हो सकती हैं जो प्रत्येक दवा के निर्माण के लिए समर्पित हों। प्रत्येक प्रोजेक्ट टीम में एक निदेशक या उपाध्यक्ष होता है और संगठन के भीतर एक निश्चित स्तर की स्वायत्तता का अभ्यास करता है। विभागीय संरचना कर्मचारियों को अपनी टीम के काम से गहराई से परिचित होने की अनुमति देती है। हालांकि, डिवीजन अक्सर इस बात से अनजान होते हैं कि अन्य टीमें क्या कर रही हैं, और एक दूसरे के साथ संवाद नहीं करते हैं। आवश्यकता पड़ने पर कर्मचारी डिवीजनों में प्रभावी ढंग से काम करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं। अंततः, यह प्रणाली अपने फैल-आउट संरचना के कारण प्रबंधन करने के लिए चुनौतीपूर्ण हो सकती है।

मैट्रिक्स संगठनात्मक संरचना: एक मैट्रिक्स प्रणाली एक कार्यात्मक संरचना और एक डिवीजनल संरचना के बीच एक क्रॉस है। पक्षियों की आंखों के दृष्टिकोण से, व्यवसाय एक पारंपरिक संरचना में एक पारंपरिक पदानुक्रम और विशेष डिवीजनों के साथ स्थापित किया गया है। हालाँकि, जब आप उन विभाजनों को करीब से देखते हैं, तो वे प्रत्येक एक संभागीय संगठनात्मक संरचना में स्थापित होते हैं। इसका मतलब है कि वे परियोजनाओं और छोटी टीमों में विभाजित हैं। संगठनात्मक संरचना का मैट्रिक्स प्रकार काफी जटिल है और संगठन में संचार की मजबूत प्रणालियों का उल्लेख नहीं करने के लिए बहुत सारी योजना की आवश्यकता है। हालांकि, जब मैट्रिक्स संरचना अच्छी तरह से काम करती है, तो यह बहुत सारे मुद्दों को समाप्त कर देती है जो विभाजन या कार्यात्मक-केवल संगठनों के साथ पॉप अप होते हैं। संचार सही लोगों की यात्रा कर सकता है, जो उत्पादकता और समग्र सोच को बढ़ाता है। इसके अलावा, कर्मचारियों को अन्य विभागों और परियोजनाओं से अवगत कराया जाता है, जिससे क्रॉस-कोऑपरेशन को बढ़ावा मिलता है। नकारात्मक पक्ष पर, मैट्रिक्स संरचना जल्दी से कर्मचारियों के लिए भ्रमित हो सकती है जब बहुत अधिक प्रबंधक होते हैं, और यह स्पष्ट नहीं है कि किसे रिपोर्ट करना है।

समतल संगठनात्मक संरचना: फ्लैट संगठनात्मक संरचना पदानुक्रम के बहुत समतल करती है और कर्मचारियों को अपने काम पर अधिक स्वायत्तता की अनुमति देती है। अक्सर, फ्लैट संगठनों को अस्थायी टीमों में विभाजित किया जाता है, हालांकि उनके पास आमतौर पर औपचारिक संरचना नहीं होती है। एक फ्लैट सिस्टम में अभी भी कुछ टॉप-डाउन डायनामिक्स हैं। अक्सर, जहाज को चलाने वाले कम से कम कुछ वरिष्ठ नेतृत्व होते हैं। हालांकि, यह प्रणाली व्यवसायों की पारंपरिक श्रेणीबद्ध संरचनाओं को बाधित करने पर आधारित है। कई स्टार्टअप और टेक कंपनियां एक सपाट संगठन की ओर बढ़ती हैं, क्योंकि यह नवाचार और कर्मचारी इनपुट को प्रोत्साहित करता है। सोच यह है कि जब कर्मचारियों को लाल टेप से तंग नहीं किया जाता है, तो वे स्वतंत्र रूप से सोचेंगे और नए, लाभदायक विचार उत्पन्न करेंगे। यह टीमों के बीच संचार बढ़ाता है और कुछ संचार मुद्दों को समाप्त करता है जो तब हो सकते हैं जब संदेश ऊपर-नीचे की संरचना की यात्रा करते हैं। दुर्भाग्य से, एक फ्लैट सिस्टम को बनाए रखना मुश्किल है क्योंकि एक कंपनी बढ़ती है, और अधिक संरचित संचार प्रणालियों की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, एक फ्लैट संगठन के कर्मचारी बहुत सारे अलग-अलग काम करने से अभिभूत हो सकते हैं, और बढ़ने या पदोन्नति के लिए बहुत जगह नहीं होती है।

व्यवसायों को संगठनात्मक प्रणालियों की आवश्यकता क्यों है

संगठनात्मक प्रणालियाँ हर आकार के व्यवसायों के लिए महत्वपूर्ण हैं। जगह में एक ठोस, अच्छी तरह से परिभाषित संरचना होने से भ्रम पैदा होता है और कर्मचारियों के लिए सरल प्रक्रियाओं का पालन करता है। प्रत्येक कार्यकर्ता को यह जानना चाहिए कि वे किसे रिपोर्ट करते हैं। कुछ प्रकार की पदानुक्रम या संरचना के बिना, एक कार्यस्थल अव्यवस्थित हो सकता है। कर्मचारी यह नहीं समझ सकते हैं कि किसके लिए जिम्मेदार है, जिससे महत्वपूर्ण चीजें दरार के माध्यम से गिरती हैं। एक ठोस संगठनात्मक संरचना एक कंपनी को सुव्यवस्थित करती है और सभी को एक ही पृष्ठ पर रखती है।

एक संगठनात्मक प्रणाली हर व्यक्ति को उनके सही स्थान पर रखती है, जो कंपनी को उनके हिस्से का योगदान देने में सक्षम हैं। एक प्रणाली होने से समग्र दक्षता में सुधार होता है, उत्पादकता बढ़ती है और संगठन में सभी को स्पष्टता मिलती है। हर विभाग बेहतर काम कर सकता है जब भूमिकाएं स्पष्ट रूप से परिभाषित की जाती हैं और उद्देश्य साझा किए जाते हैं। इसके अलावा, उचित संगठनात्मक प्रणाली निर्णय लेने में सुधार कर सकती है, क्योंकि पूरे संगठन में जानकारी प्रवाहित होती है। ऊपरी स्तर के प्रबंधक सभी डिवीजनों से जानकारी एकत्र कर सकते हैं, जिससे उन्हें कंपनी के संचालन की संपूर्णता के बारे में अधिक जानकारी मिल सकती है।

एक ठोस संगठनात्मक प्रणाली कई व्यावसायिक समस्याओं को समाप्त करती है, जिसमें काम का दोहराव और पदों के बीच टकराव शामिल हैं। यदि कोई व्यवसाय अच्छी तरह से सोचा गया है, तो प्रत्येक कर्मचारी की एक अलग भूमिका होती है, और भूमिकाएं एक दूसरे के साथ ओवरलैप नहीं होती हैं। ऐसा कोई "रनअराउंड" नहीं है जहां कोई भी निश्चित नहीं है कि कोई विशेष कार्य या परियोजना के लिए कौन जिम्मेदार है। इस वजह से, सहयोग बढ़ा है और कर्मचारियों को अपने काम में गर्व की भावना महसूस होती है। श्रमिक कभी-कभी भूमिका और लक्ष्य के पदों को स्थानांतरित करने की हताशा से बचते हैं। वे उस पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं जो वे सबसे अच्छा करते हैं।

उचित संगठनात्मक प्रणाली का चयन आपके व्यवसाय को अगले स्तर तक ले जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आपका व्यवसाय उत्पाद-आधारित है, तो एक मैट्रिक्स या मंडल संरचना आदर्श होगी। ये प्रोजेक्ट-आधारित संरचनाएं हैं जो विशेष टीमों पर ध्यान केंद्रित करती हैं। दूसरी ओर छोटे स्टार्टअप, सभी कर्मचारियों को पदानुक्रम में हस्तक्षेप किए बिना अपने कौशल और विशेषज्ञता का योगदान करने की अनुमति देने के लिए एक सपाट संरचना पर विचार कर सकते हैं।

संगठनात्मक प्रणालियों के साथ व्यवसायों के उदाहरण

कार्यात्मक प्रणाली के उदाहरण: कार्यात्मक संगठनात्मक प्रणाली का उपयोग सैन्य, विश्वविद्यालयों और सरकारी संस्थाओं द्वारा ऐतिहासिक रूप से किया गया है। वर्षों से, कार्यात्मक पदानुक्रम कम लोकप्रिय हो गए हैं, और कई संगठन उनसे दूर चले गए हैं। हालांकि, वे अभी भी कुछ व्यवसायों द्वारा उपयोग में हैं। इस प्रकार के संगठनात्मक प्रणाली का उपयोग कैसे किया जा सकता है इसका एक उदाहरण एक पारंपरिक कारखाने की स्थापना में है। कारखाना प्रबंधक कारखाने के विभिन्न प्रभागों की देखरेख करता है, जो प्रत्येक विशेष हैं। प्रत्येक डिवीजन का अपना मैनेजर होता है, जो सभी सीधे फैक्ट्री प्रबंधक की देखरेख करते हैं। एक अन्य उदाहरण खुदरा स्टोर हो सकता है। एक स्टोर मैनेजर पिरामिड के शीर्ष से संचालन की देखरेख करता है। नीचे विभिन्न विभाग हैं। शायद इन्वेंट्री के लिए एक है, ग्राहक सेवा के लिए एक और विपणन और पदोन्नति के लिए एक है। प्रत्येक का अपना पर्यवेक्षक होता है, और सभी सामान्य प्रबंधक को रिपोर्ट करते हैं।

मंडल प्रणाली के उदाहरण: डिवीजनल सिस्टम बड़े, बहुराष्ट्रीय निगमों के साथ लोकप्रिय हैं। उदाहरण के लिए, जॉनसन एंड जॉनसन के पास एक मंडल संरचना है। जॉनसन एंड जॉनसन का प्रत्येक ब्रांड अपने स्वयं के नेतृत्व और आंतरिक संरचना के साथ अपनी कंपनी के रूप में कार्य करता है। वे सभी ब्रांड मूल कंपनी को रिपोर्ट करते हैं। संभागीय संगठनात्मक संरचना का एक और उदाहरण जनरल इलेक्ट्रिक है। सीईओ शीर्ष पर बैठता है, और उससे आगे, कंपनी को विभिन्न समूहों में विभाजित किया जाता है। कुछ परिचालन समूह हैं, जैसे कि वित्त, कानूनी, जनसंपर्क और वैश्विक अनुसंधान के लिए। कुछ टीमें विशिष्ट परियोजनाओं के लिए समर्पित हैं, जिनमें विमानन, ऊर्जा, स्वास्थ्य देखभाल और बहुत कुछ शामिल हैं।

मैट्रिक्स सिस्टम के उदाहरण: एक मैट्रिक्स संगठनात्मक प्रणाली जटिल है, और इसलिए ज्यादातर बड़ी, अच्छी तरह से स्थापित कंपनियों द्वारा अपनाई गई है। मैट्रिक्स कंपनी का एक प्रसिद्ध उदाहरण स्टारबक्स है। दुनिया की सबसे बड़ी कॉफी कंपनी अपने व्यवसाय को एचआर, वित्त और विपणन सहित प्रभागों में विभाजित करने के लिए एक कार्यात्मक संरचना का उपयोग करती है। ये विभाग ब्रांड के कॉर्पोरेट मुख्यालय में स्थित हैं और प्रबंधन के ऊपरी स्तरों की रिपोर्ट करते हैं। उदाहरण के लिए, एचआर विभाग, ऐसी नीतियां बनाता है जो पूरे बोर्डबक्स के सभी स्थानों को प्रभावित करता है। इसके बाद, स्टारबक्स के प्रत्येक भौगोलिक क्षेत्र के लिए अलग-अलग विभाजन हैं। इन क्षेत्रों में अमेरिका, चीन और एशिया-प्रशांत, यूरोप, मध्य पूर्व, रूस और अफ्रीका शामिल हैं। अमेरिका क्षेत्र, कंपनी के लिए सबसे लोकप्रिय होने के नाते, आगे चार छोटे डिवीजनों में विभाजित है। स्टारबक्स में उत्पाद-आधारित विभाजन भी हैं। उदाहरण के लिए, माल के लिए एक विभाजन है जैसे स्टारबक्स मग और दूसरा पके हुए माल के लिए। संगठन के निचले स्तरों पर, स्टारबक्स में कर्मचारियों की टीम होती है, विशेषकर स्टोर स्तर पर। यह जटिल मैट्रिक्स संरचना अच्छी तरह से कॉफी की विशाल सेवा प्रदान करती है, जिससे कंपनी देश भर में हजारों स्टोर सफलतापूर्वक संचालित कर सकती है।

फ्लैट सिस्टम के उदाहरण: फ्लैट सिस्टम स्टार्टअप्स और टेक कंपनियों के बीच लोकप्रिय हैं। फ्लैट सिस्टम का एक प्रसिद्ध उदाहरण ज़प्पोस है। 2013 में, बड़े पैमाने पर जूता कंपनी के सीईओ ने एक नई प्रबंधन संरचना की घोषणा की, जिसे होलोक्रेसी कहा जाता है, जो कार्यस्थल पदानुक्रम को समाप्त करके सहयोग को प्रोत्साहित करने के लिए एक सेटअप है। कंपनी ने प्रबंधक शीर्षकों पर प्रतिबंध लगा दिया। यह अब नौकरी के शीर्षक नहीं होगा और कोई मालिक नहीं होगा। हर कर्मचारी अपने काम का प्रभारी होगा। कंपनी ने पदानुक्रम और निर्णय लेने में शामिल लालफीताशाही को दूर करके नवाचार और निर्माण को जगाने की आशा की। हालांकि, ज़प्पोस ऑपरेशन को सही मायने में सपाट रखने के लिए संघर्ष करता है।

यह कई बड़ी कंपनियों का संघर्ष है जो एक सपाट संरचना को लागू करते हैं। कई स्टार्टअप ने घातीय वृद्धि का अनुभव करते हुए एक फ्लैट संगठनात्मक संरचना को बनाए रखने की कठिनाई के बारे में बात की है। अध्ययनों से पता चलता है कि कर्मचारी पदानुक्रमित संरचनाओं को आराम और व्यावहारिक पाते हैं। इसलिए, एक फ्लैट संगठनात्मक संरचना शायद एक व्यवसाय के लिए एक अच्छा विकल्प है जो नवाचार और विकास को बढ़ावा देने के लिए अपने प्रारंभिक चरण में है। हालांकि, अधिकांश बड़ी कंपनियां एक फ्लैट सिस्टम से दूर चली जाती हैं क्योंकि समय के साथ यह बोझिल हो सकती है।