जैसे-जैसे आपका व्यवसाय विस्तारित होता है और अधिक सफल होता जाता है, इसकी पेपर फाइलिंग प्रणाली थकाऊ और अव्यवहारिक भी हो सकती है। यही कारण है कि कई कंपनी के मालिक एक डेटाबेस का उपयोग करने के लिए चुनते हैं। यद्यपि डेटाबेस संगठनों को अधिक सुचारू रूप से चलाने में मदद करते हैं, वे दोषों के बिना नहीं हैं। एक डेटाबेस डिजाइन करना महंगा और समय लेने वाला हो सकता है। तकनीकी समस्याओं से व्यापक क्षति हो सकती है। इसके अलावा, एक कंपनी को नए डेटाबेस का उपयोग करने के लिए कर्मचारियों को समय बिताना चाहिए।
समय-उपभोक्ता डिजाइन
पेपर फाइल से इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस सिस्टम में बदलना जटिल, कठिन और समय लेने वाला हो सकता है। डेटाबेस पर स्विच करते समय कई चरणों का पालन करना चाहिए। प्रोजेक्ट लीडर को डेटाबेस के उद्देश्य को निर्धारित करना चाहिए और उन सभी सूचनाओं को इकट्ठा करना चाहिए जिन्हें व्यवस्थित करने की आवश्यकता है। डेटाबेस डिज़ाइनर को आवश्यक तालिकाओं का निर्माण करना चाहिए जो जानकारी को विभाजित करें, प्राथमिक कुंजियों को निर्दिष्ट करें, तालिका संबंधों को सेट करें, डिज़ाइन को परिष्कृत करें और सामान्यीकरण नियम लागू करें जो कई स्थानों पर अनावश्यक जानकारी को बनाए रखने से रोकते हैं। कौशल स्तर के आधार पर, डेटाबेस को डिज़ाइन करने में कई दिन से लेकर कई सप्ताह लग सकते हैं।
तकनीकी समस्याएँ
कभी-कभी, डेटाबेस त्रुटियों का सामना कर सकता है जो इसके भीतर लगभग सभी जानकारी को नुकसान पहुंचाता है। पेपर फ़ाइलों के विपरीत, यदि डेटाबेस में कोई त्रुटि की जाती है तो इसका एक डोमिनोज़ प्रभाव हो सकता है। छोटे मिसकल्चुलेशन सिस्टम के एक बड़े ओवरहाल की आवश्यकता को जन्म दे सकते हैं। नुकसान की संभावना को सीमित करने के लिए नियमित बैकअप महत्वपूर्ण हैं।
महंगा
एक डेटाबेस में परिवर्तित करना बहुत महंगा हो सकता है। व्यवसाय का स्वामी कई लागत लगाएगा। डेटाबेस डिजाइन जितना जटिल होगा, उतना ही अधिक खर्च होगा। कंपनी को सॉफ्टवेयर पैकेज खरीदना होगा जो कस्टम-डिज़ाइन डेटाबेस के लिए अधिकतम लचीलापन प्रदान करता है और विकास की अनुमति देता है। कई मामलों में, व्यवसाय के मालिक को यह सुनिश्चित करने के लिए पेशेवर को काम पर रखना होगा कि यह काम सही ढंग से किया गया है। उसे सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन सुनिश्चित करने के लिए डेटाबेस की संरचना की योजना में पर्याप्त निवेश करना चाहिए।
प्रशिक्षण आवश्यक है
एक डेटाबेस में बदलने का मतलब है कि व्यवसाय के मालिक को नए सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के लिए कर्मचारियों को प्रशिक्षित करना होगा। कर्मचारियों को प्रशिक्षित होने के लिए अपने सामान्य कार्य से समय निकालना चाहिए। व्यवसाय के स्वामी को प्रशिक्षण वर्गों का नेतृत्व करने के लिए प्रशिक्षकों को नियुक्त करना पड़ सकता है। कुछ कर्मचारी नई तकनीक के लिए प्रतिरोधी हो सकते हैं। प्रशिक्षण सत्रों में कई घंटों से लेकर कई दिनों तक का समय लग सकता है और प्रौद्योगिकी को पूर्ण रूप से अपनाने में इससे अधिक समय लग सकता है। निर्भर करता है कि कर्मचारियों को सिस्टम को नेविगेट करने के लिए सीखने में कितना समय लगता है, प्रशिक्षण और अपनाने से उत्पादकता धीमी हो सकती है।
