एक नियोक्ता कुछ समय के लिए कर्मचारी कर्मियों के रिकॉर्ड को बनाए रखने और रखने के लिए जिम्मेदार है। फ़ाइल पर रखे जा रहे कार्मिक रिकॉर्ड का प्रकार यह निर्धारित करता है कि इसे किस समय रखा जाना चाहिए। सभी कर्मियों के रिकॉर्ड को सुरक्षित और आसानी से सुलभ क्षेत्र में संग्रहीत किया जाना चाहिए।
एक साल
कुछ कर्मियों के रिकॉर्ड हैं जिन्हें कर्मचारी को कंपनी छोड़ने के बाद कम से कम एक वर्ष के लिए रखा जाना चाहिए। इनमें सभी रोजगार कार्रवाई रिकॉर्ड, जैसे पदोन्नति, स्थानान्तरण और समाप्ति, और किसी भी पूर्व-रोजगार परीक्षण, शिकायत रिकॉर्ड और कानूनी कार्रवाई शामिल हैं।
दो या तीन साल
किसी भी वेतन से संबंधित रिकॉर्ड, जैसे कि कमाई, समय कार्ड, कार्यक्रम और वेतन दर, कर्मचारी की समाप्ति के बाद दो साल तक संग्रहीत किए जाने चाहिए। कर्मचारी के निर्वहन के बाद वास्तविक पेरोल रिकॉर्ड को तीन साल तक बनाए रखा जाना चाहिए। फैमिली एंड मेडिकल लीव एक्ट से संबंधित सभी कागजी कार्रवाई को तीन साल तक फाइल पर रखना होगा।
पांच साल
व्यावसायिक सुरक्षा और स्वास्थ्य प्रशासन के अनुसार, कोई भी जानकारी, जिसमें विवरणों का सारांश शामिल है, एक व्यावसायिक चोट या बीमारी से संबंधित पांच साल के लिए रखा जाना चाहिए। हालांकि, किसी भी मेडिकल परीक्षा जो कानूनन जरूरी है कि व्यावसायिक चोट या बीमारी के कारण 30 साल तक रखी जाए।
