नियोक्ता में आमतौर पर प्रत्येक कर्मचारी की तनख्वाह के साथ एक चेक स्टब या समकक्ष विवरण शामिल होता है, चाहे वह एक कागजी दस्तावेज के रूप में आता हो या पेचेक के लिए एक ऑनलाइन जो सीधे जमा के माध्यम से जारी किया जाता है। चेक स्टब्स ऐसे दस्तावेज हैं जो सरकारी रिकॉर्ड की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए आवश्यक हो सकते हैं। यहां तक कि जब चेक स्टब्स को बनाए रखना अनिवार्य नहीं है, तब भी ऐसा करना समझदारी हो सकती है।
FLSA आवश्यकताएँ
संघीय सरकार के पास एक ऐसा नियम नहीं है जिसके तहत नियोक्ता को पेचेक स्टब्स जारी करने या बनाए रखने की आवश्यकता होती है। निष्पक्ष श्रम मानक अधिनियम की आवश्यकताएं पेरोल प्रलेखन के लिए दिशानिर्देश प्रदान करती हैं। सामान्य तौर पर, पेरोल जानकारी के लिए रखा जाना चाहिए तीन साल। यदि इस डेटा को रिकॉर्ड करने के लिए चेक स्टब्स का उपयोग किया जाता है, तो उन्हें तीन साल के लिए भी बनाए रखना होगा। पेरोल रिकॉर्ड में शामिल होना चाहिए:
- कर्मचारी का नाम, पता और सामाजिक सुरक्षा संख्या।
- कर्मचारी का लिंग और व्यवसाय।
- 19 वर्ष से कम आयु के श्रमिकों के जन्म की तारीख।
- प्रत्येक कार्य सप्ताह की तिथि और समय शुरू होता है और समाप्त होता है। काम के सप्ताह से अलग होने पर पेरोल की अवधि शुरू होने की आवश्यकता होती है।
- कर्मचारी को जिस तारीख को भुगतान किया जाता है
- दैनिक और साप्ताहिक घंटे काम किया।
- कर्मचारी का वेतन दर।
- नियमित वेतन, ओवरटाइम वेतन और कर्मचारी के वेतन से कोई कटौती या कटौती।
नियोक्ता को दो साल तक काम करने के लिए समय कार्ड या समकक्ष रिकॉर्ड रखना होगा।
अतिरिक्त सरकारी पेरोल रिकॉर्ड आवश्यकताएँ
समान रोजगार अवसर आयोग का कहना है कि नियोक्ताओं को कम से कम एक वर्ष के लिए चेक स्टब्स और पेरोल रिकॉर्ड सहित सभी रोजगार रिकॉर्ड रखने होंगे। यदि कोई कर्मचारी ईईओसी के साथ शिकायत दर्ज करता है, तो ईईओसी द्वारा मामले के अंतिम निपटान के एक साल बाद तक या किसी भी मुकदमे के निपटारे के एक साल बाद तक रिकॉर्ड को बरकरार रखा जाना चाहिए।
राज्य अतिरिक्त रिकार्डिंग आवश्यकताओं को लागू कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, टेक्सास वर्कफोर्स कमीशन का कहना है कि नियोक्ताओं को श्रमिकों को एक चेक स्टब या समकक्ष दस्तावेज प्रदान करना चाहिए जो एक पेचेक तैयार करने के लिए उपयोग किए गए सभी डेटा को सूचीबद्ध करता है। पेरोल रिकॉर्ड के लिए रखा जाना है चार साल नियमों को ध्यान में रखते हुए टेक्सास बेरोजगारी मुआवजा रिकॉर्ड का पालन करने के लिए।
नियोक्ता रिकॉर्ड दिशानिर्देश
एक व्यवसाय या संगठन कई कारणों से चेक और स्टब्स का उत्पादन करता है। आंतरिक राजस्व सेवा अनुशंसा करती है कि स्टब्स और बैंक रिकॉर्ड की जाँच करें जो सेवा करते हैं सहायक दस्तावेज कर उद्देश्यों के लिए सीमाओं की अवधि के लिए बनाए रखा जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, कर रिटर्न की सीमाओं की अवधि छह वर्ष है। Nolo.com सुझाव देता है कि व्यवसाय कम से कम सात साल तक चेक स्टब्स और वित्तीय रिकॉर्ड रखते हैं।
