प्रबंधन सूचना प्रणाली (एमआईएस) निदेशक मंडल, वरिष्ठ प्रशासक और निचले स्तर के प्रबंधकों द्वारा आवश्यक कंपनी डेटा प्रदान करती है। एमआईएस रणनीतिक कर्मियों और परिचालन और वित्तीय उपलब्धियों और कमियों की पहचान करता है, लक्ष्यों की ओर प्रगति की निगरानी करता है और उन परिवर्तनों का आकलन करता है जिनकी आवश्यकता हो सकती है। एक प्रभावी प्रबंधन सूचना प्रणाली उन लोगों के लिए समय पर ढंग से उपयोगी डेटा एकत्र करती है, उनका विश्लेषण करती है, उनका मूल्यांकन करती है और उनकी आवश्यकता होती है। सूचना प्रभावी प्रबंधन की आधारशिला है, लेकिन प्रबंधन उपयोग के लिए डेटा को सावधानीपूर्वक चुना जाना चाहिए और उचित रूप से प्रभावी होने के लिए प्रस्तुत किया जाना चाहिए।
जानकारी के क्षेत्रों और प्रत्येक में उन वस्तुओं का वर्णन करें जिनके लिए आप डेटा एकत्र करेंगे। अपनी कंपनी के विभागों की सूची बनाएं, जैसे मानव संसाधन, विपणन, वित्त, जिसमें देय और प्राप्य खाते, क्रय, बिक्री, सूची, जोखिम प्रबंधन, सूचना प्रौद्योगिकी, ग्राहक सेवा और विनिर्माण शामिल हैं। तर्कपूर्ण निर्णय लेने के लिए प्रत्येक उस डेटा का चयन करें जिसे प्रबंधकों को जानना आवश्यक है। उन डेटा को उन तरीकों से पेश करें, जो उन्हें समझने और उपयोग करने में आसान बनाते हैं। सूचना के संचार के लिए विभिन्न चार्ट, सूचियों, स्प्रेडशीट, सांख्यिकीय तुलना और अन्य प्रारूपों का उपयोग करें।
नीति निर्माताओं, प्रशासकों, प्रबंधकों और सूचना तकनीशियनों सहित हितधारकों के एक समूह का गठन, एकत्र किए जाने वाले वस्तुओं के रूप और पदार्थ की समीक्षा और संशोधित करने के लिए। इस समूह से इनपुट महत्वपूर्ण है क्योंकि वे आपको यह निर्धारित करने में मदद करते हैं कि क्या डेटा एकत्र किया जाएगा, उन्हें कैसे एकत्र किया जाएगा और किसके द्वारा, उन्हें कैसे प्रस्तुत किया जाएगा और कौन जानकारी प्राप्त करेगा। वे आपको खरपतवार के डेटा की मदद भी कर सकते हैं जिनकी आवश्यकता नहीं है।
एक विस्तृत परिचालन योजना को अंतिम रूप दें जो बताता है कि आप क्या, कैसे, कितनी बार और किस माध्यम से डेटा संसाधित करेंगे, अनधिकृत घुसपैठ से सुरक्षित और संग्रहीत किया जाएगा। संकेत दें कि सिस्टम को किन उपकरणों और आपूर्ति की आवश्यकता है और उनके प्रशिक्षण, रखरखाव और पर्यवेक्षण आवश्यकताओं सहित क्या आवश्यक हैं। सिस्टम को चालू करने के लिए एक विस्तृत बजट और एक शेड्यूल तैयार करें। अपनी योजना और बजट के लिए आवश्यक अनुमोदन प्राप्त करें।
उन बाधाओं को दूर करने के लिए एक योजना का वर्णन करें जिनका आप सामना कर रहे हैं। सिस्टम डेवलपर्स और उपयोगकर्ताओं से सहयोग के स्तर का निर्धारण करें। अंतिम उपयोगकर्ताओं को प्रशिक्षित करने के लिए एक योजना विकसित करें।
सूचना उत्पादन की दक्षता को मापें। यह निर्धारित करें कि उपयोगकर्ता निर्णय लेने में सहायक जानकारी का उपयोग किस हद तक और आसानी से कर सकते हैं। सिस्टम की निरंतर प्रभावशीलता सुनिश्चित करने के लिए एक निगरानी प्रक्रिया रखें।
