जो कोई भी काम करता है वह अंतहीन ईमेल से रोजाना बमबारी करता है। इनमें से कई ईमेल जल्दी से स्कैन हो जाते हैं और डिलीट हो जाते हैं, अगर वे भी खुल जाते हैं। जब आप किसी सहकर्मी, किसी कर्मचारी या ग्राहक को एक व्यावसायिक ईमेल भेजते हैं, तो आप यह नहीं चाहते हैं कि आप इसे त्यागें ढेर में समाप्त कर दें। व्यवसाय ईमेल प्रारूप के साथ खुद को परिचित करना आपके ईमेल को पढ़ने और वर्चुअल कचरा कैन में डंप होने के बीच अंतर कर सकता है।
व्यवसाय ईमेल प्रारूप क्या है?
आपकी कंपनी की ओर से किसी भी प्रकार का पत्राचार भेजने के लिए व्यवसाय ईमेल प्रारूप अच्छा अभ्यास है। यह एक औपचारिक संरचना प्रदान करता है जो आपको अपने संदेश को व्यक्त करने और प्रतिक्रिया प्राप्त करने में मदद करता है।
व्यवसाय ईमेल के तत्वों में शामिल हैं:
- विस्तृत विषय पंक्ति। एक विषय पंक्ति का उपयोग करें जो पाठक को आपका ईमेल खोलने के लिए प्रोत्साहित करती है। आप जितने अधिक विशिष्ट होंगे, उतना बेहतर होगा। ईमेल के बारे में कुछ शब्दों को शामिल करें - प्रस्ताव पर चर्चा करने के लिए अगले सप्ताह की बैठक - अस्पष्ट शब्द के बजाय, जैसे नमस्ते । विशिष्ट होना आपके ईमेल को स्पैम फ़िल्टर में फंसने से रोकने में मदद करता है, इसे कभी भी प्राप्तकर्ता को पहले स्थान पर नहीं बनाना चाहिए।
- पेशेवर अभिवादन। आप व्यक्ति को कैसे नमस्कार करते हैं, यह आपके पहले से मौजूद रिश्ते पर निर्भर करता है, अगर आपके पास एक है यदि आप किसी नए व्यक्ति तक पहुँच रहे हैं या जो अधिक वरिष्ठ पद पर है, तो अधिक औपचारिक अभिवादन का उपयोग करना उचित है प्रिय श्री जोन्स । यदि आपने पहले इस व्यक्ति के साथ काम किया है और अधिक आकस्मिक संबंध है, तो व्यक्ति के पहले नाम का उपयोग करना ठीक है, जैसे हाय, किम। सुनिश्चित करें कि व्यक्ति का नाम सही लिखा गया है, और ईमेल पता सही है।
- संदेश संकलित करें। व्यवसाय ईमेल का मुख्य भाग प्रत्यक्ष और बिंदु तक होना चाहिए। इसे पढ़ने वाले व्यक्ति के पास हमेशा बहुत समय नहीं होता है, इसलिए इसे बहुत लंबा और विस्तृत न करें। छोटे वाक्यों और पैराग्राफ का उपयोग करें, और केवल प्रासंगिक जानकारी शामिल करें। उदाहरण के लिए, एक वाक्य या दो के बारे में क्यों आप मिलना चाहते हैं और प्रस्तावित समय। इससे लोगों को अपने फोन पर संदेश पढ़ने में भी आसानी होती है, जिससे वे ईमेल खोलने की संभावना रखते हैं। बुनियादी ईमेल फ़ॉर्मेटिंग का उपयोग करना सुनिश्चित करें, भले ही आप बहुत सारे रंगों या इमोजी का उपयोग करने के लिए लुभा रहे हों।
- हस्ताक्षर। व्यवसाय ईमेल भेजते समय, ईमेल हस्ताक्षर के साथ बंद करना हमेशा एक अच्छा विचार होता है। अपना नाम, नौकरी का शीर्षक, कंपनी और संपर्क जानकारी शामिल करें। इसमें आपके सोशल मीडिया या वेबसाइट के लिंक भी शामिल हो सकते हैं, जिससे प्राप्तकर्ता को उन तक पहुंच प्राप्त करने में सुविधा हो। बस इतनी जानकारी शामिल न करें कि यह अव्यवस्थित दिखती है। आपके हस्ताक्षर को आपकी ईमेल सेटिंग्स में पूर्व-प्रोग्राम किया जा सकता है, इसलिए यह आपके द्वारा भेजे गए किसी भी ईमेल पर स्वचालित रूप से शामिल है।
आपको व्यवसाय ईमेल प्रारूप क्यों जानना चाहिए
एक व्यावसायिक ईमेल अनिवार्य रूप से किसी भी अन्य व्यावसायिक पत्र की तरह होता है, लेकिन इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजा जाता है। और, किसी भी व्यावसायिक पत्र की तरह, सही प्रारूप का उपयोग करना सुनिश्चित करें ताकि आप यथासंभव पेशेवर बन सकें। आप एक ईमेल नहीं भेजना चाहते जो बहुत ही आकस्मिक या अवैयक्तिक हो, विशेष रूप से एक महत्वपूर्ण व्यावसायिक चिंता के लिए।
व्यवसाय ईमेल प्रारूप एक आसान संरचना प्रदान करता है जिसे किसी भी व्यावसायिक ईमेल के लिए अनुकूलित किया जा सकता है। यह प्राप्तकर्ता को यह बताने के लिए डिज़ाइन किया गया है कि संदेश क्या है और उन्हें ईमेल खोलने और पढ़ने के लिए प्रोत्साहित करें। व्यवसाय ईमेल प्रारूप आपको प्राप्तकर्ता के आधार पर औपचारिक या आकस्मिक होने की अनुमति देता है। हमेशा अपने ईमेल में पेशेवर और दोस्ताना रहें। एक तरह से लिखें जो प्राप्तकर्ता को आपके संदेश को पढ़ने और आपके अनुरोध का जवाब देने के लिए प्रोत्साहित करता है।
आपके द्वारा भेजे गए हर ईमेल के साथ आप अपने व्यवसाय का प्रतिनिधित्व करते हैं। व्यवसाय ईमेल प्रारूप सीखना आपको उन लोगों पर एक अच्छा प्रभाव बनाने में मदद कर सकता है, जिनके साथ आप काम करते हैं और जिनके साथ आप काम करना चाहते हैं।
व्यापार ईमेल प्रारूप उदाहरण
आपका व्यावसायिक ईमेल प्रारूपित करने का सही तरीका आपके व्यक्तित्व पर निर्भर करता है कि ईमेल किस बारे में है और आप इसे किसको भेज रहे हैं। इस मूल व्यवसाय ईमेल प्रारूप का पालन करें:
विषय: समर मार्केटिंग प्लान की समीक्षा करें
नमस्ते सैम,
संलग्न गर्मियों की मार्केटिंग योजना है जिसे मैंने एक साथ रखा है। यदि आप इसकी समीक्षा कर सकते हैं तो मुझे इसकी सराहना करनी चाहिए और यदि आपके पास कोई सुझाव है तो मुझे बताएं।
क्या आपके पास अगले मंगलवार या बुधवार को मेरे साथ जाने का समय होगा?
धन्यवाद,
विंच
शीर्षक, कंपनी का नाम और संपर्क जानकारी
हमेशा की तरह, भेजने से पहले वर्तनी और व्याकरण की समीक्षा करना सुनिश्चित करें।
