व्यवसाय आज प्रभावी संचार को सुविधाजनक बनाने में मदद करने के लिए कई उपकरण उपलब्ध हैं। मैसेजिंग ऐप से लेकर वीडियो कॉल और ऑनलाइन टीम के सहयोग प्लेटफार्मों तक, सहयोगियों, ग्राहकों, भागीदारों और व्यावसायिक हितधारकों के साथ संवाद करने के तरीकों की कमी नहीं है। हालांकि, कई अलग-अलग संचार प्रणालियाँ हैं, जो दिन-प्रतिदिन की प्रक्रियाओं में शामिल हो सकती हैं, प्रभावी संचार के गुणों की अभी भी आवश्यकता है, भले ही किसी भी प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग किया जा रहा हो।
वार्तालाप को ध्यान से सुनें
सुनना प्रभावी संचार के लिए एक प्रमुख तत्व है। व्यवसाय में, सक्रिय सुनने का अभ्यास करना महत्वपूर्ण है, जिसका अर्थ है कि कोई व्यक्ति आपसे क्या कह रहा है, यह सुनने और समझने का प्रयास करता है। यदि कोई सहकर्मी आपसे किसी ग्राहक के साथ समस्या के बारे में बात कर रहा है, तो समाधान के साथ कूदने से पहले विवरण को समझना महत्वपूर्ण है।
लोग किसी ऐसे व्यक्ति के साथ बातचीत करना पसंद नहीं करते हैं जो यह कहने के लिए समय नहीं लेता है कि उन्हें क्या कहना है। अपने सहकर्मी को, जिसे आप सक्रिय रूप से सूचीबद्ध कर रहे हैं, दिखाने के लिए, आप ग्राहक के साथ स्थिति के बारे में अपनी समझ प्रदर्शित करने के लिए उनकी बातचीत के कुछ हिस्सों को दोहरा सकते हैं या फिर से दिखा सकते हैं। विवरणों को स्पष्ट करने के लिए प्रश्न पूछना भी सक्रिय रूप से सुनने और बड़ी तस्वीर की व्यापक समझ प्राप्त करने का एक तरीका है।
अपने दर्शकों को पता है
दर्शकों पर आधारित संदेश को संशोधित करना प्रभावी संचार के लिए एक मापदंड है। संगठन में उनकी भूमिका और विषय के बारे में उनके ज्ञान के आधार पर आपके पास एक व्यक्ति के लिए कहने के लिए सही नहीं होगा। अपने संदेश को प्रभावी ढंग से प्राप्त करने के लिए, आपको अपनी भाषा, टोन और माध्यम को बदलने की आवश्यकता है ताकि यह आपके दर्शकों के लिए सही हो।
उदाहरण के लिए, आपके संगठन में एक कार्यकारी के साथ बोलने का तरीका आपके सहकर्मी के साथ बोलने के तरीके से भिन्न हो सकता है, भले ही आपके संदेश की सामग्री समान हो। कुछ लोग सहकर्मियों के साथ आकस्मिक व्यावसायिक भाषा का उपयोग करते हुए वरिष्ठों के साथ अधिक औपचारिक भाषा का उपयोग करते हैं। आपकी कंपनी की संस्कृति आपके आंतरिक और बाहरी हितधारकों के साथ संवाद करने के तरीके को भी प्रभावित करेगी।
संक्षिप्त, पूर्ण और सही हो
रसीला, टू-द-पॉइंट संचार प्रदान करने से पुनरावृत्ति और हताशा से बचने में मदद मिलती है। संचार से अनावश्यक विवरणों को हटाकर, आप गलतफहमी की संभावना को कम कर सकते हैं। इन दिनों, लोगों का ध्यान कम रहता है, इसलिए दस मिनट में अपना संदेश प्राप्त करना 30 मिनट लेने से अधिक प्रभावी है। उदाहरण के लिए, यदि आप बिक्री के अवसर के बारे में किसी ग्राहक से मिल रहे हैं, तो उन्हें दिखाएं कि आप अपनी प्रस्तुति को यथासंभव संक्षिप्त रखते हुए उनके समय का सम्मान करते हैं।
जबकि प्रभावी संचार संक्षिप्त और संक्षिप्त है, इसे भी पूरा करने की आवश्यकता है। इसका मतलब है कि संदेश को सभी प्रासंगिक तथ्यों को शामिल करने की आवश्यकता है, और इसे तार्किक रूप से व्यवस्थित किया जाना चाहिए, इसलिए इसका पालन करना आसान है। इस आधार पर कि आप किससे बात कर रहे हैं, आप उनके ज्ञान के कुछ पहलुओं पर विचार कर सकते हैं, जबकि वे विवरण प्रदान करते हैं जो वे नहीं जानते होंगे। संदेश का पूरा अर्थ प्रदान करना प्रभावी ढंग से संवाद करने के लिए महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक नए व्यापार भागीदार के साथ काम कर रहे हैं और उनसे आपूर्ति की आपूर्ति पर चर्चा कर रहे हैं, तो उन्हें आवश्यक सामग्री के सभी विनिर्देश प्रदान करना आवश्यक है। उस मूल्यवान जानकारी को प्रदान किए बिना, आपूर्तिकर्ता सही हिस्सों को वितरित करने में सक्षम नहीं हो सकता है, जिससे निराशा, देरी और खराब रिश्ते हो सकते हैं।
तथ्यों को प्रदान करना, क्योंकि वे बिना किसी अतिरंजना के अच्छे संचार कौशल के गुणों में से एक हैं और अस्पष्टता और भ्रम से बचते हैं। यदि आप एक शिकायत के साथ काम कर रहे हैं जो ग्राहक के पास एक कर्मचारी के पास है, उदाहरण के लिए, आपको समस्या को समझने के लिए दोनों पक्षों से प्रतिक्रिया प्राप्त करनी चाहिए।
संदेश में फ़ीडबैक शामिल करें
प्रभावी संचार में समय पर प्रतिक्रिया देना और प्राप्त करना शामिल है। फ़ीडबैक आपको और उस व्यक्ति दोनों को दिखाने में मदद करता है, जिसके साथ आप यह संदेश भेज रहे हैं कि क्या संदेश भेजा गया और सही प्राप्त हुआ। यदि प्रतिक्रिया पूरी तरह से आधार-आधारित है, तो यह दिखा सकता है कि आपने प्रभावी ढंग से संवाद नहीं किया है या कि रिसीवर ने आपके अर्थ को पूरी तरह से नहीं समझा है।
एक कारोबारी माहौल में, एक टीम में काम करते समय प्रतिक्रिया महत्वपूर्ण होती है। उदाहरण के लिए, यदि आप प्रबंधकीय स्थिति में हैं, तो आपको अपने कर्मचारियों को उनके प्रदर्शन, उनकी भूमिका और ग्राहकों के साथ उनके संचार कौशल के बारे में रचनात्मक प्रतिक्रिया प्रदान करने की आवश्यकता होगी। फीडबैक में प्रशंसा देना भी शामिल है, जो कंपनी के मनोबल को बढ़ा सकता है और कैराड्रेड को बढ़ा सकता है।
प्रतिक्रिया प्रदान करने के अलावा, प्रभावी संचार को भी प्राप्त करने की आवश्यकता होती है। रचनात्मक प्रतिक्रिया काम पर अपने प्रदर्शन को बेहतर बनाने के लिए उपयोगी है। यदि आप कंपनी-व्यापी बैठक के दौरान भाषण देने के प्रभारी हैं, उदाहरण के लिए, भाषण के बाद प्रतिक्रिया के लिए अपने कर्मचारियों के प्रमुख सदस्यों से पूछना सुनिश्चित करें। उनकी प्रतिक्रिया आपको बताएगी कि क्या आपका भाषण आपके संदेश को प्राप्त करने में प्रभावी था, और आपको यह दिखाएगा कि क्या आपके कर्मचारी उन मुख्य बिंदुओं को समझते हैं जिन्हें आप संवाद करना चाहते थे। उनकी प्रतिक्रिया आपको उन क्षेत्रों को भी दिखाएगी जहां आपको अपने संचार कौशल में सुधार करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यदि आलोचना यह थी कि भाषण बहुत लंबा था, तो आप जानते हैं कि अगली बार आप अपने संचार में अधिक संक्षिप्त होने पर काम कर सकते हैं।
अपने वार्तालाप के माध्यम से सम्मान दिखाएं
जिन लोगों से आप संवाद करते हैं, उनके प्रति सम्मानजनक होना प्रभावी संचार के लिए एक महत्वपूर्ण मानदंड है। यदि आप उनके और उनके विचारों के प्रति सम्मान दिखाते हैं तो लोग आपके साथ जुड़ने के लिए अधिक प्रेरित होते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप पहली बार एक संभावना को पूरा कर रहे हैं, तो आप उनके नाम का उपयोग करके उन्हें संबोधित करके सम्मान दिखा सकते हैं, जिससे उन्हें सराहना महसूस होती है। अपने व्यवसाय के बारे में पढ़ने और उन्हें अपनी बातचीत में संबोधित करने के लिए समय लेने से आप जिस संभावना का सम्मान करते हैं उसे दिखाने का एक लंबा रास्ता तय होता है।
यदि आप फोन पर किसी बिजनेस पार्टनर के साथ बोल रहे हैं, तो हाथ पर बातचीत पर ध्यान केंद्रित करके अपना सम्मान दिखाएं। फोन पर बात करते समय अपने ईमेल की जाँच या वेब ब्राउजिंग करने के बजाय फोनकॉल के दौरान उनसे जुड़े रहना सम्मान की बात है।
सहकर्मियों के साथ ईमेल पर संवाद करते समय, अपने संदेश को प्रमाणित करने के लिए अतिरिक्त कुछ मिनट लेते हैं, इसलिए यह टाइपो और वर्तनी या व्याकरण संबंधी गलतियों से मुक्त है। आप अपना संदेश सावधानी से बनाने के लिए समय निकालकर सम्मान दिखाते हैं।
गैर-मौखिक संचार के बारे में मत भूलना
हम जिन शब्दों का उपयोग करने के लिए कहते हैं, वे संदेश के 10 प्रतिशत से कम बनाते हैं। इसका मतलब है कि गैर-मौखिक संकेत प्रभावी संचार के लिए महत्वपूर्ण हैं। जब आप संवाद करते हैं तो आपकी आवाज़ का स्वर आपको महसूस करने के तरीके को दिखाता है। यदि आप अनुकूल होने का मतलब है, उदाहरण के लिए, सुनिश्चित करें कि आपका स्वर अनुकूल है।
आपके हाथ के इशारे, आपका रुख और आपकी बॉडी लैंग्वेज आपके शब्दों का अर्थ बताने में मदद करती है। अपने हथियारों के संकेतों को पार करना जो कि आप से संपर्क करने के दौरान रक्षात्मक या बंद हैं, यह दर्शाता है कि आप एक कनेक्शन बनाना चाहते हैं।
उस गैर-मौखिक संकेतों पर ध्यान दें, जिसे आप जिस व्यक्ति से बोल रहे हैं, उसके द्वारा सूचित किया जा रहा है। उनकी मुद्रा, स्वर और बॉडी लैंग्वेज आपको दिखाएगी कि वे कैसा महसूस कर रहे हैं जो आप कह रहे हैं और जिस तरह से आप उनके साथ संवाद करने में मदद कर सकते हैं।
अच्छे संचार प्रणाली की आवश्यकताएँ
एक अच्छी संचार प्रणाली के लिए आवश्यक है कि आप काम के लिए सही संचार प्रणाली का चयन करें। इतने सारे विकल्प उपलब्ध हैं जैसे कि फोन, मैसेजिंग, ईमेल और इन-पर्सन, आपको उस माध्यम को चुनना होगा जो बातचीत के विषय के लिए सबसे उपयुक्त हो। उदाहरण के लिए, आप अपने बॉस को अपने पद से इस्तीफा देने के लिए या एक सवाल पूछने के लिए पाठ नहीं देंगे। उन प्रकार की महत्वपूर्ण बातचीत व्यक्ति में होनी चाहिए। इसी तरह, आपको मामूली व्यावसायिक मुद्दों के लिए एक व्यक्ति की बैठक की आवश्यकता नहीं है, जिसे समय और संसाधनों को बचाने के लिए ईमेल पर सूचित किया जा सकता है।
