कैसे एक प्रभावी संचार समीक्षा प्रक्रिया डिजाइन करने के लिए

एक प्रभावी संचार समीक्षा प्रक्रिया एक स्पष्ट, सुसंगत कंपनी ब्रांड संदेश देने या मिश्रित संदेशों के एक समूह के बीच अंतर कर सकती है जो न तो सामंजस्यपूर्ण हैं और न ही ठोस हैं। आपका ब्रांड संदेश आपके संचार का केंद्र होना चाहिए और एक प्रभावी समीक्षा के लिए मिशन फ़ोकस, एक तर्कसंगत प्रक्रिया और स्वीकृत संचार माध्यमों और संदेशों पर सवाल उठाने की इच्छा की आवश्यकता होती है।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• समय सारिणी की समीक्षा करें

• समीक्षा प्रक्रिया प्रतिभागी सूची

• कॉर्पोरेट मिशन स्टेटमेंट, बिजनेस प्लान, मार्केटिंग प्लान

• रणनीतिक ब्रांड प्लेटफ़ॉर्म दस्तावेज़

• संचार वस्तुओं की सूची

एक प्रभावी ब्रांड संचार समीक्षा प्रक्रिया के लिए दस कदम।

एक समीक्षा समय सीमा स्थापित करें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अपनी कंपनी के बारे में जो संवाद कर रहे हैं, वह कंपनी के मिशन और योजनाओं के अनुरूप है, कम से कम सालाना समीक्षा करने की योजना बनाएं या राजकोषीय लक्ष्यों को प्राप्त न करने का जोखिम उठाएं।

समीक्षा प्रक्रिया प्रतिभागियों की सूची विकसित करें। संचार केवल मार्केटिंग का काम नहीं है, यह हर किसी का काम है; इसलिए अपनी कंपनी के कुछ प्रमुख हितधारकों को शामिल करें, खासकर यदि उनका ग्राहकों से सीधा संपर्क हो। इनमें आपका सीईओ, और विपणन, बिक्री और ग्राहक सेवा के प्रतिनिधि शामिल हो सकते हैं। यदि आप अपने संचार में उनके योगदान को शामिल करने का एक बिंदु बनाते हैं, तो निर्माण, सूची / गोदाम या वितरण से लोगों को शामिल करना न भूलें।

कंपनी संचार वस्तुओं की एक सूची इकट्ठा करें जो ग्राहक देखते या सुनते हैं। इसमें शामिल है, लेकिन संपार्श्विक सामग्री, प्रिंट, रेडियो या टेलीविज़न विज्ञापन, सोशल मीडिया पेज, उत्पाद मैनुअल, सर्विस ऑर्डर फॉर्म, कॉल सेंटर स्क्रिप्ट, उत्पाद हैंग टैग, उत्पाद गारंटी, पैकेजिंग तक सीमित नहीं है; कुछ भी जो आपकी कंपनी की पेशकश को व्यक्त करता है, यह कैसे करता है और यह अपने ग्राहकों से क्या वादा करता है। समीक्षा में उपयोग के लिए एक सेट तैयार करें और यदि क्षमता मौजूद है, तो सामग्री को स्कैन करें और प्रतिभागियों की समीक्षा करने के लिए समय से पहले उन्हें रूट करें।

आपके कॉर्पोरेट मिशन स्टेटमेंट, मार्केटिंग प्लान, आपके ब्रांड प्लेटफ़ॉर्म सारांश, विज्ञापन और सोशल मीडिया ट्रैकिंग अध्ययनों और किसी भी अन्य दस्तावेज़ की पृष्ठभूमि की समीक्षा की जाने वाली सामग्री तैयार करें। या तो समय से पहले सत्र प्रतिभागियों की समीक्षा करने के लिए उन्हें मार्ग दें, या उन्हें बैठक में उपलब्ध कराएं। तार्किक व्यापार दस्तावेजों का उपयोग एक सरल "मैं उस रंग या फोटो को पसंद नहीं करता" से समीक्षा की प्रक्रिया को स्थानांतरित करता है जैसे कि "क्या ये संदेश हमारे लक्ष्यों से मेल खाते हैं?" या "क्या यह रुख दर्शकों की इच्छा के अनुरूप है? पहुचना?"

पाठ्यक्रम पर समीक्षा प्रक्रिया को जारी रखने और बैठक लक्ष्यों को स्थापित करने के लिए एक एजेंडा विकसित करें। यह एक विलक्षण लक्ष्य हो सकता है: “इस समीक्षा के अंत तक हमें इस बात पर सहमत होना होगा कि कौन सा संदेश हमारे संचार वादे का मूल होगा।” या यह दिशात्मक हो सकता है: “यह सभी संदेशों की पुष्टि करने वाली तीन बैठकों में से पहली है। हम पिछले साल बनाए गए ब्रांड रणनीति दस्तावेज के अनुरूप हैं। ”

सहभागियों को समीक्षा दिशा प्रदान करें, जिसमें विशिष्ट मूल्यांकन बिंदु शामिल हैं जो आपको प्रतिक्रिया का विश्लेषण करने की अनुमति देते हैं। नासा जैसे मजबूत ब्रांड समीक्षा उम्मीदों और लक्ष्यों और संचार निरंतरता का आकलन करने के लिए एक विशिष्ट समीक्षा अनुक्रम निर्धारित करते हैं। एक मूल्यांकन जाँच सूची तैयार करें कि प्रत्येक टुकड़ा आपके मिशन को कितनी अच्छी तरह से संप्रेषित करता है, जिसमें आइटम शामिल हो सकते हैं जैसे: "संदेश स्पष्टता," "हमारे कॉर्पोरेट व्यक्तित्व से मेल खाता है," "भावनात्मक अपील," या "उद्योग नेतृत्व क्षमता।" प्रतिक्रिया, आसान सारणीकरण, और निर्णय-आधारित भावना को निकालता है।

कठिन प्रश्न पूछें। उस ब्रांड दस्तावेज़ का संदर्भ लें, जिस पर आपने अपने संचार कार्य को आधारित किया है और जैसे चीजें पूछते हैं; "क्या हमारा संचार रणनीति पर है?" "हमारे ब्रांड की स्थिति क्या है - क्या यह पुराना और स्थापित है, नया और स्पंकी है?" और "हमारा ब्रांड किस लिए खड़ा है?" यह वह जगह हो सकती है जहां वास्तविक संचार सफलता निहित है।

सुनिश्चित करें कि सभी समीक्षा प्रतिभागियों को सुनाई जाती है। ध्यान से सुनें कि समीक्षा में सभी हितधारक क्या कहते हैं कि सामग्री कितनी अच्छी तरह से प्रतिनिधित्व करती है कि वे क्या करते हैं, और ग्राहक क्या कहते हैं। उद्देश्य बने रहें, भले ही आप संचार सामग्री बनाने वाले हों।

अपने एजेंडे को बनाए रखें और यदि आपने निर्धारित समय सीमा में जो योजना बनाई है, उसे पूरा नहीं किया है, तो स्थगित होने से पहले एक अनुवर्ती बैठक निर्धारित करें। यदि समीक्षा के दौरान निर्णय किए जाते हैं, तो सभी उपस्थित लोगों के लिए फॉलो-अप नोट्स प्रकाशित करें और, विज्ञापन या संपार्श्विक संचार के लिए किसी भी समायोजन के साथ आगे बढ़ने से पहले, प्रतिक्रिया सुनिश्चित करें कि आपने सही ढंग से निर्णयों का प्रतिनिधित्व किया है।

समीक्षा के परिणाम के आधार पर ब्रांड प्लेटफॉर्म, संचार सामग्री, प्रक्रिया, मीडिया मिक्स और यहां तक ​​कि संचार टीमों को परिष्कृत करें। परिवर्तन करते समय, समीक्षा हितधारकों को पहले बताएं और समाचार की घोषणा करते समय उनके साथ बदलाव का श्रेय साझा करें। यह आपकी अगली संचार समीक्षा के लिए चरण निर्धारित करता है और घोषणा करता है कि कंपनी संचार कार्यक्रम एक टीम प्रयास है न कि केवल विपणन का कर्तव्य।