प्रशासनिक सहायक और क्लब सचिव विभिन्न तरीकों से मीटिंग मिनटों को स्टोर कर सकते हैं। एक इलेक्ट्रॉनिक और एक हार्ड कॉपी दोनों का होना सबसे अच्छा है ताकि एक के लिए बैक-अप के रूप में काम किया जा सके और एक कॉपी खो जाए या अनजाने में बर्बाद हो जाए।
फ़ाइल को इलेक्ट्रॉनिक रूप से सहेजना
जब आपके संगठन की बैठक हो, तो उसी स्थान पर अपने कंप्यूटर पर मीटिंग मिनट्स सहेजें। इसे हर बार एक समान फ़ाइल नाम दें ताकि भविष्य में आपके लिए आवश्यक सटीक फ़ाइल का पता लगाना आसान हो। उदाहरण के लिए, आप गैर-लाभकारी बोर्ड मीटिंग मिनट्स "Board_Minutes_21 अप्रैल 2011" शीर्षक दे सकते हैं और फिर अगले महीने इसे "Board_Minutes_20 मई 2011" के रूप में सहेज सकते हैं। यदि आपके पास मिनटों का ट्रैक रखने के लिए विभिन्न प्रकार की बैठकें हैं, तो प्रत्येक को एक अलग फ़ोल्डर में सहेजें । एक को "बोर्ड मीटिंग" और दूसरे "स्टाफ मीटिंग्स" लेबल किया जा सकता है, दोनों को आपके कंप्यूटर पर "मीटिंग" फ़ोल्डर में रखा जाता है।
ऑनलाइन भंडारण
एक ऑनलाइन दस्तावेज़ संग्रहण सेवा का उपयोग करके अपने मिनट बचाएं। ये सेवाएं आम तौर पर शुल्क लेती हैं, लेकिन यदि आपका कंप्यूटर या सर्वर नीचे चला जाता है, तो आप इंटरनेट को किसी अन्य स्थान से एक्सेस कर सकते हैं और अपनी फ़ाइलों को पुनः प्राप्त कर सकते हैं।
कीमतें
ऑनलाइन स्टोरेज कंपनियां आपको अपने उत्पाद का परीक्षण करने के लिए नि: शुल्क परीक्षण अवधि दे सकती हैं। उदाहरण के लिए, LiveDrive, दो सप्ताह का निःशुल्क परीक्षण प्रदान करता है और अप्रैल 2011 तक, तीन कंप्यूटरों को ऑनलाइन बैकअप के लिए एक कंप्यूटर के लिए $ 6.95 और प्रति माह $ 16.95 प्रति माह का शुल्क देता है। दोनों योजनाओं में असीमित बैंडविड्थ (राशि आप कर सकते हैं) अपलोड करें और डाउनलोड करें)। एलिफेंट ड्राइव का 15 दिन का नि: शुल्क परीक्षण है। यह प्रति माह 9.95 डॉलर या प्रति वर्ष 99.50 डॉलर में 2 कंप्यूटरों के लिए 100 जीबी स्टोरेज के साथ एक व्यक्तिगत योजना प्रदान करता है। परिवार की योजना में पांच डिवाइस शामिल हैं, प्रति माह $ 19.95 के लिए 500 जीबी स्टोरेज है, या प्रति वर्ष 199.50 डॉलर है।
कठोर प्रतियां
मीटिंग मिनट की एक प्रति प्रिंट करें। बाइंडर में मीटिंग के महीने और साल के साथ डिवाइडर लगाएं। सही माह और वर्ष अनुभाग में मिनटों की प्रतिलिपि डालें। जैसे ही आपके बाइंडर्स भरते हैं, रीढ़ की हड्डी को मिनट के वर्ष के भीतर लेबल करें, और एक नया बाइंडर शुरू करें। यदि उनमें से किसी एक के साथ कुछ होता है, तो अपनी मीटिंग की दो हार्ड कॉपी दो स्थानों पर संग्रहीत रखने पर विचार करें।
