हालांकि त्वरित ईमेल और फोन कॉल कई व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए पर्याप्त हैं, फिर भी कुछ चीजें हैं जिन्हें एक पत्र की स्थायित्व और व्यावसायिकता के साथ नियंत्रित करने की आवश्यकता है। अलग-अलग स्थितियां अलग-अलग अक्षरों को बुलाती हैं, और कई अलग-अलग कारण हैं कि आप अपने आप को एक पेशेवर पत्र लिखने की आवश्यकता महसूस कर सकते हैं, यह पहले से कुछ अधिक सामान्य प्रकार के व्यावसायिक पत्रों के साथ खुद को परिचित करने में मददगार हो सकता है।
1. आदेश नियुक्ति पत्र
जैसा कि नाम से ही स्पष्ट है, ऑर्डर ऑर्डर लेटर को माल के ऑर्डर को लिखने के लिए लिखा जाता है। ये पत्र बहुत आम हैं, लेकिन वे भी बहुत औपचारिक हैं और उन्हें बहुत सटीक और विशिष्ट तरीके से लिखा जाना चाहिए, यही कारण है कि एक लिखने से पहले इन पत्रों के लिए एक टेम्पलेट देखने में मदद मिल सकती है।
2. परिचयात्मक बिक्री पत्र
जब आप किसी नए ग्राहक को उत्पाद बेचना चाहते हैं, तो आपको अपना परिचय देना होगा। यह उस तरह से बहुत समान है जिस तरह से आप किसी पार्टी में किसी को अपना परिचय देंगे क्योंकि आप दोनों स्थितियों में एक महान पहली छाप बनाना चाहते हैं। आप अपने लक्षित ग्राहक को दिखाना चाहते हैं कि आप कौन से उत्पाद या सेवाएँ प्रदान करते हैं, ये कैसे उनकी मदद कर सकते हैं और आपके व्यवसाय को दूसरों से अलग बनाते हैं।
3. परिपत्र पत्र घोषणाएँ
एक परिपत्र का नाम इसलिए रखा गया है क्योंकि यह एक बड़े दर्शक वर्ग को प्रसारित किया जाता है। दूसरे शब्दों में, जबकि अधिकांश पत्र दो या दो से अधिक पार्टियों के बीच निजी पत्राचार होते हैं, एक ही बार में विशाल समूहों को एक परिपत्र वितरित किया जाता है। क्योंकि ये कई पाठकों के लिए अभिप्रेत हैं, उन्हें आपके लक्षित दर्शकों के सदस्य के लिए लिखा जाना चाहिए। यह भी याद रखें कि जो लोग उन्हें प्राप्त करते हैं, उनसे अपील करने के लिए उन्हें पर्याप्त सामान्य रखें।
4. आभार पत्र
इन पत्रों को केवल यह स्वीकार करने के लिए भेजा जाता है कि आपकी कंपनी को व्यावसायिक दस्तावेज़ या पैकेज मिला है। वे अनिवार्य रूप से रसीद के रूप में काम करते हैं और आइटम प्राप्त होते ही भेज दिए जाने चाहिए।
5. अनुवर्ती पत्र
कई प्रकार के पत्राचार के बाद अनुवर्ती पत्र भेजे जा सकते हैं। एक नौकरी आवेदक एक साक्षात्कार के बाद एक अनुवर्ती भेज सकता है। एक विक्रेता एक या दो सप्ताह के लिए एक परिचयात्मक बिक्री पत्र भेजने के बाद भेज सकता है। दोनों पक्षों द्वारा किए गए समझौतों को दोहराने के लिए एक बैठक के बाद उन्हें भेजा जा सकता है। अनिवार्य रूप से, ये बस एक पूर्व संचार के प्राप्तकर्ता को याद दिलाने और रिश्ते या परियोजना के अगले चरण पर प्रगति का आग्रह करने के लिए कार्य करते हैं।
6. ग्राहक सेवा माफी पत्र
व्यापार की दुनिया में, कभी-कभी चीजें गलत हो जाती हैं। आपकी कंपनी की गलती थी या नहीं और इसे रोका भी जा सकता था या नहीं, एक माफी पत्र किसी कथित ग्राहक के साथ संबंध बनाने में एक लंबा रास्ता तय कर सकता है। ये पत्र अक्सर कानूनी विभाग से गुजरते हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि कंपनी कानूनी दायित्व के लिए खुद को उजागर नहीं कर रही है।
7. ब्याज के पत्र
जबकि नौकरी के इच्छुक अभ्यर्थियों द्वारा कंपनी के साथ एक स्थिति में अपने हित के नियोक्ताओं को सूचित करने के लिए रुचि के पत्र का सबसे अधिक उपयोग किया जाता है, उनका उपयोग यह व्यक्त करने के लिए भी किया जा सकता है कि आपकी कंपनी किसी अन्य कंपनी या गैर-लाभकारी संगठन के साथ एक विशेष परियोजना पर काम करने में रुचि रखती है।
8. शोक पत्र
चाहे आपके पेशेवर सर्कल में किसी कर्मचारी, प्रतिद्वंद्वी, साथी या किसी और के नुकसान का शोक हो, शोक पत्र लिखना आसान नहीं है, लेकिन मृत्यु से प्रभावित लोगों के लिए एक स्पर्श संकेत हो सकता है।
9. कार्यालय में ज्ञापन
जबकि मेमो अक्सर अनौपचारिक होते हैं, ये आंतरिक संचार एक कर्मचारी से दूसरे कर्मचारी के व्यावसायिक पत्रों की तरह होते हैं। मेमो लगभग किसी भी विषय पर लिखा जा सकता है, ड्रेस कोड जोड़ से लेकर गंभीर कर्मचारी उल्लंघन तक।
10. कमीशन का पत्र
हालांकि एक कर्मचारी की प्रशंसा करना हमेशा अच्छा होता है जो ऊपर और परे जाता है, इन्हें वास्तव में उल्लेखनीय कार्यों के लिए आरक्षित किया जाना चाहिए क्योंकि अधिक बार उन्हें बाहर निकाल दिया जाता है, उन्हें प्राप्त करने वालों के लिए कम मायने रखता है।
