एक व्यक्तिगत व्यवसाय पत्र किसी व्यक्ति से किसी कंपनी या संगठन को लिखा जाता है। इस तरह के एक पत्र को कई कारणों से लिखा जा सकता है: एक बिल पर एक त्रुटि जैसी समस्या को हल करने के लिए; किसी उत्पाद की वापसी या विनिमय का अनुरोध करने के लिए; किसी कर्मचारी के अच्छे काम की प्रशंसा करना; या लाभ के लिए समय, धन, उत्पादों या सेवाओं का दान मांगना। कारण जो भी हो, एक व्यक्तिगत व्यावसायिक पत्र कागज के एक खाली टुकड़े पर लिखा जाता है, लेटरहेड पर नहीं। अगली बार एक बार लिखने के बाद विचार करें।
पृष्ठ सेटअप
अपने पृष्ठ के ऊपर, नीचे और किनारों पर 1-इंच मार्जिन का उपयोग करें। यदि आपका व्यक्तिगत व्यवसाय पत्र छोटा है, तो शीर्ष मार्जिन को 2 इंच और पक्षों को 1। इंच तक बढ़ाएं। 11- या 12-पॉइंट फ़ॉन्ट आकार में टाइम्स न्यू रोमन, एरियल या कंब्रिया जैसे आसानी से पढ़े जाने वाले फ़ॉन्ट का उपयोग करें। अपनी लाइनों को सिंगल-स्पेस करें।
पत्र शैली
यदि ब्लॉक लेटर स्टाइल का उपयोग किया जाता है, तो सभी लाइनें बाएं मार्जिन पर शुरू होती हैं। संशोधित ब्लॉक शैली के लिए, बाएं मार्जिन के बजाय पृष्ठ के केंद्र में दिनांक और समापन लाइनें शुरू करें।
आपका पता और दिनांक
आपका पता (प्रेषक का पता भी कहा जाता है) पृष्ठ की पहली पंक्ति पर शुरू होता है, और आमतौर पर संक्षिप्त रूप में सड़क, अपार्टमेंट या बुलेवर्ड जैसे शब्दों को वर्तनी (औपचारिकता के लिए) होना चाहिए। अपने शहर के नाम और अपने राज्य के दो-अक्षर के नाम के बीच अल्पविराम को मत भूलना। अपने पते की अंतिम पंक्ति और तारीख के बीच कोई खाली जगह न छोड़ें, जिस दिन पत्र पूरा या भेजा गया हो। पहली पंक्ति पर महीने, दिन और वर्ष टाइप करें, महीने को वर्तनी दें। उदाहरण के लिए, "27 सितंबर, 2008" के बजाय "27 सितंबर, 2008" या "9/27/08" टाइप करें। तारीख और वर्ष के बीच अल्पविराम को मत भूलना। यदि आप संशोधित ब्लॉक शैली का उपयोग कर रहे हैं, तो पृष्ठ के केंद्र में बाईं ओर के बजाय अपना पता लिखना शुरू करें।
प्राप्तकर्ता का नाम, कंपनी का नाम और पते
तिथि के नीचे चार लाइनें (या 1 इंच), प्राप्तकर्ता का नाम "श्री" से शुरू करें या "सुश्री" पहले और अंतिम दोनों नामों का उपयोग करें, उसके बाद अल्पविराम और प्राप्तकर्ता का शीर्षक (जैसे, प्रबंधक, पर्यवेक्षक, समन्वयक)। अगली पंक्ति में, कंपनी का नाम, जिसके बाद कंपनी का पता (जिसे अंदर का पता भी कहा जाता है) टाइप करें, जिसमें राज्य के अलावा कोई संक्षिप्तीकरण न हो।
अभिवादन
एक रिक्त रेखा बाद में, "प्रिय" के साथ शुरुआत करते हुए, अंदर के पते में उपयोग किए गए समान नाम का उपयोग करके नमस्कार टाइप करें। एक व्यक्तिगत व्यापार पत्र में अभिवादन एक बृहदान्त्र के साथ समाप्त होना चाहिए। उदाहरण के लिए, "प्रिय सुश्री लुसिंडा जोन्स:"
तन
एक व्यक्तिगत व्यावसायिक पत्र में, शरीर नमस्कार के बाद एक रिक्त रेखा पर शुरू होता है। सिंगल-स्पेस और बॉडी में प्रत्येक पैराग्राफ को लेफ्ट-जस्टिफाई करता है, पैराग्राफ के बीच एक खाली लाइन छोड़ता है। संक्षिप्तता महत्वपूर्ण है: पत्र के उद्देश्य के बाद एक दोस्ताना उद्घाटन के साथ शुरू करें। दूसरा पैराग्राफ उद्देश्य को सही ठहराना चाहिए; अपने पाठक और आपके कारण की मदद के लिए खाता संख्या, चालान संख्या, शिपमेंट या सेवाओं की तारीख और उत्पाद या कर्मचारी के नाम जैसे विवरण प्रदान करें। केवल प्रासंगिक पृष्ठभूमि और सहायक जानकारी प्रदान करें, यह ध्यान में रखते हुए कि आपका पाठक व्यस्त है। अंतिम पैराग्राफ उद्देश्य (पहले पैराग्राफ से) को पुनर्स्थापित करना चाहिए और यदि आवश्यक हो तो किसी प्रकार की कार्रवाई का अनुरोध करें।
समापन और रिकार्डिंग
जब तक आप संशोधित ब्लॉक शैली का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तब तक आपके व्यक्तिगत व्यावसायिक पत्र को बंद करना उचित होना चाहिए, जिसके लिए पृष्ठ के केंद्र में समापन की आवश्यकता होती है। यदि आपका समापन एक शब्द से अधिक है (उदाहरण के लिए, "धन्यवाद" या "ईमानदारी से आपका") पहले शब्द के केवल पहले अक्षर को कैपिटलाइज़ करें और अंतिम शब्द के बाद अल्पविराम का उपयोग करें, न कि नमस्कार के बाद सुझाए गए कोलन के रूप में। तीन रिक्त लाइनें बाद में, अपना पूरा नाम लिखें। यदि आप चाहें तो आप अपने पत्र को प्रिंट कर सकते हैं और समापन और अपने टाइप किए गए नाम के बीच अपना नाम लिख सकते हैं। व्यक्तिगत व्यवसाय पत्र आपके और एक व्यवसाय के बीच संचार रिकॉर्ड किए जाते हैं। इसलिए, आपके द्वारा लिखे गए व्यक्तिगत व्यावसायिक पत्रों की एक प्रति रखना एक अच्छा विचार है। यदि आप मेल के माध्यम से उनके आगमन के बारे में चिंतित हैं, तो उन्हें भेजने से पहले पोस्ट ऑफिस में प्रमाणित करें ताकि आपको पता चले कि कंपनी को आपके पत्र कब प्राप्त होते हैं।
