उद्योग की परवाह किए बिना हर कंपनी के पास प्रशासनिक कर्तव्य होते हैं, जिन्हें कुशलतापूर्वक चलाने के लिए कंपनी को संभालने की आवश्यकता होती है। ये कर्तव्य अक्सर एक सचिव, रिसेप्शनिस्ट, प्रशासनिक सहायक, कार्यकारी सहायक या कार्यालय प्रबंधक द्वारा किए जाते हैं। छोटी कंपनियों में, जहां ऐसी भूमिकाएँ मौजूद नहीं हो सकती हैं, कर्मचारियों को प्रशासनिक कर्तव्यों को पूरा करने के लिए एक साथ काम करना चाहिए।
जानकारी संग्रहीत करना
एक समय पर ढंग से महत्वपूर्ण दस्तावेजों को दर्ज करना एक प्रशासनिक कर्तव्य है जिसमें फ़ाइल अलमारियाँ में फ़ोल्डर रखना या ऑनलाइन दस्तावेज़-प्रबंधन कार्यक्रमों में दस्तावेज़ शामिल हैं। सटीक फाइलिंग सिस्टम यह सुनिश्चित करता है कि कर्मचारियों के पास वित्तीय रिकॉर्ड, क्लाइंट रिकॉर्ड और अनुसंधान तक पहुंच हो।
सूचना खोज रहे है
क्लाइंट्स, मैनेजर्स और को-वर्कर्स के लिए ऑनलाइन, ऑफिस फाइलिंग सिस्टम में या बुक्स में रिसर्च करना एक जरूरी एडमिनिस्ट्रेटिव ड्यूटी है, जो प्रॉजेक्ट्स को प्रोजेक्ट्स को शुरू करने और खत्म करने के लिए जरूरी इंफॉर्मेशन में मदद करती है। यह जानकारी अक्सर संकलित की जाती है, आवश्यक व्यक्तियों को वितरित की जाती है और एक रिपोर्ट या एक स्प्रेडशीट में प्रस्तुत की जाती है।
फोन का जवाब दे रहे हैं
चाहे आप एक विज्ञापन एजेंसी या लॉन्ड्रोमैट के मालिक हों, ग्राहक उत्पादों और सेवाओं, संचालन के घंटों, सूचना के अनुरोधों या मूल्य निर्धारण के बारे में प्रश्नों के साथ कॉल करेंगे। इन कॉलों का जवाब देना और ग्राहकों की जरूरतों के प्रति रुझान रखना एक प्रशासनिक कर्तव्य है जो निगम की सफलता या विफलता को प्रभावित कर सकता है। संभावित ग्राहकों के साथ अप्रभावी संचार संगठन की बुरी छाप छोड़ सकता है। यह महत्वपूर्ण है कि इस प्रशासनिक कर्तव्य को निभाने वाला व्यक्ति कंपनी के बारे में शालीन, विनम्र और जानकार हो।
अभिवादन करने वाले
जैसा कि एक आगंतुक एक कार्यालय में प्रवेश करता है, एक रिसेप्शनिस्ट या सचिव को आमतौर पर "हैलो" कहने के लिए दरवाजे पर बैठाया जाता है, आगंतुक को नौकरी की जगह पर स्वागत करते हैं, प्रश्नों के साथ सहायता करते हैं और उसे उपयुक्त व्यक्ति, कार्यालय या मंडल में निर्देशित करते हैं। चाहे वह एक पैकेज छोड़ने वाला व्यक्ति हो या एक निर्धारित नियुक्ति के लिए आने वाला ग्राहक हो, आगंतुकों का अभिवादन करना एक आवश्यक प्रशासनिक कर्तव्य है।
उपकरण और आपूर्ति खरीदना
आपूर्ति कक्ष और अलमारियाँ कागज, कलम और अन्य कार्यालय की आपूर्ति के साथ रखना एक प्रशासनिक कर्तव्य है। इस पद के लिए सौंपे गए कार्यों में अन्य कर्मचारियों से आदेश लेना, ट्रैकिंग के आदेश, आगमन पर वस्तुओं को फैलाना और चालान से निपटने, आमतौर पर वित्त टीम के साथ संयोजन के रूप में शामिल हैं।
लिखित संचार बनाएं और प्रबंधित करें
रिपोर्ट, स्प्रेडशीट और डेटाबेस बनाने के लिए ईमेल और व्यावसायिक पत्रों की रचना के अलावा, प्रशासनिक कर्तव्यों में इन लिखित संचारों के वितरण का निर्माण और प्रबंधन भी शामिल है। चाहे ये संचार साथी कर्मचारियों या ग्राहकों के लिए हों, शब्द पेशेवर और संक्षिप्त दस्तावेज़ बनाने के लिए वर्ड प्रोसेसिंग और स्प्रेडशीट कार्यक्रमों का उपयोग करके पूरा किया जाता है।
बैठक की तैयारी
सम्मेलन कक्ष और बैठक कक्ष की स्थापना, खानपान की व्यवस्था करना, ऑडियो-विजुअल उपकरण स्थापित करना और एजेंडा तैयार करना प्रशासनिक कर्तव्यों की श्रेणी में आता है। ये प्रमुख कर्तव्य तब आवश्यक होते हैं जब कंपनियों के कार्यालय में या उनसे दूर सम्मेलन या ग्राहक बैठकें होती हैं।
