प्रत्येक नियोक्ता का नैतिक और कानूनी कर्तव्य है कि वह व्यवसाय और उसके कर्मचारियों को अवैध कदाचार से और शत्रुतापूर्ण कार्य वातावरण बनाने वाले कार्यों से दोनों की रक्षा करे। एक जांच का आयोजन जब भी आपको कोई शिकायत मिलती है या विश्वास करने का कारण होता है कि एक कर्मचारी कदाचार में संलग्न है तो इन जिम्मेदारियों को पूरा करना महत्वपूर्ण है। जब तक आपके पास ऐसा नहीं करने के वैध कारण हैं, इसमें शामिल पक्षों को सूचित करना कि एक जांच हो रही है, एक सामान्य पहला कदम है।
आंतरिक मेमो प्रारूप
यद्यपि आप मेमो या व्यावसायिक पत्र प्रारूप का उपयोग करके पत्र का मसौदा तैयार कर सकते हैं, आंतरिक संचार के लिए एक मेमो अधिक सामान्य है। इसके अलावा, मेमो में विशिष्ट शीर्षक या विषय रेखा इस प्रारूप को अधिक प्रभावी बना सकती है। शीर्षक पंक्ति के अलावा, एक ज्ञापन में तिथि, प्रत्येक प्राप्तकर्ता का नाम और प्रेषक का नाम और शीर्षक भी शामिल होता है। एक ज्ञापन के शरीर में प्रत्येक अनुच्छेद को बाएं संरेखित करें और एकल-स्थान और पैराग्राफ के बीच एक डबल स्थान का उपयोग करें। मेमो को गोपनीय के रूप में चिह्नित करने के लिए विशेष संकेतन शामिल करें और यह इंगित करने के लिए कि मेमो में कोई अनुलग्नक या संलग्नक शामिल हैं या नहीं।
अभियुक्त कर्मचारी
जांच शुरू होने से पहले लिखित में आरोपी को सूचित करें। जांच पत्र में आरोपों को यथासंभव विस्तार से बताना चाहिए, जिसमें नाम, दिनांक और परिस्थितियां शामिल हैं। जांच प्रक्रिया का वर्णन करें, आरोपी व्यक्ति के कानूनी अधिकारों की पहचान करें और आरोपी व्यक्ति को बताएं कि उसके पास लिखित रूप में और व्यक्तिगत साक्षात्कार के दौरान कहानी का अपना पक्ष बताने का मौका होगा। उस व्यक्ति को बताएं कि क्या यह "सामान्य रूप से व्यवसाय" है या क्या उसकी भूमिका या नौकरी कर्तव्यों में जांच पूरी होने तक संशोधन की आवश्यकता है।
लंबित जांच अधिसूचना
प्रारंभिक अधिसूचना में कर्मचारी के तत्काल पर्यवेक्षक और विभाग के प्रबंधक को शामिल करें। पत्र में लंबित जांच की प्रकृति और कार्यक्षेत्र की व्याख्या करनी चाहिए। इसके अलावा, पत्र को जांच शुरू होने से पहले उठाए जाने वाले कदमों की रूपरेखा तैयार करनी चाहिए, जैसे कि व्यावसायिक संपत्तियों और संपत्ति की सुरक्षा और किसी कर्मचारी के कर्तव्यों को सुरक्षित करना। अंत में, पत्र में यह बताया जाना चाहिए कि क्या पर्यवेक्षक और प्रबंधक जांच में भाग लेंगे, और यदि ऐसा है, तो विशिष्ट भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को परिभाषित करें।
जांच साक्षात्कार पत्र
जांच की कार्यवाही के रूप में आपको किसी को भी साक्षात्कार के लिए योजना बनाने के लिए पत्र जाना चाहिए। हालांकि, एक लंबित जांच अधिसूचना के विपरीत, जिसमें एक से अधिक प्राप्तकर्ता शामिल हो सकते हैं, साक्षात्कार सूचनाओं में पता प्राप्तकर्ता लाइन में एक भी प्राप्तकर्ता शामिल होना चाहिए, चाहे आप कितने भी पत्र भेजें। पत्र में कोई विशिष्ट विवरण नहीं होना चाहिए, लेकिन इसके बजाय केवल यह बताएं कि कर्मचारी को जारी जांच के हिस्से के रूप में साक्षात्कार दिया जा सकता है, उस व्यक्ति का नाम प्रदान करें जो साक्षात्कार का संचालन कर रहा है और पूर्ण-सहयोग की अपेक्षा निर्धारित करेगा। इसके अलावा, पत्र में यह उल्लेख होना चाहिए कि मेमो गोपनीय जानकारी है और अंतर-कार्यालय चर्चा के लिए उपयुक्त नहीं है।
