एक संगठन के भीतर संचार महत्वपूर्ण है। जितने अधिक कनेक्टेड और सूचित कर्मचारी हैं, उतना ही अधिक विश्वास वे अपने नियोक्ता की ओर महसूस करेंगे। अनुसंधान इंगित करता है कि कर्मचारी अपने वरिष्ठों के साथ आमने-सामने बातचीत करना पसंद करते हैं, लेकिन समय की कमी और एक संगठन का आकार हमेशा इस तरह के दृष्टिकोण की अनुमति नहीं देते हैं। कंपनी के ज्ञापन संगठन के आंतरिक दर्शकों के लिए महत्वपूर्ण जानकारी को संप्रेषित करने का एक और तरीका है। व्यावसायिक पत्रों की तुलना में कम औपचारिक, वे नई नीतियों या संगठनात्मक परिवर्तनों की घोषणा कर सकते हैं, अनुरोधित जानकारी दे सकते हैं या परियोजना अद्यतन के रूप में सेवा कर सकते हैं। एक कंपनी मेमो लिखना सीखना, जो कर्मचारियों की जरूरत को पूरा करता है, आपकी कंपनी की "शक्ति को मजबूत करने में मदद करेगा।"
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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कंपनी लोगो की डिजिटल छवि
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डेस्कटॉप-प्रकाशन सॉफ्टवेयर
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मुद्रक
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कागज़
अपने पृष्ठ के शीर्ष पर एक छवि के रूप में कंपनी का लोगो डालें।
एक शीर्षक बनाएँ जो (सभी बड़े अक्षरों में) "MEMO," "ज्ञापन" या "INTEROFFICE CORRESPONDENCE" पढ़ता है। इसे शीर्ष पर केंद्रित किया जा सकता है या बाएं मार्जिन के साथ संरेखित किया जा सकता है।
शीर्षक के बाद, स्थान की एक पंक्ति डालें और फिर "TO:", "FROM:," "DATE:" और "SUBJECT:" (आप "SUBJECT:" के स्थान पर "RE:" को भी स्थानापन्न कर सकते हैं) उचित जानकारी एक कठिन वापसी के बाद। व्यवस्था अलग-अलग हो सकती है। प्रत्येक आइटम की कुल चार पंक्तियों के लिए अपनी लाइन हो सकती है, या आप दो कॉलम में विभाजित कर सकते हैं: पहला "TO:" और "FROM:" और दूसरा "DATE:" और "SUBJECT" के साथ। एक अंदर का पता या अभिवादन ("डियर …") शामिल करें।
शीर्ष के नीचे दूसरी या तीसरी पंक्ति पर अपने ज्ञापन के शरीर को शुरू करें। यदि आपका मेमो एक रूटीन संदेश है, तो सीधे तरीके से खोलें। बुरी खबर देने वाले मेमो को नकारात्मक जानकारी के लिए पाठकों को तैयार करने के लिए, बफर के रूप में व्यावसायिक संचार में ज्ञात मेमो के विषय से संबंधित एक तटस्थ बयान के साथ खोलना चाहिए। समाचार के आधार पर, आप इस उद्घाटन के लिए कई रणनीतियों में से एक चुन सकते हैं। सुनिश्चित करें कि यह ईमानदार, प्रासंगिक, ईमानदार और संक्षिप्त है।
महत्वपूर्ण विवरण प्रदान करने के लिए अपने शेष स्थान का उपयोग करें। स्वर संवादी होना चाहिए। पढ़ने के लिए लंबे समय तक मेमो को आसान बनाने के लिए सबहेडिंग का उपयोग करें। आप टेबल, ग्राफ़ या अन्य दृश्य भी शामिल कर सकते हैं। अपने दर्शकों को रिझाने के लिए देख रहे लेखकों में यह शामिल होना चाहिए कि इस जानकारी से कर्मचारियों को व्यक्तिगत रूप से या कंपनी को कैसे लाभ होगा।
एक सकारात्मक, मैत्रीपूर्ण नोट पर समाप्त करें। एक मानार्थ पास या हस्ताक्षर शामिल न करें।
शीर्ष पर अपने नाम से मेमो और प्रारंभिक प्रिंट करें, या मेमो को ईमेल करने के लिए तैयार करें (आप इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजकर कुछ स्वरूपण खो सकते हैं)। यदि मेमो को कई प्राप्तकर्ताओं को भेजा जाएगा, तो एक कॉपी प्रिंट करना, उसे शुरू करना और फिर फोटोकॉपी करना सस्ता हो सकता है।
वितरित करना। इसे हाथ से वितरित किया जा सकता है, ईमेल किया जा सकता है, इंटरऑफिस मेल के माध्यम से भेजा जा सकता है या डाकघर के माध्यम से भेजा जा सकता है।
टिप्स
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प्रत्येक अनुच्छेद के बीच अंतरिक्ष की एक पंक्ति के साथ ब्लॉक प्रारूप (कोई इंडेंटेशन) का उपयोग करें। एक विषय पर ध्यान दें। मेमो को दो पन्नों के नीचे रखने की कोशिश करें। मेमो का उपयोग केवल आपके आंतरिक दर्शकों के बीच किया जाना चाहिए। अपनी कंपनी के बाहर के लोगों को मेमो न भेजें। इसके बजाय एक पत्र लिखें। यदि आप सामान्य रूप से पूरे विभाग या कर्मचारियों के बजाय कुछ व्यक्तियों को मेमो को संबोधित कर रहे हैं, तो आपके प्राप्तकर्ताओं की सूची को वर्णमाला में बदल दें, जब तक कि कुछ पदों पर ऐसे लोग नहीं हैं जिन्हें अधिक प्रमुख स्थान दिया जाना चाहिए।
