एक सामान्य खाता बही एक फ़ाइल या पुस्तक है जिसमें एक व्यवसाय अपने सभी वित्तीय लेनदेन रिकॉर्ड करता है। प्रत्येक वित्तीय वर्ष की शुरुआत में, एक नया सामान्य खाता खोलने की शुरुआत होती है। उस वर्ष के दौरान, बुककीपर या अकाउंटेंट प्रत्येक लेनदेन में प्रवेश करेगा, नियत खातों में अलग हो जाएगा। यह आमतौर पर व्यवसाय द्वारा निर्दिष्ट खाता कोड का उपयोग करके किया जाता है। न केवल एक सामान्य खाताधारक एक व्यापार ट्रैक की मदद करता है जहां पैसा चला गया है, बल्कि यह आने वाले वित्तीय वर्ष में आवश्यक होने का पूर्वानुमान लगाने में भी मदद करता है।
स्प्रैडशीट की पहली सेल में, या हार्ड-कॉपी बर्नर में शीर्ष बाएं स्थान, "G / L कोड" दर्ज करें। यह वह जगह है जहाँ सामान्य खाता बही कोड दर्ज किया जाएगा। प्रत्येक खाता कोड किसी विशेष विभाग या श्रेणी को सौंपा जाता है, जैसे कार्यालय की आपूर्ति, डाक या कानूनी सेवाएं।
स्प्रेडशीट की दूसरी सेल में, या लेज़र की पहली पंक्ति में दूसरी जगह, "इनवॉइस डेट" दर्ज करें। इस कॉलम में, जिम्मेदार व्यक्ति क्रेडिट या डेबिट होने की तारीख दर्ज करेगा। निम्नलिखित सेल में "इनवॉइस नंबर" दर्ज करें।
अगले तीन सेल या स्पेस में, "रिक्वेस्ट बाय," "चेक की राशि" और "पेड टू" दर्ज करें। सामान्य लेज़र को बनाए रखने के लिए ज़िम्मेदार व्यक्ति वह दर्ज करेगा जिसने चेक के लिए अनुरोध किया था कि यह कितना और किसके लिए बनाया गया था। निम्नलिखित सेल या स्थान में, खर्च के विस्तृत विवरण के लिए अनुमति देने के लिए "उद्देश्य" दर्ज करें।
पहली पंक्ति में अंतिम सेल या बही अंतरिक्ष में, "शेष" दर्ज करें। इस कॉलम के पहले सेल में वित्तीय वर्ष के लिए शुरुआती बैलेंस को हेडिंग के नीचे दर्ज करें।
Microsoft Excel जैसे स्प्रेडशीट प्रोग्राम का उपयोग करते हुए, "शेष" कॉलम में शेष राशि को स्वचालित रूप से सम्मिलित करने के लिए एक सूत्र दर्ज करें। इस सूत्र का सिंटैक्स "= अंतिम शेष - चेक की मात्रा" होगा। यदि हार्ड-कॉपी लेज़र का उपयोग कर रहे हैं, तो शेष राशि को मैन्युअल रूप से गणना करना होगा।
टिप्स
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यदि व्यवसाय एक जी / एल कोड के तहत कई उप खातों का उपयोग करता है, जैसे कि विशिष्ट विभागों को प्रभारित कार्यालय आपूर्ति के लिए कोड, प्रत्येक विभाग के बजट के संतुलन का उपयोग करके प्रत्येक विभाग के लिए अलग-अलग वर्कशीट टैब या खाता बही पृष्ठों का उपयोग करें।
