एक सामान्य खाता-बही एक कंपनी का औपचारिक खाता है, जिसमें सभी वित्तीय खाते रखे जाते हैं। ये लेनदेन एक विशिष्ट लेखांकन अवधि के दौरान होते हैं और कंपनी के वित्तीय वक्तव्यों की तैयारी में उपयोग किए जाते हैं।
इनपुट फ़ाइलें और दस्तावेज़
सामान्य लेज़र के लिए स्रोत दस्तावेज़ पेपर दस्तावेज़ या इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलें हो सकते हैं। उनका उपयोग सामान्य खाता-बही तैयार करने में किया जाता है और इसमें बिल, बिक्री, चालान, टाइम कार्ड और इसी तरह के दस्तावेज शामिल होते हैं। फॉर्म के बावजूद, सामान्य खाता तैयार करने के लिए रिकॉर्ड महत्वपूर्ण हैं और इसे बनाए रखा जाना चाहिए। ऑडिटर यह सुनिश्चित करने के लिए दोनों प्रकार के दस्तावेजों की जांच करेंगे कि सामान्य खाता बही सटीक है। परिसंपत्ति, देयता, राजस्व और व्यय दस्तावेज़ सभी एक सामान्य खाता बही में शामिल हैं।
संपत्ति दस्तावेज और फाइलें
एक परिसंपत्ति मूल्य का कुछ है। यह या तो मूर्त हो सकता है, जैसे कि पौधे या इन्वेंट्री, या अमूर्त, जैसे सद्भावना। वर्तमान संपत्ति, जैसे इन्वेंट्री, नकद, और प्राप्य खाते कंपनी के दैनिक संचालन के लिए महत्वपूर्ण हैं। बिक्री के बिल, बैंक खाते और प्राप्य स्टेटमेंट सामान्य खातों के लिए आवश्यक दस्तावेज हैं।
देयता दस्तावेज और फाइलें
देयताएं कंपनी के वित्तीय दायित्व हैं, जो इसके ऋण हैं। चालू वित्त वर्ष के भीतर अल्पकालिक देयताएं हैं। इनमें मजदूरी, देय खाते और उपयोगिताओं जैसे आइटम शामिल हैं। एक दीर्घकालिक देयता एक देयता है जो एक वर्ष से अधिक समय में होती है। यदि कोई कंपनी किसी इमारत की खरीद करती है जिसे वह 15 वर्षों में भुगतान करेगी, तो केवल वर्तमान वर्ष का भुगतान एक वर्तमान देयता है। शेष एक दीर्घकालिक देयता है।
राजस्व दस्तावेज और फाइलें
राजस्व दस्तावेज किसी कंपनी की कमाई का प्रतिनिधित्व करते हैं। राजस्व के लिए एक और शब्द आय है। यदि राजस्व स्रोत या तो किसी सेवा को करने या अच्छा प्रदान करने से है, तो यह सामान्य खाता बही में शामिल है। यह राजस्व स्रोत ऑपरेटिंग राजस्व माना जाता है। यदि आय का स्रोत कंपनी की प्राथमिक गतिविधि नहीं थी, जैसे कि बैंक खाते पर ब्याज अर्जित करना, तो इसे गैर-परिचालन राजस्व माना जाता है। स्रोत जो भी हो, राजस्व या तो नकद हो सकता है या एक आकस्मिक।
व्यय दस्तावेज़ और फ़ाइलें
व्यय व्यवसाय करने की लागतें हैं। किसी कंपनी के राजस्व के विरुद्ध व्यय का मिलान किया जाता है। यदि लागतें व्यवसाय के मुख्य उद्यम से जुड़ी हैं, तो यह एक परिचालन व्यय है। यदि यह मुख्य गतिविधि से जुड़ा नहीं है, तो यह एक गैर-परिचालन व्यय है। राजस्व के रूप में, एक व्यय या तो नकद व्यय या एक आकस्मिक हो सकता है।
