ट्रांसमिटेड अक्षर, जिसे कवर लेटर भी कहा जाता है, फैक्स और ईमेल के साथ फैक्स या ईमेल से जुड़ी फाइलों की सामग्री का वर्णन करने के लिए ईमेल करता है। संप्रेषण पत्र यह भी सुनिश्चित करते हैं कि दस्तावेजों को सही व्यक्ति को दिया जाता है यदि उन्हें साझा फैक्स या ईमेल पते पर भेजा जाता है। ये पत्र आमतौर पर संक्षिप्त होते हैं और केवल आवश्यक जानकारी देते हैं। क्योंकि संप्रेषण पत्र व्यवसाय पत्राचार का एक रूप है, आपको सही तरीके से लिखने के लिए कुछ मानकों का पालन करना चाहिए।
दस्तावेज़ के शीर्ष पर अपना नाम या कंपनी का नाम, पता, फ़ोन नंबर और अन्य संपर्क जानकारी टाइप करें, जो पृष्ठ के दाईं ओर स्थित है। वैकल्पिक रूप से, आप इसके बजाय कंपनी लेटरहेड पर पत्र लिख सकते हैं।
एक पंक्ति छोड़ें और पृष्ठ के दाईं ओर आपकी जानकारी के तहत दिनांक सूचीबद्ध करें।
रिसीवर का नाम, पता और, यदि लागू हो, खाता संख्या या अन्य पहचान करने वाली जानकारी, पृष्ठ के बाईं ओर, दिनांक से दो पंक्तियाँ लिखें।
पत्र को विशेष रूप से उस व्यक्ति को संबोधित करें जो इसे प्राप्त करेगा। यदि आप व्यक्ति का नाम नहीं जानते हैं, तो "प्रिय महोदय या महोदया" लिखना पर्याप्त होगा।
पहले वाक्य में पत्र लिखने के लिए अपने कारण को सूचीबद्ध करें। राज्य यदि आप किसी उत्पाद या सेवा के बारे में फिर से शुरू, व्यापार प्रस्ताव, रिपोर्ट या जानकारी भेज रहे हैं।
दूसरे पैराग्राफ में आपके द्वारा भेजे जा रहे दस्तावेज़ के बारे में पृष्ठभूमि की जानकारी दें। इसमें वे तिथियां शामिल हो सकती हैं जिनके द्वारा दस्तावेज़ में निहित जानकारी पर पाठक को कार्य करना चाहिए या, यदि दस्तावेज़ में कई पृष्ठ हैं, तो शामिल पृष्ठों का संक्षिप्त विवरण है। दस्तावेज़ के संबंध में आप किसी भी बातचीत या पत्राचार के पाठक को याद दिला सकते हैं।
आखिरी पैराग्राफ में उसके समय के लिए पाठक को धन्यवाद दें और यदि कोई प्रश्न हो तो उसे आपसे संपर्क करने के लिए कहें।
अपना नाम, शीर्षक और संपर्क जानकारी, जैसे कि आपका ईमेल पता या फ़ोन नंबर, पृष्ठ के नीचे लिखें। अपने नाम के ऊपर अपना हस्ताक्षर हस्तलिखित करें।
