कंपनियां प्रभावी रूप से संचार करके प्रदर्शन, उत्पादकता और लाभप्रदता में सुधार कर सकती हैं क्योंकि अच्छा संचार लक्ष्यों को स्पष्ट करता है, टीम वर्क को बढ़ावा देता है और सफलता की खेती करता है। लेकिन प्रभावी संचार प्रयास करता है, और व्यवसायों को यह निर्धारित करना चाहिए कि वे क्या कहना चाहते हैं और इसे कैसे कहते हैं। फिर, उन्हें इसे सही ढंग से कहना चाहिए, प्रभाव का आकलन करना चाहिए और प्रभावशीलता में सुधार करना होगा।
व्यावसायिक प्राथमिकताओं का समर्थन करना
प्रभावी संचार एक उद्देश्य से शुरू होता है। यह जानना कि आप क्या हासिल करना चाहते हैं, आपको अधिक प्रभावी ढंग से संवाद करने में मदद करता है। यदि लक्ष्य यह स्थापित करके अधिक बेचना है कि किसी प्रतियोगी के उत्पाद से उत्पाद कैसे भिन्न होता है, तो निर्धारित करें कि संभावित ग्राहकों को उन मतभेदों को कैसे सूचित किया जाए, जैसे कि विज्ञापन अभियान के माध्यम से। लेकिन अगर व्यवसाय चाहता है कि कर्मचारी कठिन परिश्रम करें, तो यह अलग तरह से संवाद करेगा, जैसे कि आंतरिक ईमेल के माध्यम से।
राइट ऑडियंस तक पहुंचना
लोग संदेशों को अलग-अलग तरीके से सुनते और प्रतिक्रिया देते हैं। यहां तक कि अगर एक व्यवसाय को दो अलग-अलग समूहों के लिए एक ही बात कहना था, तो उन दर्शकों में लोग आवश्यक रूप से एक ही तरीके से जवाब नहीं देंगे। इसलिए, ग्राहकों या कर्मचारियों जैसे उपयुक्त दर्शकों को चुनने से आपको संदेश निर्धारित करने में मदद मिलती है। दर्शकों के लिए जितना अधिक विशिष्ट है, उतना ही अनुकूलित संदेश हो सकता है, केवल पर्यवेक्षकों के लिए एक ईमेल की तरह।
निर्णायक संदेश परिभाषित करना
प्रत्येक व्यक्ति संचार पर प्रतिक्रिया देगा जो उनके लिए सबसे महत्वपूर्ण है। संचार के उद्देश्यों में से एक सबसे प्रासंगिक संदेश चुनना है।यदि कोई व्यवसाय किसी वस्तु का अधिक उत्पादन करना चाहता है, तो वह उत्पादन में कर्मचारियों की तुलना में बिक्री में उन लोगों की तुलना में अलग तरीके से करने के महत्व को समझा सकता है। यह कर्मचारियों को कंपनी की वृद्धि का समर्थन करने और बिक्री कर्मियों को कमीशन के माध्यम से अधिक पैसा बनाने के अवसर के महत्व पर जोर दे सकता है।
सही चैनल चुनना
कुछ लोग ईमेल पसंद करते हैं; दूसरों को फोन कॉल पसंद करते हैं। फिर भी अन्य लोग सबसे आमने-सामने बात करना पसंद करते हैं। प्रभावी संचार का एक उद्देश्य यह है कि वे जिस तरह से पसंद करते हैं, उसी तरह लोगों तक पहुँचें ताकि वे सर्वश्रेष्ठ प्रतिक्रिया दें।
टीमों का निर्माण
कर्मचारी टीम के रूप में काम करते हैं जब हर कोई किसी कंपनी और उसके लक्ष्यों से जुड़ा हुआ महसूस करता है। प्रभावी संचार यह सुनिश्चित करने के लिए सहयोग को बढ़ावा देता है कि हर कोई जानता है कि उन्हें क्या करना चाहिए और इसे कैसे करना चाहिए।
ग्राहकों की सेवा
जब ग्राहक बोलते हैं, तो व्यवसाय सुनते हैं। अपने ग्राहकों को फोन कॉल, सर्वेक्षण और सोशल मीडिया टिप्पणियों के माध्यम से उनकी प्रतिक्रिया सुनकर सीखना, कंपनियों को उनके साथ प्रभावी ढंग से संवाद करने में मदद करता है।
सुनकर सीखना
ग्राहक केवल कंपनी के ध्यान के योग्य लोग नहीं हैं। व्यवसाय भी अपने कर्मचारियों को एक सुझाव बॉक्स के माध्यम से एकत्र टिप्पणियों से व्यापक प्रतिक्रिया के माध्यम से या पर्यवेक्षकों के साथ एक-से-एक बैठकों में सीखते हैं। कंपनियां कर्मचारियों को यह कहने और ध्यान से सुनने के लिए सुनकर प्रदर्शन में सुधार कर सकती हैं।
गलतफहमी से बचना
असहमति नुकसानदेह हो सकती है। यदि एक कर्मचारी दूसरे के द्वारा मामूली महसूस करता है, या कई कर्मचारी कंपनी द्वारा अपमानित महसूस करते हैं, तो मनोबल बिगड़ता है और प्रदर्शन में गिरावट आती है। प्रभावी संचार के उद्देश्यों में खुले तौर पर और ईमानदारी से संवाद करना शामिल है ताकि सभी को सुना जाए।
अच्छी प्रतिक्रिया दे रहा है
कर्मचारी अक्सर अपना सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन करना चाहते हैं। अपना सर्वश्रेष्ठ परिभाषित करना और उन्हें यह बताना कि वे उन अपेक्षाओं के सापेक्ष कैसा प्रदर्शन कर रहे हैं, इससे उन्हें और भी अच्छा करने में मदद मिलेगी। किसी काम को अच्छी तरह से करना या चतुराई से किसी कर्मचारी को बताना जब वे कम पड़ जाते हैं तो कर्मचारियों को सुधारने में मदद मिलती है, जिससे कंपनी को लाभ होता है।
